Home > Administració electrònica > Unes notes sobre el correu electrònic

Unes notes sobre el correu electrònic

març 29th, 2012

A la feina el correu electrònic és una eina indispensable. És còmode, el combinem amb altres eines i ens permet estalviar molts calés i guanyar molt de temps. Ni segells, ni sobres, ni lacrats… És una eina per fer feina però que , ai!, sovint utilitzem de forma poc professional. Aquí van unes notes sobre algunes males pràctiques en relació a l’ús del correu i també, barrejades, algunes opinions personals.

.

La meva adreça electrònica no és meva. El compte de correu que ens ha proporcionat l’empresa o administració en la que treballem, que utilitza el seu domini, no és nostre en cap sentit. És de l’empresa o institució a tots els efectes. No és pas nostre encara que tinguem una bústia personalitzada amb el nostre nom. En aquest context fins i tot el nostre nom, vinculat al domini de l’empresa i entremig l’@, deixa de ser una dada de caràcter personal i passa a ser d’alguna manera una dada corporativa. Vegeu en el següent enllaç com s’hi refereix l’article 2.2 del Reglament LOPD. La “nostra” bústia de correu és exclusivament de l’empresa o administració que la crea i ens la proporciona perquè considera que és necessari per a poder fer la feina assignada i les responsabilitats que assumim. Pot determinar com ha de ser i pot, si ho considera convenient, no proporcionar una adreça personalitzada, donar-nos accés a una bústia genèrica compartida amb altres usuaris, proporcionar una adreça identificada amb un codi, etc.

L’adreça electrònica de la feina només ha de servir per a la feina. Aquesta afirmació tan òbvia moltes vegades, probablement en una gran majoria de casos, no es compleix. La utilitzem també per a enviar missatges personals a amics o familiars. En el fons el principal perjudicat per aquesta pràctica és el propi treballador. El treballador és qui ha d’estar més interessat en destriar la seva vida personal de la laboral i això sol ja justifica no utilitzar el correu_e per a enviar missatges o documents aliens a l’activitat laboral. Interessa sobretot al treballador que no es barregin aquests dos móns (personal i laboral), i un mal ús de les eines que ens proporcionen a la feina acaba provocant aquesta confusió. Per a l’empresa l’ús del correu electrònic per a afers personals a la feina pot tenir un cost econòmic alt, si es fa amb molta reiteració, o baix o nul, si es fa esporàdicament. Però no es tracta d’això. Es tracta sobretot de garantir al treballador la seva intimitat, i això vol dir evitar qualsevol pràctica que desdibuixi la ratlla que separa la vida personal de la laboral.

L’empresa o administració necessita disposar lliurement dels missatges de correu. Nova obvietat que, no obstant, no està de més remarcar. Els missatges de correu electrònic han de ser gestionats per l’empresa o administració de manera que es pugui acreditar, documentar o deixar constància dels tràmits, procediments o actuacions efectuades. Un missatge de correu és un document més dels que es generen en el desenvolupament de l’activitat professional. En la perspectiva de l’administració electrònica, un missatge de correu pot formar part d’un expedient electrònic d’acord amb l’art. 32 de la Llei 11/2007. No cal que estigui signat electrònicament. Les eines de gestió documental han de permetre identificar i relacionar tots els documents que integren un determinat expedient, inclosos els correus. Tot això es complica enormement si no s’utilitza el correu_e exclusivament per a les activitats i funcions pròpies del nostre lloc de treball.

L’empresa o administració pot/ha de verificar el correcte ús de les eines informàtiques. El propi Estatut dels Treballadors adverteix en el seu art. 20.3 que l’empresari té la facultat de verificar el correcte compliment de l’activitat laboral, la qual cosa afecta també a l’ús de les eines informàtiques proporcionades per l’empresa. Aquesta obligació de verificar-ne el correcte ús és especialment important en el cas de l’administració pública, perquè els recursos públics han de ser administrats amb el màxim rigor i diligència. Si un empresa privada tolera determinats mals usos serà el seu problema. Si es tolera en una administració pública el problema el tenim tots. D’altra banda algunes dades de les comunicacions efectuades han de ser conservades durant un any i tenir-les a disposició de determinades autoritats. L’eliminació de missatges de la nostra bústia d’entrada o de la carpeta de missatges suprimits no posa fi a la vida del missatge.

Si reenviem el que ens han reenviat… Utilitzar la funció de reenviament és correcte només si la persona destinatària del nostre missatge ha de conèixer la informació que figurava en el missatge que hem rebut. Disculpeu aquest garbuix però val la pena parar-hi atenció perquè sovint actuem de manera irreflexiva i correm el perill de fer arribar a algú informació a la que no hauria de tenir accés. Novament això és especialment important en el cas de l’administració pública on es mou molta informació sensible que no ha de ser coneguda per qualsevol persona. Reenviar pot ser més còmode i ens evita repetir o tornar a escriure allò que un altre ja ha escrit, però sovint no queda altra opció que redactar un missatge de cap i de nou, evitant reenviar el missatge que anava destinat a nosaltres i a ningú més.

Si m’equivoco no haig de fer culpable al destinatari. S’ha generalitzat la incorporació al final del missatge de correu, de “peus” que t’adverteixen que si no ets el receptor, o sigui la persona a qui anava destinat, no en pots fer cap ús. Es tracta d’un missatge no obligatori legalment que, en qualsevol cas, si es vol incorporar s’ha de redactar en termes amables. A fi de comptes si hi ha hagut un error en l’enviament no és pas del receptor sinó de l’emissor, de manera que no s’hi val a amenaçar al receptor del nostre missatge amb severes sancions, ni a posar termes en majúscules que adverteixen de greus conseqüències, signes d’exclamació o frases antipàtiques. El missatge, si es vol posar, no ha de ser altra cosa que una petició de col·laboració per corregir l’error. Hem de ser amables, sobretot quan qui s’ha equivocat ets tu mateix.

Administració electrònica ,