Eliminar els documents de l’empresa, quan?

març 23rd, 2014
Arxivador

James N. McCord, 1920

La pregunta amb la que he titulat aquest post no és pas fàcil de contestar, perquè tota empresa genera un volum considerable de documents de naturalesa i característiques diferents, per tant d’importància diferent. D’altra banda, segons el sector i l’activitat de l’empresa poden existir normes específiques que determinaran obligacions també específiques sobre conservació dels documents.

Les notes que segueixen són només unes pinzellades breus a manera d’aproximació a aquesta important qüestió. Fan referència a les principals normes i obligacions que afecten a la majoria de les empres i a la normativa fiscal i laboral. No fan referència al cas dels documents de les empreses del sector públic, els documents de les quals han de ser considerats de forma diferent per la seva condició de documents de titularitat pública. Ens referirem exclusivament a empreses privades, desvinculades del sector públic o sense presència de capital públic, que és el cas de la immensa majoria. Tema complicat, difícil de resumir i a la vegada molt important. Com és sabut l’eliminació de documents abans d’hora pot comportar conseqüències legals greus. 

Documents constitutius i actes. Determinats documents, com els que acrediten la personalitat i naturalesa de l’empresa així com els que en regulen el funcionament i l’actuació dels seus òrgans de govern, s’han de conservar de forma permanent durant tota la vida de l’empresa i almenys durant sis anys més seguint el que indica el Codi de Comerç (vegeu paràgraf següent). Es tracta principalment de tots els documents de constitució, escriptures, estatuts, llibre registre de socis i llibres d’actes.

Sis anys, termini general. El Codi de Comerç estableix un termini general de sis anys durant el quals els empresaris “conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio”  (art. 30). Aquesta obligació de conservar subsisteix també en el cas de tancament o dissolució de l’empresa.

Documents comptables i fiscals. La normativa fiscal conté nombroses referències a les obligacions formals dels obligats tributaris, entre les quals la conservació dels documents. La Ley General Tributaria fa referència de forma general a les obligacions en matèria de conservació i aportació de documents en cas d’inspecció. A partir d’aquesta referència general, les normes reguladores de cada impost contenen indicacions específiques per a cada cas. L’art. 29.2 LGT es refereix, sempre en termes generals, a l’obligació de conservar llibres, registres, factures, dades, informes, antecedents i justificants amb transcendència tributària, així com (qüestió important) les eines i recursos informàtics que n’han de garantir la consulta. L’obsolescència informàtica no pot ser excusa per no acreditar les obligacions fiscals. Entre els documents que cal considerar inclosos en aquesta referència genèrica hi hauria òbviament les factures emeses i rebudes, els llibres de factures, el diari i el de béns i inversions, la memòria anual i els quadres o estudis de càlculs de riscs.

La prescripció fiscal. Al cap de quatre anys venç el termini durant el qual cal acreditar el compliment de les obligacions fiscals. Passats quatre anys desapareix l’obligació de conservar els documents i el dret de l’administració tributària a exigir-los. Aquesta regla general i la forma de calcular els quatre anys figura als art. 66 – 67 LGT. La regla principal a recordar és que el còmput dels quatre anys no s’ha de fer a partir de la data del document o de l’operació, sinó des del dia següent al de finalització del termini reglamentari de presentació de la declaració de cada impost.

Documents sobre obligacions laborals. Les normes reguladores de la inspecció de treball enumeren els documents a conservar. La Ley 42/1997 ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social els esmenta en termes molt amplis a l’art. 5 – 3.3: “libros, registros, …declaraciones oficiales y contabilidad; documentos de inscripción, afiliación, alta, baja, justificantes del abono de cuotas o prestaciones de Seguridad Social; documentos justificativos de retribuciones; documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales y cualesquiera otros relacionados con las materias sujetas a inspección”. El termini de prescripció, per tant el termini durant el qual és exigible l’aportació de documents, figura a l’art. 4 del Text Refós de la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social: tres anys en els casos d’incompliment de la normativa laboral i quatre anys si l’incompliment es refereix a obligacions amb la Seguretat Social. En tots dos casos el còmput s’efectua a partir de la data de la infracció.
.

Sense poder fer ara referència a normes singulars que poden indicar altres terminis, podem concloure que les obligacions generals de conservació dels documents instrumentals (no constitutius o essencials) oscil·len entre els tres i els sis anys. Arribats a aquest punt val la pena recordar però que això no comporta necessàriament l’obligació d’eliminar-los. Els terminis de prescripció ho són de les obligacions legals, de manera que conservar els documents més enllà d’aquest termini no ha de comportar cap perill ni inconvenient per a l’empresa.  Hi ha obligació de conservar durant aquests terminis però no hi ha obligació d’eliminar els documents un cop hagin vençut. L’única normativa que ho exigeix és la de protecció de dades. L’art. 4.5 de la Llei orgànica 15/1999 de protecció de dades de caràcter personal i el Reglament de la Llei amb una mica més de precisió, limita el temps de conservació de les dades personals al termini durant el qual es poden exigir responsabilitats legals pel seu tractament, finalitzat el qual s’han de conservar anonimitzades o bé eliminar-les. Amb aquesta salvetat, qualsevol empresa hauria de considerar la conveniència de conservar almenys una part de la documentació generada. És la seva història, un actiu més al qual no ha de renunciar. El pas del temps els acabarà convertint en documents de gran interès patrimonial. Entraran a formar part del patrimoni cultural i adquiriran un valor històric. Per aquest motiu, i amb això acabem, la normativa de patrimoni cultural estableix l’obligació de conservar-los quan ja tenen quaranta anys d’antiguitat.

Arxius

La SGAE, fent amics

gener 28th, 2014

Logo SGAEDissabte El Punt Avui va informar del malestar de comerciants de Figueres generat pel fet que representants de la SGAE passaven botiga per botiga proposant pagar una tarifa que legalitzaria, segons ells, la música ambiental de l’establiment. En el nostre país, la defensa dels drets d’autor té dos problemes greus. Per una banda, hi ha el poc respecte al treball de músics, escriptors, cineastes, fotògrafs… per part de molta gent que no té cap problema a piratejar a tort i a dret, i fins i tot se n’enorgulleix. Per l’altra, tenim el mal funcionament d’algunes entitats de gestió de drets d’autor –la SGAE especialment– que desacrediten una feina i una funció tan important i necessària com la defensa dels creadors. Els agents de la SGAE que entren a les botigues parant l’orella no expliquen bé les coses. No és veritat que si es té música ambiental calgui pagar sempre a la SGAE, com ells afirmen. En realitat, aquesta societat representa únicament els seus associats o, més ben dit, només els drets sobre aquelles peces que els seus associats els han encarregat que gestionin; o sigui, les obres que estan en el repertori de la SGAE. Per tant, no tota la música que sentim en una botiga ha de pagar per drets a la SGAE, cosa que els seus representants mai no diuen. Ho simplifiquen amb un “si tens música has de pagar”. És més fàcil dir-ho així, però no és correcte, sobretot si s’explica a persones que desconeixen la complexitat d’aquestes normes. Seria d’esperar claredat i un esforç de rigor d’una societat, com la SGAE, que ha protagonitzat tants escàndols i s’ha fet cèlebre per la seva mala gestió. Dient la veritat a curt termini potser no ingressarien tant, però a la llarga hi guanyarien. Els autors, també.

Lamentablement, aquesta actitud prepotent no és exclusiva de la SGAE. Vegin per exemple què em passa a mi mateix (disculpin la referència personal) amb CEDRO, l’entitat que s’ocupa de les reproduccions de llibres, especialment les fotocòpies. Si poso el meu nom al cercador de la web www.conlicencia.com de Cedro apareixen alguns treballs meus com a integrants del repertori que aquesta entitat gestiona. El cas és que no sóc soci d’aquesta entitat, com no ho són tampoc molts altres autors que hi figuren. “Con licencia”, sí, amb llicència per fer qualsevol cosa, per exemple aparentar que administren drets que no els corresponen. No és seriós. Certament, els drets dels músics, dels editors, dels traductors… són massa importants perquè estiguin en mans de segons qui.

[Publicat a El Punt - AVUI de 27 de gener de 2014]

Propietat intel·lectual

Dues mancances (més) de la Llei de la Transparència

desembre 19th, 2013

37L’aprovació de la Llei 19/2013 de la transparència a la que he fet referència en posts anteriors, ha comportat, entre moltes altres conseqüències, la modificació (en realitat la supressió) de l’article que fins ara era el principal referent en la regulació de l’accés dels ciutadans als documents públics. Es tracta de l’article 37 de la Llei de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, un article extens i complicat que aquí podeu llegir en el seu redactat que era vigent fins la setmana passada. Es tractava d’un article que plantejava no pocs problemes d’interpretació i de to general ben poc favorable a la transparència. Substituïa de mala manera la llei específica sobre la matèria. La nova Llei de Transparència l’ha modificat i ara diu el següent: 

Los ciudadanos tienen derecho a acceder a la información pública, archivos y registros en los términos y con las condiciones establecidas en la Constitución, en la Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y demás leyes que resulten de aplicación.

Lògicament no tot el que es deia en aquell article era negatiu. Precisament vull comentar un parell de qüestions que desapareixen. Malauradament no s’han incorporat a la nova regulació. Dic malauradament perquè eren essencials per donar seguretat i garanties en matèria d’accés. Es tracta del punt tercer i de la frase final del punt novè.

Deia l’art. 37.3:

El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo.

L’article no és cap meravella de construcció, però permetia que persones que acreditaven un interès legítim i directe en un procediment (no els interessats) poguessin accedir a determinades dades de caràcter personal que figuren en els documents. Sense ser la persona interessada podia accedir a dades necessàries per a fer valdre interessos legítims, per exemple dades identificatives, no sensibles. Es tractava d’un punt de contacte entre la normativa de protecció de dades, tan estricta a l’hora de permetre comunicació, i la de procediment administratiu. Era un enunciat força clar que obligava a fer una ponderació de l’interès del sol·licitant, ponderació no sempre fàcil però que és un exercici lògic, raonable. Al final permetia comunicar dades en grau proporcional a aquell interès.

L’article 15 de la Llei de la Transparència era el lloc on s’hauria d’haver incorporat aquesta idea. Malauradament no hi figura. L’article atorga el mateix grau d’accés a un ciutadà sense vinculació a un procediment que a un ciutadà que pugui acreditar un interès legítim i directe. En el numeral 3 l’article 15 esmenta la possibilitat de donar accés quan sigui per raons d’interès públic, assumint així parcialment el principi establert a l’art. 3.2 de la Convenció del Consell d’Europa sobre accés als documents públics. Lamentablement la incorporació d’aquest principi sembla haver perjudicat el reconeixement d’interessos particulars que també justificarien un grau superior d’accés, com quedava recollit a l’antic 37.3 de la Llei 30/1992. Una cosa no havia d’anar en detriment de l’altre. És una omissió greu, un error que a la pràctica comporta ja avui greus problemes, i que seria oportú corregir en la norma catalana de transparència ara en curs de redacció.

Passem a veure un segon punt que també “s’hauria d’haver salvat” de la supressió de tot l’article 37. Deia el punt 9:

Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares.

La darrera frase obligava a donar publicitat dels documents que obraven en poder de les administracions, o sigui a fer saber de l’existència d’aquests documents, no dels seus continguts sinó (almenys) de les seves referències. No figura tampoc a la denominada Llei de la Transparència. Es tractava, tot s’ha de dir, d’una obligació que es complia molt poc però que orientava cap a un horitzó de publicitat i de facilitar l’accés dels ciutadans. Al ciutadà li és difícil, i li serà difícil, demanar la consulta de documents o d’informació que no sap si existeix, especialment si tenim present que la nova Llei ja adverteix a l’article 19.2 que

Cuando la solicitud no identifique de forma suficiente la información, se pedirá al solicitante que la concrete en un plazo de diez días, con indicación de que, en caso de no hacerlo, se le tendrá por desistido, así como de la suspensión del plazo para dictar resolución.

En definitiva, el ciutadà ha de dir exactament quina informació vol però l’administració no ha de dir exactament quina informació té. No és equitatiu ni coherent amb l’objectiu de la transparència que es proclama. El grau de precisió exigible al ciutadà en les seves sol·licituds hauria de ser proporcional al grau de la descripció de la informació que té l’administració. A això responia el derogat 37.9 de la Llei 30/1992 i això mateix diu l’art. 4.5 de la Llei 37/2007 sobre reutilització de la informació del sector públic:

Las Administraciones y organismos del sector público facilitarán mecanismos accesibles electrónicamente que posibiliten la búsqueda de los documentos disponibles para su reutilización, creando sistemas de gestión documental que permitan a los ciudadanos la adecuada recuperación de la información, tales como listados, bases de datos o índices y portales que enlacen con listados descentralizados.

Es tracta, aquest sí, d’un article exemplar, que deriva d’una Directiva europea (això ho explica tot) i que es situa a les antípodes del que planteja la suposada Llei de transparència. No es tracta pas d’un tema menor. També en aquest punt hem de posar les esperances en el text que estan elaborant els parlamentaris catalans.

Accés a la informació ,

Qualsevol semblança amb la realitat…

desembre 18th, 2013

BOEUn bon dia els humans vam començar a posar noms a les coses. Un dels nostres avantpassats es devia voler referir a l’aigua, potser, o a la lluna, vés a saber, i ho deuria fer amb un so simple, un monosíl·lab, segurament. Segur que va anar més o menys així. El fet és que els descendents dels micos hem evolucionat amb la dèria de posar nom a totes les coses, fins al punt que no ens sabem imaginar que una cosa pugui no tenir-ne. Ja són molts i molts segles de batejar persones, objectes, llocs… una pràctica antiga que també ens ha fet aprendre que no sempre el nom fa la cosa. O sigui, que no n’hi ha prou amb una etiqueta adherida a una ampolla que digui “líquid creix pèl” perquè el líquid faci el seu efecte.

Disculparà el lector aquesta introducció una mica erràtica, ho reconec, que m’ha permès, però, arribar a una conclusió simple i irrefutable: hem de dubtar de les etiquetes. Ho dic també pensant en temes més seriosos que no pas els elixirs miraculosos, pensant, per exemple, en les lleis que s’aproven als parlaments.

Amb les lleis, efectivament, també passa que el nom no fa la cosa. Dimarts passat es van publicar al BOE la Ley de la transparencia y el buen gobiernola Ley orgánica para la mejora de la calidad educativa, col·loquialment “llei Wert”. Heus aquí una altra llei que porta nom de ministre. Està demostrat que si una llei polèmica i impopular adopta el nom del titular del departament, s’obren males perspectives per al ministre, però en canvi es salvaguarda el govern. En qualsevol cas els experts i els professionals de l’ensenyament ja han avisat que no hem d’esperar cap millora pel que fa a l’educació. La llei de transparència, prevista a la Constitució del 1978 (fa 35 anys), coincideix amb l’anterior ja que confirma que el nom no fa la cosa, en aquest cas no hi farà entrar llum, no farà més transparents les actuacions de les administracions. La llista de documents que la llei exclou de consulta pública és molt àmplia, i les raons que permeten declarar reserva són molt vagues, per la qual cosa es podran aplicar de manera àmplia. Per acabar-ho d’arreglar, els terminis per donar resposta a les sol·licituds d’informació són llarguíssims: fins un mes de termini inicial, amb possibilitat d’allargar-ho fins a 2 mesos a criteri de l’administració, i encara més en alguns casos. “Vuelva usted mañana” va escriure Larra. “Vuelva usted de aquí a tres meses” diu ara la Ley de transparencia.

En fi, el que dèiem. Tot i que l’etiqueta digui que és un ungüent que fa créixer el pèl, sovint el producte no és altra cosa que una presa de pèl.

(Publicat a El Punt – Avui el 16/12/2013)

Sense categoria

Sortirà plastilina?

octubre 11th, 2013

silenciAmb el projecte de Llei de Transparència fent els darrers tràmits al Congrés dels Diputats, un dia sí i l’altre també coneixem casos en els que es demostra la nul·la voluntat del Govern Central de ser transparent. Un dels més exasperants és el secretisme que es segueix mantenint sobre el projecte Castor, costosíssim i inútil dipòsit de gas qüestionat des dels inicis, ara feliçment suspès i aviat caríssimament rescatat (aquesta és la pàgina web del projecte).

Dic que és exasperant perquè sobre aquesta matèria ja hi ha lleis que obliguen a obrir la informació al públic. Hi ha lleis però no es fa. Què podem esperar sobre els efectes de la futura Llei de Transparència? Aquest és el tema del text que reprodueixo a sota, publicat dilluns passat a El Punt – Avui.

Sortirà plastilina?

Els moviments sísmics a l’Ebre i a les costes de Castelló han creat inquietud als habitants de la zona. Ens n’ha de crear també a tots plegats, entre altres motius perquè és un nou cas, especialment greu, de falta de transparència, d’incompliment, que quedarà impune, de lleis vigents. Transparència, bella paraula que guarneix el discurs de molts polítics quan parlen en els mitjans o de cara al públic. Llàstima que l’oblidin de seguida que tornen a entrar al despatx, un oblit que és encara més injustificable quan es tracta d’informació mediambiental. Una llei estatal de 2006 obliga a la “posada a disposició del públic de la manera més àmplia i sistemàtica possible” de la informació del medi ambient, cosa avui fàcil de fer gràcies a internet. Tot el projecte, estudis i informes sobre aquell magatzem de gas haurien de ser públics; però el govern central els amaga i no els ha ensenyat ni a la Generalitat. Tan exigent és la llei de 2006 que fins i tot concreta que s’han de fer conèixer “les dades o resums de les dades derivades del seguiment de les activitats que afectin o puguin afectar el medi ambient”, afirmació que aplicada al cas Castor obliga a fer públics els seguiments, controls i verificacions que s’estiguin fent. Aquesta llei, que tanta transparència demana, deriva de fet d’una directiva europea de 2003. Per això precisament és tan exigent, perquè ens obliga a complir els estàndards europeus en matèria de transparència. En canvi, si haguéssim d’aplicar la llei de transparència espanyola que les Corts estan a punt d’aprovar, els informes en quedarien exclosos, amagats. La normativa europea entén, amb bon criteri, que l’única manera d’implicar tothom, de fer-nos coresponsables de la salut del planeta, és informar d’aquesta matèria obertament i amb el màxim de detall possible. Als antípodes de tot això se situa l’actuació del govern central, el mateix govern que, per cert, es presenta com el màxim garant de l’ordre constitucional i del compliment de les lleis.

El projecte Castor (1.300 milions d’euros que paguem entre tots) va ser molt qüestionat per la UE i s’hi van oposar sobretot els ecologistes. El temps els ha donat un altre cop la raó. Res de tot això anima el govern a informar-ne bé, a explicar-ho. Com s’ha construït? Què en sap el govern? El gas injectat passarà a líquid i després a sòlid? Onze anys després, tornarem a veure “finos hilos de plastilina”? Si fos així, cap problema. Al govern hi ha algú que això ho sap explicar bé.

Accés a la informació

Difusió en obert des del sector públic

octubre 7th, 2013

obertLa difusió de forma oberta, per a tothom, de materials culturals, d’obres de creació i de treballs de recerca, és una prioritat marcada per les institucions europees, una prioritat que obliga als estats membres a incorporar previsions en aquest sentit als seus ordenaments interns, i a destinar-hi recursos. En el cas de l’Estat Espanyol els darrers anys s’han anat aprovant normes que obliguen a les administracions públiques a fer un esforç de digitalització i de difusió de documents, materials d’interès cultural o didàctic, dades i treballs de recerca, i a fer-ho de forma oberta i gratuïta. Aquest conjunt de normes vol afavorir que tota aquesta informació es pugui localitzar i obtenir sense tràmits innecessaris, mitjançant la creació de bases de dades fàcilment consultables. Les referències a aquestes bases de dades o repositoris apareixen, com deia, en diferents textos normatius, en alguns casos en disposicions addicionals o en apartats poc visibles.

A aquesta dispersió s’hi afegeix el fet que algunes d’aquestes normes es superposen, i que el seu redactat no sempre té la qualitat desitjable. Tot i els problemes d’interpretació que aquestes normes plantegen, en conjunt marquen una tendència i una prioritat molt clares: el sector públic s’ha d’esforçar a difondre de forma oberta el màxim possible de documents i informació. Les restriccions, els límits, els condicionants han de ser l’excepció.

Aquesta entrada del blog enumera les principals referències a aquests repositoris i en comenta breument les seves característiques principals.

1 Els treballs de recerca dels investigadors. Segons la Llei de la Ciència i la Tecnologia les universitats i els centres de recerca han de promoure l’existència de repositoris que facilitin l’accés a les publicacions del personal que fa recerca. Aquesta obligació afecta especialment als resultats de treballs, finançats majoritàriament per fons públics, que publiquin els investigadors.  L’article 37 de la Llei concreta que en el termini màxim de dotze mesos des de la publicació en una publicació seriada o periòdica (per tant s’exclouen d’aquesta obligació els llibres i manuals), el treball ha de figurar en obert en un repositori institucional.  Així doncs existeix la possibilitat de publicar l’article en una revista de pagament però al cap d’un any, com a màxim, el treball ha de ser consultable en obert. La darrera frase d’aquest important article adverteix que aquesta obligació “no será de aplicación cuando los derechos sobre los resultados de la actividad de investigación, desarrollo e innovación sean susceptibles de protección”. Es tracta d’una frase no massa afortunada perquè tots els treballs de recerca mereixen protecció. En el context de l’article aquesta excepció s’ha d’interpretar que és aplicable als continguts que puguin ser protegits o afectats pel secret industrial i comercial. Tot i així la frase no té sentit, perquè és incomprensible que l’existència d’informacions que mereixin secret impedeixi publicar en un repositori en obert allò que ja hauria estat publicat en una publicació de pagament (més detalls sobre aquest article els podeu llegir en aquest mateix blog ).

2 Publicació de les tesis doctorals. Encara en l’àmbit de la recerca, des de 2011 existeix l’obligació de difondre les tesis doctorals un cop hagin estat aprovades. Amb anterioritat aquesta era una opció que quedava a criteri de la persona autora, però des d’aquella data és obligatori fer-ho així. La difusió de forma oberta ha de permetre consultar-la però no significa cap renúncia o pèrdua de drets del seu autor. El Reial Decret que estableix aquesta obligació preveu excepcions per als casos en els que la difusió dels continguts de la tesi pogués perjudicar drets de propietat industrial propis de la Universitat o de tercers (art. 14.6). Les universitats catalanes difonen les seves tesis per mitjà del repositori TDX coordinat pel Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC) i pel Centre de Serveis Científics i Acadèmics de Catalunya (CESCA). Més detalls sobre les tesis doctorals i el seu règim els podeu llegir a aquesta entrada anterior del blog.

3 Foment de l’accés a obres lliures de drets. Per mitjà d’una reforma puntual de 2006 del Text Refós de la Llei de Propietat Intel·lectual, es va establir que correspon al Govern central afavorir “la creación de espacios de utilidad pública y para todos, que contendrán obras que se hallen en dominio público en formato digital y aquellas otras que sean de titularidad pública susceptibles de ser incorporadas en dicho régimen, prestando particular atención a la diversidad cultural española”. A aquests espais virtuals s’hi podran incorporar “las obras cuyos autores así lo manifiesten expresamente”. Aquest precepte, que figura en una disposició addicional, obliga només al Govern Central, el qual pot crear ell mateix aquests espais o bé promoure’n o afavorir-ne l’existència a iniciativa d’altres administracions públiques o de particulars. Es tracta d’una activitat de foment que s’ha de materialitzar amb subvencions a iniciatives que vagin en aquest sentit. Observem que en el primer dels casos comentats en aquesta entrada la norma feia referència a serveis i personal de recerca, per la qual cosa es feia esment als treballs de recerca a publicar en revistes. En aquest tercer cas les obres a difondre seran de qualsevol classe (no només articles científics) i amb independència de la classe d’administració des de la qual es generin.

4 Obligació de difondre obres lliures de drets. En un to més imperatiu que en la norma comentada en el paràgraf anterior, la Llei d’impuls de la societat de la informació de 2007 ordena que los contenidos digitales o digitalizados de que dispongan las Administraciones Públicas, cuyos derechos de propiedad intelectual le pertenezcan sin restricciones o sean de dominio público, serán puestos a disposición del público” (disposició addicional 16). Aquesta obligació de difondre afecta aquí a totes les administracions (no només al Govern Central), i seguint el mateix esquema que en la norma comentada anteriorment, s’hi podran incorporar també obres de persones privades que desitgin autoritzar-ne la divulgació en obert (disposició addicional 17). També com en el cas anterior els materials a difondre poden ser de qualsevol classe o tipologia.

5 Documents i dades per a reutilitzar. Dades i documents de les administracions públiques poden ser reutilitzats per part dels particulars per a qualsevol finalitat. Els principis i els criteris generals d’aquesta reutilització van ser establerts per la Directiva 2003/98/CE sobre reutilització de la informació del sector públic, incorporada al nostre ordenament per la Llei 37/2007. Entre les diferents formes d’oferir o obrir els documents i les dades, la Llei planteja la formació de repositoris des dels quals es puguin obtenir lliurement. Es tracta de materials reutilitzables de forma no condicionada, lliurement (art. 4.2 a). L’accés a altres documents i dades requeriran l’obtenció d’una llicència, però la primera modalitat esmentada a la Llei és la posada a disposició d’aquests materials per mitjans electrònics i sense necessitat de realitzar cap tràmit, un reprositori de dades obertes en tots dos sentits: lliurement accessibles i en formats oberts.

6 Difusió de materials culturals. Acabem aquesta enumeració citant un text de caràcter diferent als anteriors, perquè no és normatiu, però igualment de gran interès. Es tracta de la Recomanació de la Comissió Europea sobre digitalització i accessibilitat en línia de materials culturals , text que vol afavorir la preservació de les obres i, en la mesura que sigui possible, la seva difusió de forma oberta. Tot respectant els drets de propietat intel·lectual vigents, els centres patrimonials han de procurar digitalitzar i difondre els materials integrants del patrimoni cultural: publicacions, documents d’arxiu, fotografies, documents sonors, materials audiovisuals… La Recomanació suggereix formes de presentar aquests materials i d’afavorir-ne l’ús per part del públic, i preveu una revisió dels seus efectes un cop hagin transcorregut dos anys de la seva promulgació, termini que es compleix precisament aquest mes d’octubre de 2013.

Propietat intel·lectual

Paraula de menor

setembre 23rd, 2013
Foto Assemblea Nacional Catalana

Foto Assemblea Nacional Catalana

Entre les reaccions motivades per la cadena humana de l’11 de setembre organitzada per l’Assemblea Nacional Catalana, hi ha la crítica formulada des d’alguns mitjans de comunicació i, a remolc seu, des d’alguns partits polítics, pels continguts del programa Info K de TV3 del dia 12 de setembre, en el qual uns menors expressaven opinions favorables a la independència de Catalunya. Aquest enllaç porta a l’edició de l’informatiu infantil del Club Super3 objecte de la denúncia. Segons aquests mitjans, fer aparèixer menors opinant sobre aquest tema és utilitzar-los amb finalitats ideològiques. La qüestió de fons que es planteja és valorar si poden opinar de política els menors o, millor dit, si les seves opinions les poden difondre els mitjans.

Curiosament, coincidint amb la polèmica, un dels diaris denunciadors publicava en la portada de la seva edició digital (ABC de 19 de setembre) una fotografia del Sant Pare a punt de besar un infant. És la imatge que veureu a sota, publicada sense referència del nom del fotògraf, ni de data o ubicació. És només un dels molts casos que podríem citar d’utilització (aquesta sí) de menors, però la coincidència amb la polèmica convida a aturar-se precisament en aquest. És una fotografia feta probablement sense consentiment dels pares, que només buscaven la benedicció del Pontífex; és una imatge que no il·lustrava cap notícia ni informava de cap acte ni fet noticiable; només té la finalitat de donar una imatge positiva del papa Francesc. “Sempre has de quedar emmascarat per una paella” diu una dita tradicional i, certament, no s’explica que qui difon imatges d’aquest caràcter aleshores pretengui donar lliçons sobre l’ús de la imatge de menors. “O tots moros o tots cristians”, diu una altra dita especialment oportuna en aquest cas. Papa Francesc amb nen

De tota manera, pel que fa al programa Info K se n”ha criticat no tant que hagin aparegut menors sinó sobretot que els menors s’hagin expressat. No obstant, totes les normes legals avalen (de fet estimulen) que els menors opinin davant les càmeres de televisió, o des de qualsevol altra tribuna proporcionada pels mitjans. La Convenció sobre els Drets dels Infants aprovada per les Nacions Unides diu en el seu article 13 que l’infant tindrà dret a la llibertat d’expressió, dret que inclou poder “difondre informacions i idees de tota classe”. Les lleis espanyoles també ho han recollit, per exemple la Llei orgànica 1/1996 de protecció jurídica del menor afirma a l‘article 8 que “en especial, el derecho a la libertad de expresión de los menores se extiende a la publicación y difusión de sus opiniones”, una idea que es reprodueix paraula per paraula, però ara en català, a la llei catalana de protecció del menor.

Poden els menors expressar les seves opinions i ser difoses pels mitjans? És molt clar que sí. Sobre aquesta qüestió les lleis només posen el límit de la protecció de la intimitat i de la imatge del menor, que no es veien afectades en el cas del programa Info K, realitzat d’altra banda amb el consentiment dels pares.

Per cert, posats a citar lleis i drets dels menors als que tinguin fills d’edat inferior als 18 anys els interessarà saber que el menor té dret a ser escoltat en l’àmbit familiar (art. 9 de la citada Llei Orgànica 1/1996), un dret que no comporta l’obligació recíproca d’escoltar els pares. Curiosa asimetria que hauria de quedar entre nosaltres. Tenim sort que els menors encara desconeixen segons quines lleis.

(Aquest text és una adaptació de la columna publicada a EL PUNT – AVUI de 23 de setembre de 2013)


Intimitat honor imatge ,

Dels Alfacs (1978) a Santiago (enguany)

agost 2nd, 2013
Accident Santiago

Foto: Contando Estrelas

Recorda vostè l’accident del Càmping Els Alfaques? El juliol de 1978 un camió carregat de propilè hi va provocar la mort de més de dues centes persones i centenars de ferits. La premsa va reproduir amb gran detall imatges terribles dels cadàvers carbonitzats, moltes d’elles eren primers plans que permetien veure l’expressió de les víctimes, i reconèixer-les. Es poden seguir veient a la xarxa replicades una i altra vegada. Precisament l’any 2011 l’empresa que explota el Càmping es va adreçar a Google demanant que es filtrés aquesta cerca i s’evités la visualització d’unes imatges que els creaven, segons deien, greus perjudicis. No se’n van sortir. Un col·lega que va intervenir en aquelles gestions em va demanar l’opinió sobre l’èxit de la reclamació a Google. Li vaig aconsellar que seria millor que canviessin el nom del Càmping.

El cas del càmping Els Alfacs, i d’altres de similars (però potser no tan impactants i espectaculars), ens permet constatar com ha evolucionat el criteri de la majoria de mitjans a l’hora de reproduir la imatge de víctimes d’accidents. Sobre aquesta qüestió, i de passada sobre la importància de la imatge personal, anava la meva darrera col·laboració a El Punt-Avui que podeu llegir també aquí sota mateix.

..

Imatges de l’accident

Observant la manera com els mitjans de comunicació han seguit el gravíssim accident de tren de Santiago, s’ha de valorar positivament el respecte que han demostrat per la imatge de les persones que hi han perdut la vida. En ocasions anteriors, amb motiu d’accidents similars, era freqüent veure primers plans de cossos de víctimes, imatges innecessàries que no aporten res a la informació (o només hi aporten morbositat) i en canvi van contra la dignitat de les persones difuntes. En aquest cas hem vist una i altra vegada persones que ja rebien assistència, o els cossos tapats, i la cara ensangonada del conductor del tren, un home que ha adquirit notorietat, lamentablement, i que per tant és correcte ensenyar per il·lustrar la notícia.

El dret a la imatge personal forma juntament amb el dret a l’honor, o sigui el bon nom, i el dret a la intimitat personal i familiar una trilogia que deriva del respecte a la dignitat de la persona humana. Totes les persones han de ser tractades dignament i això s’ha de tenir molt present en aquests tres aspectes. La imatge és un element que ens identifica, que ens ensenya i ens fa presents davant dels altres. D’aquí que hagi de ser respectada també la de les persones difuntes, com s’ha fet prou correctament en el cas de l’accident del dia 24, i d’aquí també que ens costi tant acceptar que hi pugui haver persones a les quals no es permeti ensenyar la seva imatge, com passa amb les dones que porten burca. Si la imatge és un dels principals atributs que ens identifica, no ensenyar-la és en certa manera deixar de ser.

Imatge, intimitat i honor, són tres drets que sovint estan molt relacionats i que ara, tots tres també, com tantes altres coses, es veuen distorsionats i en certa manera qüestionats per l’ús que fem, cada cop més intens, de les noves tecnologies. Més ús de les tecnologies de la comunicació vol dir menys intimitat, com s’han encarregat de recordar-nos i fer ben evident les agències d’espionatge. En el cas de la imatge personal, la possibilitat que avui tenim de reproduir-la nosaltres mateixos amb ginys de tota mena, o de deixar-la reproduir, i la possibilitat de difondre-la i fer-la arribar a molta gent, no ha d’anar en detriment del seu valor, de la seva importància. Que aquestes facilitats no la devaluïn. Hem de respectar la dels altres i fer respectar la nostra. Per tot plegat, l’assenyat tractament que els mitjans han fet de la imatge dels difunts de l’accident és potser el millor homenatge que els podien fer.

Mitjans de comunicació

Cal una llei de transparència per a ser transparents?

juliol 16th, 2013
Transparency

Imatge creada per Maria Boehling

La transparència, bella i suggerent paraula. La sentim molt sovint en el discurs dels responsables polítics de les nostres institucions. Queda bé pronunciar-la. Molts dels que en parlen l’entenen com un aspecte (una actitud de l’administració i un dret dels ciutadans) que ha de ser regulat per les lleis. O sigui, no ha de formar part de la pròpia naturalesa de la gestió dels afers públics sinó que ha de ser reconeguda com un dret a partir d’una llei, un dret podríem dir sobrevingut. Sense llei no hi ha transparència, seria el resum d’aquesta manera d’entendre-la.

Aprofitant que el projecte de Llei de Transparència (sobre el que ja he escrit en aquest blog en alguna ocasió anterior) segueix el seu lentíssim camí cap a l’aprovació, a El Punt – AVUI d’ahir vaig publicar una columna que reprodueixo també aquí sota. 

————-

Una llei anunciada fa 35 anys sembla que es podria aprovar dins d’aquesta legislatura. Es tracta de la denominada llei de transparència. És important? Necessària? Serà efectiva? La nostra manera de valorar les normes és peculiar. Encara que una cosa la digui una llei, i que aquesta norma sigui correcta, no ens costa gaire “saltar-nos-la”, esquivar-la, una actitud que sintetitzem i en certa manera justifiquem amb la popular frase “feta la llei feta la trampa”. Les normes a casa nostre no hi són pas per ser obeïdes, encara que siguin justes. No ens entusiasmen les normes però en canvi, i aquí ve la qüestió curiosa, demanem que n’hi hagi. “On ho diu, que això no es pot fer?” exclamem si algú ens retreu un mal comportament cívic. “On està escrit?”. És difícil d’entendre. L’actitud ideal seria la contrària: estar predisposats a fer funcionar bé la societat sense necessitar que cap llei o cap reglament ens indiqui què podem i què no podem fer. De moment no és així. Estem en crisi, no ens fa mal cap cama però continuem agafant l’ascensor per pujar un o dos pisos, fins que una norma ens recordi que hem d’estalviar energia i ens en limiti l’ús.

Penso en aquesta curiosa actitud (no creiem gaire en normes però en demanem) cada cop que sento parlar d’aquesta llei de transparència que ara està al Congrés. Diu el govern que, quan s’aprovi, les administracions públiques deixaran de ser tan opaques, tan hermètiques com són ara. La timidesa del text del projecte de llei no dóna pas gaire esperances (més que de transparència serà de “transaparença”, per cobrir l’expedient), però al marge d’això, la pregunta que els responsables de les administracions públiques s’han de fer és la següent: cal una llei de transparència per ser transparents? Que no existeixi aquesta llei no vol dir que avui (i fa 35 anys) no es pugui afavorir la consulta de la informació, divulgar-ne tanta com sigui possible, contestar en terminis breus quan la sol·licita un ciutadà, informar les associacions de veïns abans que ho demanin, en definitiva, practicar activament la transparència. Vegem-ne un exemple il·lustratiu. Recentment la mesa del Congrés, on ara es discuteix la futura llei, es va negar a donar informació dels seus viatges oficials a un periodista perquè la llei encara no estava aprovada. Excuses de mal pagador, perquè res no impedia informar-ne. Qualsevol administració s’hauria d’exigir ser transparent, a part de si ho exigeix una llei més o menys bona. Cal cap llei d’honradesa, per ser honrat?

Accés a la informació , ,

La mania d’agafar el DNI

juliol 3rd, 2013

DNI“Per què vol saber vostè el nom dels meus pares?” Aquesta és la pregunta que he fet més d’una vegada, i més de dues, quan m’agafen el carnet d’identitat, per exemple en el control d’entrada d’unes oficines o en el moment de fer algun tràmit administratiu. Quina mania hi ha en aquest país de demanar el DNI, i de reproduir-lo i, en algunes ocasions, fins i tot de retenir-lo com a garantia de que compliràs amb alguna obligació! “Per què vol saber quan em caduca el DNI?” he preguntat també en altres ocasions quan veig que me l’agafen i es preparen a passar-lo per l’escànner.

Pensarà el lector que sóc un impertinent amb aquesta actitud, i segurament no li falta raó, però suporto molt malament aquest acte d’autoritat o de control que se m’aplica, se’ns aplica, innecessària i molt sovint inadequadament. Darrerament observo que la mania de digitalitzar el DNI s’ha incrementat gràcies a l’abaratiment d’aparells que digitalitzen molt ràpidament el carnet per les dues cares. Els aparells permeten processar la imatge obtinguda i recuperar i tractar tota la informació amb tecnologia OCR generant una fantàstica base de dades que quasi mai compleix la normativa de protecció de dades, com explicaré més endavant. Estem parlant d’una pràctica que òbviament no és culpa de les persones que han de portar a terme aquestes operacions de control i de reproducció, sinó de qui els ha donat instruccions en aquest sentit, instruccions, repeteixo, errònies i que comporten actuacions legalment incorrectes. En comento seguidament les principals.

El DNI es mira però (quasi) no es toca
El DNI és un carnet obligatori per als més grans de 14 anys, que és suficient per acreditar la identitat d’una persona. La Llei Orgànica 1/1992, a l’art. 9  descriu les dades que conté i ja fa una primera referència al dret a la intimitat. Seguidament aclareix que ningú, excepte en els casos expressament previstos per la Llei, ens el pot retenir o guardar com a penyora: “El Documento Nacional de Identidad (…) es intransferible, correspondiendo a su titular la custodia y conservación, sin que pueda ser privado del mismo, ni siquiera temporalmente (…)”. Ens poden, per tant, agafar el DNI un moment per anotar millor alguna dada en presència nostre, però no pas retenir-lo ni tenir-lo en un altre lloc fora del nostre control.

Ensenyar-lo sempre?
Les normes preveuen casos específics en els que cal ensenyar el DNI. De forma general caldrà exhibir-lo sempre que ho demani “la autoridad o sus agentes” (RD 1553/2005, art. 2.2). A falta d’una norma que ho habiliti és més que discutible que ens obliguin a exhibir-lo i sobretot que ens el reprodueixin sense més ni més.

En el moment d’entrar a un edifici
Per raons de seguretat els responsables o propietaris d’un immoble o d’uns locals poden demanar-nos que ens identifiquem i, per tant, que ensenyem el DNI. En tot cas aquest control s’ha d’efectuar respectant plenament la normativa de protecció de dades, per la qual cosa no és correcte procedir sistemàticament a la digitalització del carnet. Té sentit recollir les dades identificatives mínimes (nom i cognoms i número de DNI), però no té cap sentit recollir les restants. Obtenir i conservar aquestes dades incompleix el principi de proporcionalitat establert a l’art. 4 LOPD. Les dades objectes de tractament, per tant també les recollides en el control d’accessos, han de ser adequades, pertinents i no excessives. És obvi que conservar determinades dades, com ara la nostra imatge o el nom dels nostres pares, incompleix aquest principi. D’altra banda, la recollida de les dades (anotar-les o digitalitzar-les) s’hauria de fer informant a l’afectat en els termes previstos a l’article 5 LOPD: qui se’n fa responsable, si es cediran, com exercir els drets…

Es poden conservar les dades del DNI?
Tornem al cas freqüent de la recollida de les dades del DNI en el moment d’accedir a uns locals. Reiterem la necessitat de complir la normativa de protecció de dades i, en aquest sentit, és oportú recuperar una antiga Instrucció de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades que dóna orientacions clares sobre aquesta qüestió. En primer lloc destaquem que les dades recollides constitueixen un fitxer de dades de caràcter personal que cal crear formalment i declarar al Registre de Protecció de Dades corresponent. Òbviament aquestes dades s’han de conservar de forma segura, només accessibles a les persones que necessitin consultar-les. D’altra banda, les dades s’han de cancel·lar (bloquejar o arxivar) en el termini màxim d’un mes, passat el qual s’han de tenir a disposició de les administracions o els tribunals (art. 16.3 LOPD).

____

Si vostè fa memòria de les darreres vegades que li han recollit i copiat el DNI segur que arribarà a la conclusió que no han seguit aquestes indicacions. Recollir dades del DNI i, sobretot, digitalitzar-lo és una decisió que s’ha de valorar sense deixar-se influir per atractives ofertes d’aparells o pels suggeriments d’una empresa de seguretat. Cal valorar en quins casos és efectivament necessari i justificat. Fer-ho sense més ni més i sense complir les pautes que acabem de citar pot comportar seriosos problemes. Recordem un cop més aquesta cèlebre màxima: “la dada que segur no et portarà problemes és la que no tens”.

Protecció de dades