Un edicte publicat al DOGC del dia 6 de març anuncia l’esborrany d’una de les esperades normes de desenvolupament de la Llei 10/2001 d’arxius i documents. Es tracta del decret dels requisits a complir per part dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya, del procediment d’integració de centres al Sistema i del seu Registre. Aquest esborrany es pot descarregar des del lloc web del Departament de Cultura i fins a finals de març s’hi poden fer al·legacions i observacions. Sense poder dedicar-hi el temps que m’hauria agradat, vaig llegir aquest esborrany i vaig fer quatre notes que he adreçat a la Secretaria General del Departament de Cultura responent a la seva crida a la participació. Com a comentari general puc dir que m’ha sorprès la falta de concreció del text i les omissions d’aspectes fins i tot essencials. Reprodueixo seguidament les meves consideracions enviades a la Secretaria General del Departament de Cultura.

____________________________________________________

Observacions al text del Projecte de decret dels requisits dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya, del procediment d’integració i del Registre d’arxius de Catalunya

Contingut a incorporar. Serveis dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya
El projecte no fa referència als serveis que un arxiu ha d’oferir, o ha d’estar en condicions d’oferir, als seus usuaris. Aquests serveis es pressuposen en el text del projecte o hi apareixen de forma parcial i indirecta en fer referència als equipaments. Justificaria un nou article que enumerés aquests serveis, atès que és un aspecte essencial de la raó de ser dels arxius.

Contingut a incorporar. Drets dels usuaris
Caldria incorporar, com a complement de l’article que es proposa a l’apartat anterior, una enumeració dels drets dels usuaris dels centres del SAC.

Contingut a incorporar. Arxius de municipis d’entre cinc mil i deu mil habitants
L’art. 20.3 de la Llei 10!2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents (LAD) fa referència a la incorporació preferent, o a afavorir la incorporació al SAC, dels arxius d’ajuntaments situats en aquesta franja. Caldria recollir-ho i concretar-ho en el projecte de Decret.

Observació a l’art. 2
Article 2 Àmbit d’aplicació. Les disposicions d’aquest Decret són d’aplicació als arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya i als que són susceptibles d’integrar-s’hi…
La frase final d’aquest paràgraf (“als que són susceptibles d’integrar-s’hi”) no concorda amb la resta de l’articulat. Gairebé tots els arxius són susceptibles d’integrar-s’hi però l’articulat fa i ha de fer referència només als que integren el SAC o en sol·liciten la integració.

Observacions a l’art. 3.1
3.1 Els arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya han de disposar d’un sistema de gestió documental aplicable al cicle de vida dels documents, que comprengui la classificació, la descripció i l’avaluació dels documents, així com el seu accés.
D’acord amb la definició de sistema de gestió documental que es fa a l’art. 2.e) LAD aquesta exigència només ha d’afectar als documents generats per la gestió d’un arxiu públic, o sigui pels documents resultants de la gestió d’aquests centres. No seria exigible per als documents de gestió dels centres privats integrants del SAC. No és correcte, sempre seguint la LAD, aplicar-ho als fons que es reuneixin en un arxiu per a la seva conservació permanent un cop superades les seves fase activa i semi-activa. En els termes de la LAD el sistema de gestió documental no és aplicable a fons de conservació permanent, ja inactius, error que ja es va produir a l’art. 21.1.a) LAD. Per aquests motius proposo la supressió de tot el text de l’article.
En canvi seria necessari incloure una referència al tractament arxivístic en termes semblants a: Els arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya han de fer un tractament arxivístic dels fons que apleguin per garantir-ne la seva correcta ordenació, descripció, instal·lació, conservació i accessibilitat.
En relació a aquesta mateixa qüestió a l’art. 7.1 substituir “sistema de gestió documental” per “tractament arxivístic”.

Observació a l’art. 3.2
3.2 Els arxius han d’elaborar quadres de classificació de la documentació, integrats per sèries documentals.
Substituir per “Els fons dels arxius han de disposar de quadres de classificació. Tots els fons han de figurar en un quadre general o quadre de fons”. Poden ingressar fons que ja disposin de quadre de classificació i, en conseqüència, no sempre han de ser elaborats pròpiament per l’arxiu.

Observació a l’art. 7.1
Després de la frase “les funcions del personal” afegir “els serveis als usuaris”.

Observació a l’art. 8.1
Segons el redactat del projecte no s’exigeix que la persona directora sigui arxiver/a. Hauria de constar de forma inequívoca que la direcció ha de ser ocupada per personal arxiver.

Observació a l’art. 9.1
9.1. Els fons dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya són d’accés públic, i només es pot denegar en aplicació de les limitacions establertes legalment.
Aquest redactat no pren en consideració que poden existir, com a la pràctica existeixen, limitacions acordades amb persones privades que per exemple poden fer donació de fons de la seva propietat establint condicions sobre el règim d’accés, per exemple posposant el lliure accés fins uns anys després de l’ingrés.

Observació a l’art 9.2
9.2 Els arxius del Sistema han d’establir un règim d’accés als fons documentals d’acord amb els criteris de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.
Contradiu l’art. 34.4 LAD que atribueix a la CNAATD “establir criteris sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics”. En canvi el redactat del projecte de Decret atorga a la CNAATD el paper de dir els criteris, quan la LAD limita el seu paper a interpretar la normativa, que és, efectivament, la que ha de ser de referència.

Observació a l’art. 9.4
Substituir “incidències que puguin afectar les persones usuàries” per “incidències que puguin afectar els seus serveis”.

Observació als art. 12.2, 13.1 i. 16.2
Substituir “Departament competent en matèria de cultura” per “Departament competent en matèria d’arxius”.

Arxius Arxius, Sistema d'arxius