Home > Administració electrònica > Tres notes sobre el Registre d’entrada de documents

Tres notes sobre el Registre d’entrada de documents

gener 7th, 2012

La primera entrada d’aquest blog del 2012 la vull dedicar a comentar breument aspectes del registre general d’entrada, precisament, de documents (de fet d’entrada i de sortida), un element clau en el funcionament de les administracions públiques i en les relacions administració – ciutadà. Em centraré en les entrades de documents (instàncies, sol·licituds de llicències, notificacions d’activitats, cartes, oficis rebuts d’altres administracions…), documents que en un percentatge molt elevat segueixen essent en suport paper. L’avenç cap a l’administració electrònica és i serà, ja ho sabem, lent i no harmònic ni coherent. Els temes que comentaré es plantegen justament en el procés d’evolució cap a un ús cada cop més intensiu, i algun dia exclusiu, de les noves tecnologies.

Recordem abans la importància del registre de documents, una eina que és clau per a la seguretat jurídica, per al control del compliment del principi de legalitat, per a la garantia dels drets dels ciutadans i, en un altre sentit, per a una gestió documental que afavoreixi l’eficàcia i eficiència en el funcionament de l’administració pública.

Digitalitzar el document que es registra d’entrada. S’està generalitzant la pràctica de digitalitzar el document presentat al Registre, per tal de fer-los accessibles als usuaris interns que l’hagin de consultar o intervenir en el tràmit sense haver de recórrer al document en paper. Tant la normativa estatal (art. 30.3 de la Llei 11/2007) com la catalana (art. 41.6 de la nova Llei de règim jurídic i procediment) avalen aquesta pràctica. No obstant és convenient que la normativa interna d’administració electrònica, l’ordenança o norma reglamentària sobre aquesta matèria aprovada per cada administració, reguli aquesta pràctica. D’altra banda, el document original (en suport paper) només podrà ser eliminat després d’obtenir-ne la reproducció si la seva digitalització s’ha efectuat amb un procediment segur, amb signatura electrònica que garanteixi l’autenticitat i la integritat de la còpia. Sense una digitalització certificada el document en suport electrònic servirà com a recurs de consulta i suport al tràmit però no tindrà consideració de document autèntic, la qual cosa obliga a conservar l’original del document en paper.

Resumir el document o identificar-lo? A més del nom del remitent, data del document, data de l’entrada i indicació del destinatari, en el registre d’entrada cal donar referència de la naturalesa o contingut del document. Existeix sobre això una pràctica molt diversa, des de síntesis excel·lents dels continguts que permeten prescindir de la consulta de l’original, fins a simples indicacions del tipus de document o tràmit que s’inicia o al qual s’integra. Per a l’àmbit de l’administració local el Reglament de 1986 indica (art. 153.1) que en el Registre es farà constar “extracto, reseña o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito registrado”, la qual cosa orienta cap a no ser exhaustiu ni entrar en detalls sinó simplement identificar el document i tràmit. Ara que la tecnologia permet que els assentaments del Registre siguin accessibles a un nombre ampli d’usuaris interns, és aconsellable precisament aplicar aquest criteri de mínims, tot evitant incloure dades de caràcter personal en el regest o extracte. La diligència de molts funcionaris els porta a intentar ser excessivament detallistes, i això converteix els assentaments del Registre en una font d’informació excessivament sensible. A més sensibilitat menys possibilitat d’obrir-lo a consultes, de manera que si es vol obrir el Registre a un nombre ampli d’usuaris cal fer l’assentament de forma que s’identifiqui el document, de forma inequívoca, però sense anar més enllà, tot evitant sobretot incloure dades personals identificatives. Aquesta “contenció” en les descripcions és especialment important quan el document fa referència a aspectes que puguin connectar amb el dret a la intimitat.

Registrar i classificar. La tercera i darrera qüestió la comentava, de passada, en el post anterior d’aquest blog i és obligat tornar-hi a fer referència. Es tracta de l’exigència de que els documents estiguin degudament classificats, o sigui identificats de forma que es pugui saber de quin procediment formen part. A aquesta qüestió ha fet, novament, referència l’article 21.1.c) del Reial Decret que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat que exigeix que en el tractament dels documents es garanteixi “la identificación única e inequívoca de cada documento por medio de convenciones adecuadas, que permitan clasificarlo, recuperarlo y referirse al mismo con facilidad”. Si bé aquest text es refereix als documents electrònics és evident que és obligat aplicar aquesta pauta a tots els documents, electrònics i en suport paper, única manera d’integrar tota la documentació en un únic expedient. La gran majoria dels tràmits es fan ara en els dos entorns (electrònic i convencional) de manera que els documents d’un procediment els trobem sovint en un i altre suport. Només l’aplicació d’un mateix criteri d’identificació i classificació a tots els documents, electrònics i en paper, podrà garantir la identificació i recuperació de tots els que són resultat d’un mateix procediment. És evident que el Registre té un paper decisiu en aquesta pràctica. Als camps habituals del Registre (nom del remitent, data, regest…) s’hi ha d’afegir el corresponent a la sèrie documental i codi identificatiu de l’expedient que resultin del quadre de classificació adoptat per cada administració.

Administració electrònica

  1. Joan Soler Jiménez
    gener 8th, 2012 at 16:42 | #1

    Bones, volia fer algunes aportacions al tema que planteges.

    1.- En relació a la progressiva digitalització dels documents al Registre General cal dir que, d’igual manera que en el món paper, es tracta de realitzar còpies compulsades (que no auténtiques) d’alguns documents aportats pels ciutadans. En molts d’aquests casos, l’original roman en mans del ciutadà i el document entrant queda compulsat i amb capacitat de mer recurs informatiu i de suport al tràmit. En aquests casos la certificació ha de ser una mera compulsa i el valor del document el d’un document probatiu sense necessitat específica de conservació un cop superada la tramitació del procediment.

    2.- En els casos que l’original queda a l’interior de l’organització, cal programar una digitalització substitutiva. En aquests casos, sí convé realitzar una còpia autèntica, i com a tal, convindria que fos consignada per la persona de l’organització que té la capacitat de fer-les, com ara un secretari. La capacitat d’autenticar actes no es troba en mans dels funcionaris del Registre, només tenen delegada capacitat fedataria per dir que la còpia realitzada s’assembla i s’ha derivat d’un pressumpte original. Però en cap cas li poden atribuir la capacitat de ser còpia autèntica. Penso que la digitalització substitutiva convé fer-la quan es vol preservar l’original a dins l’organització i quan aquest està previst que tingui una conservació allargada. Vull dir que és un procés diferent al de digitalització en seu de Registre.

    3.- Ser preventiu per protegir les dades personals que apareixen a l’assentament del Registre és difícil. Depèn sobretot d’una excel·lent classificació de cada assentament. Això vol dir: (i) atribuir l’assentament a un procediment; (ii) relacionar aquest procediment amb una sèrie documental amb una relació, si és possible, 1:1; (iii) relacionar la producció d’aquesta sèrie documental a un grup d’usuaris concret (no a un grup obert) que permeti reduir els riscos a un grup concret de persones amb la competència per produir els documents que calguin i amb nom i cognom que permetin atribuir responsabilitats si s’escau. Insisteixo, això depèn d’una excel·lent classificació prèvia.

    En definitiva, un bon post sobre un tema que no acaba de passar de moda!!

    Salut!!

    3.-

  2. Josep Matas
    gener 8th, 2012 at 21:26 | #2

    Gràcies Joan pel comentari que introdueixen matisos i idees sugerents. Corresponent a la teva amabilitat afegeixó algun comentari més, a remolc dels teus.
    Com veus en el primer tema deixava de banda la qüestió de la compulsa per referir-me a la digitalització, certificada o no. Discrepo sobre el que dius sobre la conservació del document que queda en mans de l’administració. A veure si un dia en podem parlar amb calma.
    En el punt 2, dius “cal programar” però entenc que ho dius en el sentit de que és aconsellable perquè en base a la normativa vigent ara “es pot programar”, vull dir dir que no és obligatori. En qualsevol cas aquesta còpia autèntica la podrà emetre no només el secretari sinó també la persona a qui se li atribueixi aquesta capacitat en la normativa interna, com preveu l’art. 46.1 de la Llei 30/1992 i és pràctica habitual en moltes administracions.
    Sobre la no incorporació de dades identificatives en el regest, o de dades sensibles, comparteixo aquesta importància que dones a la classificació. Però anant més enllà, insisteixo que no té cap sentit posar aquesta classe de dades en el regest. És innecessari i, a més d’altres problemes, conculca el principi de proporcionalitat de l’art. 4 LOPD. La funció del regest és més aviat donar referència del document i no tant del seu contingut. De fet seria ideal que els assentaments del Registre fossin visibles a la seu electrònica de cada administració, excloent-ne el camp del remitent / destinatari. Seria ideal però cap norma hi obliga.

  3. Joan Soler Jiménez
    gener 9th, 2012 at 12:03 | #3

    Bones Pep,

    1)És evident, i ja en vàrem parlar una vegada, que la distinció entre compulsa i còpia autèntica és subtil o inexistent en funció de la legislació d’aplicació. I en realitat durant un temps no hi vaig veure diferència. Però sí que és cert que una cosa és realitzar una còpia simple que rep compulsa (un segell amb el dia d’ingrés i número de registre) i l’altra una còpia autèntica en què una autoritat de fe pública certifica que la còpia realitzada ho és conforme l’original, però compte!, només de documents que tingui i siguin produïts per la pròpia organització. Pot un funcionari de registre certificar com a còpia autèntica un document no produït per ell o per la seva organització? Per tant tot allò que entra per registre no es pot considerar còpia autèntica, sinó còpia simple compulsada.

    2)El document pot entrar en còpia simple compulsada (realitzada prèvia digitalització), o en original o en còpia autèntica, en paper o en digital. En els casos paper, tant l’original com la còpia autèntica entren a formar part del procediment si s’escau i així es sol·licita. En el cas que entrin en digital han de ser convalidats pels sistemes d’ingrés verificant les seves eventuals signatures electròniques.

    3)Els documents en còpia simple compulsada poden ser de conservació permanent o no en funció de com estigui avaluada la sèrie documental de l’agregació de documents a la qual pertanyen. Es podrien avaluar de’eliminació aquests documents a nivells inferiors a la sèrie documental? Bé, caldria veure els casos en què això apliqui.

    4) En el cas d’originals i còpies autèntiques que entren a l’organització el mateix que el punt 3. Vindran avaluats en funció de la sèrie documental a la qual pertanyen.

    5) Les còpies autèntiques substitutives només es podran fer de documents que pertanyin a l’organització. Ara bé, en el moment que un original extern passa a formar part d’un expedient incoat per l’organització, aquest document pot ser considerat formant part del fons de l’organització sense que efectivament l’hagi produït ella? En això dubto.

    6) Se’m fa difícil poder identificar bé un regest sense els noms de les persones físiques o jurídiques que han manifestat una voluntat. Precisament, als efectes de recuperar millor l’assentament els noms i cognoms, el NIF, o l’adreça, em semblen els cercadors més útils per a trobar l’assentament pertinent. O almenys la pràctica habitual sembla ser aquesta, ateses les deficiències, la poca claredat o directament l’absència de molts del regestos efectuats en els registres d’entrades catalans. Per mi, de nou, l’aplicació de criteris LOPD en aquest tema em sembla també desproporcionat.

  4. Montse
    desembre 23rd, 2012 at 12:41 | #4

    Hola, volia saber si és legal esmentar en un butlletí que es reparteix per tot un poble per un dels partits polítics que són a l’Ajuntament i que diu el següent: La dona del ‘Perico López’ va demanar explicacions per escrit de ‘tal i tal cosa’ … no havent quedat convençuda amb la resposta , la dona del ‘Perico López’ va tornar a demanar per escrit ‘tal i tal cosa més’.
    Realment, els registres d’entrada d’un ajuntament es poden utilitzar pel govern municipal per a fer-los servir a butlletins de la seva secció local?
    Moltes gràcies.

  5. desembre 27th, 2012 at 10:19 | #5

    Bon dia i Bones Festes,
    Amb les dades que vostè em dóna, i a falta de més informació o detalls, puc comentar-li que aquesta comunicació en un butlletí del partit no és gens correcte. Es tracta de dades i informació personal reservada a la que els regidors poden accedir per a exercir les seves importants funcions, però només poden destinar a aquestes funcions, no a usos diferents a aquesta funció com podria ser la difusió en un mitjà de comunicació del partit polític.
    La divulgació d’informació del registre en obert es podria fer de forma dissociada de les dades personals, fins i tot a iniciativa de l’Ajuntament. no és correcte fer-ho vinculat a dades personals, sense el consentiment de la persona interessada.

  1. No trackbacks yet.