La primera entrada d’aquest blog del 2012 la vull dedicar a comentar breument aspectes del registre general d’entrada, precisament, de documents (de fet d’entrada i de sortida), un element clau en el funcionament de les administracions públiques i en les relacions administració – ciutadà. Em centraré en les entrades de documents (instàncies, sol·licituds de llicències, notificacions d’activitats, cartes, oficis rebuts d’altres administracions…), documents que en un percentatge molt elevat segueixen essent en suport paper. L’avenç cap a l’administració electrònica és i serà, ja ho sabem, lent i no harmònic ni coherent. Els temes que comentaré es plantegen justament en el procés d’evolució cap a un ús cada cop més intensiu, i algun dia exclusiu, de les noves tecnologies.

Recordem abans la importància del registre de documents, una eina que és clau per a la seguretat jurídica, per al control del compliment del principi de legalitat, per a la garantia dels drets dels ciutadans i, en un altre sentit, per a una gestió documental que afavoreixi l’eficàcia i eficiència en el funcionament de l’administració pública.

Digitalitzar el document que es registra d’entrada. S’està generalitzant la pràctica de digitalitzar el document presentat al Registre, per tal de fer-los accessibles als usuaris interns que l’hagin de consultar o intervenir en el tràmit sense haver de recórrer al document en paper. Tant la normativa estatal (art. 30.3 de la Llei 11/2007) com la catalana (art. 41.6 de la nova Llei de règim jurídic i procediment) avalen aquesta pràctica. No obstant és convenient que la normativa interna d’administració electrònica, l’ordenança o norma reglamentària sobre aquesta matèria aprovada per cada administració, reguli aquesta pràctica. D’altra banda, el document original (en suport paper) només podrà ser eliminat després d’obtenir-ne la reproducció si la seva digitalització s’ha efectuat amb un procediment segur, amb signatura electrònica que garanteixi l’autenticitat i la integritat de la còpia. Sense una digitalització certificada el document en suport electrònic servirà com a recurs de consulta i suport al tràmit però no tindrà consideració de document autèntic, la qual cosa obliga a conservar l’original del document en paper.

Resumir el document o identificar-lo? A més del nom del remitent, data del document, data de l’entrada i indicació del destinatari, en el registre d’entrada cal donar referència de la naturalesa o contingut del document. Existeix sobre això una pràctica molt diversa, des de síntesis excel·lents dels continguts que permeten prescindir de la consulta de l’original, fins a simples indicacions del tipus de document o tràmit que s’inicia o al qual s’integra. Per a l’àmbit de l’administració local el Reglament de 1986 indica (art. 153.1) que en el Registre es farà constar “extracto, reseña o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito registrado”, la qual cosa orienta cap a no ser exhaustiu ni entrar en detalls sinó simplement identificar el document i tràmit. Ara que la tecnologia permet que els assentaments del Registre siguin accessibles a un nombre ampli d’usuaris interns, és aconsellable precisament aplicar aquest criteri de mínims, tot evitant incloure dades de caràcter personal en el regest o extracte. La diligència de molts funcionaris els porta a intentar ser excessivament detallistes, i això converteix els assentaments del Registre en una font d’informació excessivament sensible. A més sensibilitat menys possibilitat d’obrir-lo a consultes, de manera que si es vol obrir el Registre a un nombre ampli d’usuaris cal fer l’assentament de forma que s’identifiqui el document, de forma inequívoca, però sense anar més enllà, tot evitant sobretot incloure dades personals identificatives. Aquesta “contenció” en les descripcions és especialment important quan el document fa referència a aspectes que puguin connectar amb el dret a la intimitat.

Registrar i classificar. La tercera i darrera qüestió la comentava, de passada, en el post anterior d’aquest blog i és obligat tornar-hi a fer referència. Es tracta de l’exigència de que els documents estiguin degudament classificats, o sigui identificats de forma que es pugui saber de quin procediment formen part. A aquesta qüestió ha fet, novament, referència l’article 21.1.c) del Reial Decret que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat que exigeix que en el tractament dels documents es garanteixi “la identificación única e inequívoca de cada documento por medio de convenciones adecuadas, que permitan clasificarlo, recuperarlo y referirse al mismo con facilidad”. Si bé aquest text es refereix als documents electrònics és evident que és obligat aplicar aquesta pauta a tots els documents, electrònics i en suport paper, única manera d’integrar tota la documentació en un únic expedient. La gran majoria dels tràmits es fan ara en els dos entorns (electrònic i convencional) de manera que els documents d’un procediment els trobem sovint en un i altre suport. Només l’aplicació d’un mateix criteri d’identificació i classificació a tots els documents, electrònics i en paper, podrà garantir la identificació i recuperació de tots els que són resultat d’un mateix procediment. És evident que el Registre té un paper decisiu en aquesta pràctica. Als camps habituals del Registre (nom del remitent, data, regest…) s’hi ha d’afegir el corresponent a la sèrie documental i codi identificatiu de l’expedient que resultin del quadre de classificació adoptat per cada administració.

Administració electrònica Administració electrònica

En l’àmbit de les administracions públiques el terme o concepte de gestió documental s’ha vingut utilitzant en sentits ben diversos, diversitat motivada pel fet que tant “gestió” com “document” es poden referir a actuacions i objectes ben diferents. Fa temps la doctrina arxivística li va donar un determinat sentit que, molt poc a poc, ha anat essent incorporat a la normativa reguladora de les administracions públiques. En el seu moment va tenir gran importància (i de fet la segueix tenint) que la Llei 10/2001, de 13 de juiol, d’arxius i documents establís (art. 7.1) com a primera obligació de tots els titulars de documents públics la de:

…disposar d’un únic sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació dels documents i l’accés a aquests i en garanteixi el tractament correcte mentre siguin utilitzats administrativament en les fases activa i semiactiva.

Dèiem que en el seu moment va tenir gran importància perquè la seva incorporació a una norma va representar una innovació sense precedents als països de la nostra àrea de similar tradició. Atès el caràcter extraordinàriament novedós del precepte, l’article segon de la Llei va incloure una definició que ajudava a fer veure el sentit i abast de la nova obligació.

e) Sistema de gestió documental: el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

Aplicar aquestes tècniques sempre ha estat una necessitat de cara a garantir una bona pràctica administrativa, però ara, en paral·lel amb el desenvolupament o generalització de l’administració electrònica, aquesta necessitat és encara més intensa. O gestió documental o el caos. En aquest nou context, és encara més imprescindible tenir perfectament identificats, controlats i recuperables els documents per moltíssimes raons, principalment per eficàcia i seguretat jurídica, i per a garantir l’exercici de la llista de drets dels ciutadans de l’article 6 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. I també per a garantir la interoperabilitat entre les administracions públiques. Des d’aquesta darrera perspectiva la norma que crea el marc general d’interoperabilitat dóna un nou impuls a la implantació de la gestió documental a les AAPP. Es tracta del Reial Decret 4/2010 regulador de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en el marc de l’administració electrònica que s’hi refereix principalment en el seu article 21, un article extens i de gran importància que obliga a totes les administracions públiques a:

• Disposar d’una política de gestió de documents, que prengui en consideració el tractament dels documents i expedients des de la seva creació.
• Disposar i aplicar un quadre de classificació funcional.
• Identificar tots i cadascún dels documents de manera que sigui possible fer-hi referència, recuperar-los i classificar-los.
• Disposar d’un esquema de metadades i associar metadades a cada document electrònic.
• Aplicar un calendari de conservació, fonamentat en els dictàmens de les comissions qualificadores.
• Transferir a repositoris d’arxiu o suprimir els documents o expedients, segons s’hagi dictaminat.

El tractament dels documents s’ha de planificar durant tot el cicle de vida, diu el Reial Decret, des de la seva creació fins a la seva eliminació o transferència a un arxiu o repositori de conservació permanent. Per aquest motiu, en el cas que gestió documental i arxiu no siguin funcions exercides per una mateixa unitat o sota una mateixa responsabilitat, el Reial Decret indica que haurà d’existir “la coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos y los restantes servicios interesados en materia de archivos”. Amb bon criteri la doctrina insisteix en integrar aquestes dues funcions però, si no existeix aquesta integració, s’obliga a actuar de forma coordinada.

L’article conté altres elements interessants i, de fet, cada un dels enumerats mereixeria un comentari que s’allunyaria dels aspectes més jurídics per endinsar-se en qüestións merament tècniques. La finalitat d’aquest post és més modesta. Únicament vol cridar l’atenció sobre l’existència d’aquesta nova referència legal.

Una darrera qüestió. En el seu estudi i aplicació els arxivers i gestors documentals hauran de prendre en consideració les set normes tècniques que desenvolupen aspectes concrets del Reial Decret, normes tècniques que es refereixen, entre altres qüestions, a la digitalizació de documents, al document i l’expedient electrònic, a la política de signatura electrònica i de certificats de l’administració o als procediments de còpia autèntica i de conversió entre documents electrònics.

L’administració electrònica només és possible si es fonamenta en la gestió documental. Disposem ara de més base legal per implantar-la.

Administració electrònica Administració electrònica, Documents públics, Gestió documental

Un dels aspectes més importants en les relacions entre les administracions públiques i els particulars d’entre els introduïts per la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics, és la potenciació dels canals de notificació dels actes administratius de forma telemàtica. La despesa de temps i de recursos que comporta la notificació realitzada en el domicili de l’interessat, en la forma que s’estableix a l’art. 59 de la Llei 30/1992 de 26 de novembre de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú constitueix un seriós problema que la Llei 11/2007 vol superar potenciant les notificacions no presencials. La citada Llei proposa aquest canal com una opció a escollir per part del particular.

Artículo 6. Derechos de los ciudadanos.
1. Se reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos.

El caràcter extremadament garantista de la Llei en relació als drets dels ciutadans deixa a criteri d’aquests l’opció per escollir aquest canal, un canal que en realitat afavoreix especialment a l’administració pública. La Llei insisteix més endavant en aquest caràcter opcional i atorga al particular la capacitat de canviar de criteri.

Artículo 27. Comunicaciones electrónicas.
1. Los ciudadanos podrán elegir en todo momento la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos, excepto en aquellos casos en los que de una norma con rango de Ley se establezca o infiera la utilización de un medio no electrónico. La opción de comunicarse por unos u otros medios no vincula al ciudadano, que podrá, en cualquier momento, optar por un medio distinto del inicialmente elegido.
2. Las Administraciones Públicas utilizarán medios electrónicos en sus comunicaciones con los ciudadanos siempre que así lo hayan solicitado o consentido expresamente.

Excepcionalment aquesta opcionalitat no regiria en determinats casos que el mateix article 27, en el numeral 6, defineix de la manera següent.

Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.

Així doncs, el principi general és el de l’opcionalitat i excepcionalment l’obligatorietat, reservada aquesta a col·lectius com podrien ser les gestories administratives, entitats asseguradores o de crèdit, potser empreses mitjanes i grans o altres particulars que inevitablement, en el seu funcionament ordinari, han d’utilitzar sistemes informàtics. Però sembla que l’excepció va camí de convertir-se en regla. Ho comento seguidament.

Aquests darrers mesos moltes empreses estan rebent una carta de l’AEAT que a la capçalera indica: “Notificación de inclusión obligatoria en el sistema de Dirección Electrónica Habilitada y asignación de la misma para la práctica de notificaciones y comunicaciones por la Agencia Estatal de Administración Tributaria”. La carta, que acabaran rebent totes les empreses amb independència del seu volum i activitat, comunica “la inclusión obligatoria” en el sistema de “Dirección Electrónica Habilitada” amb efectes a partir de la data de recepció. Ja hem vist  que l’art. 27.6 de la Llei 11/2007 demanava que la determinació de quins col·lectius havien de ser inclosos obligatòriament s’havia de fer reglamentàriament. És el Reial Decret 1363/2010 on s’efectuà aquesta delimitació, més concretament en el seu art. 4, on llegim que les persones jurídiques obligades a utilitzar aquest canal són, entre altres, totes les societats anònimes i les societats de responsabilitat limitada. L’excepció convertida en procediment general.

Una generalització similar s’ha produït en l’àmbit de la Seguretat Social. Des de l’1 de gener de 2011 totes les empreses han d’utilitzar el cèlebre sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) en tots els tràmits amb la Seguretat Social. El BOE d’ahir publicava el Real Decreto 1621/2011, de 14 de noviembre, por el que se modifica el Reglamento general de recaudación de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 1415/2004, de 11 de junio, que concreta aspectes relatius a les notificacions, amb els mateixos efectes generalitzadors que en la normativa de gestió tributària.

El problema d’una generalització tan radical i, semblaria, contrària als principis de la Llei 11/2007, el tenen les petites empreses, amb una o dues persones fent tasques administratives i el suport extern d’una assessoria. En el cas de les relacions amb la Seguretat Social les gestories actuen habitualment en representació de moltes empreses, especialment d’aquestes de petites dimensions que són, per cert, la immensa majoria. És un aspecte més de la seva gestió en l’àmbit laboral. En canvi, en el cas de les notificacions de l’AEAT moltes gestories no estan disposades a assumir la responsabilitat que comporta actuar de representants en un aspecte que pot tenir gran transcendència econòmica. Comporta assumir molta responsabilitat per una feina que també és de mal facturar.

Veurem més endavant, quan es plantegi algun recurs pels efectes d’una notificació efectuada a una Dirección Electrónica Habilitada, si aquesta generalització de l’excepció mereix l’aprovació dels tribunals. Mentrestant sembla que el Ministeri d’Economia i Hisenda es proposa suavitzar el rigor d’aquest canal obligatori i quasi universal. A la seva pàgina web s’exposa un projecte de Reial Decret que introdueix algunes modificacions sobre la pràctica de la notificació. Segons aquest esborrany:

Los obligados tributarios que estén incluidos en el sistema de dirección electrónica habilitada en relación con la Agencia Estatal de Administración Tributaria podrán señalar, en los términos que por Orden Ministerial se disponga, un máximo de 30 días en cada año natural durante los cuales dicha Agencia no podrá poner notificaciones a su disposición en la dirección electrónica habilitada.

Sembla que els titulars de les petites empreses familiars podran seguir gaudint de les seves merescudes vacances amb certa tranquil·litat.

Administració electrònica Administració electrònica

Publicar les actes dels plens de l’Ajuntament a internet, es pot fer? I si hi ha dades de caràcter personal de particulars? Els hem de suprimir? Fa cosa de tres anys molts ajuntaments es plantejaven aquestes qüestions a resultes de la presa de posició sobre aquesta qüestió de l’Agència Catalana de Protecció de Dades (avui Autoritat Catalana de Protecció de Dades, en endavant APDCAT) clarament contrària a la publicació de les actes quan continguessin dades de caràcter personal de ciutadans. La pràctica iniciada per molts ajuntaments de difondre per mitjà d’internet els documents més importants de la seva actuació, com ho són les actes dels plens, es va veure afectada i posada en qüestió a partir de denúncies o queixes de ciutadans i sobretot a partir de la divulgació de la Recomanació 1/2008 de l’Agència Catalana de Protecció de Dades sobre la difusió d’Informació que contingui dades de caràcter personal a través d’Internet, d’abril de 2008. Aquesta Recomanació indicava en el seu apartat 18 que:

Respecte les actes de les sessions que tinguin caràcter públic, cal evitar-ne la difusió quan continguin dades de caràcter personal diferents a la identificació dels membres que en formen part, del funcionari que aixeca l’acta de la sessió o de les altres persones que hi intervenen per raó del seu càrrec, llevat que una llei ho autoritzi.

A criteri de l’APDCAT la normativa de règim local sobre publicitat dels acords no era suficient o no avalava expressament la publicació de dades de caràcter personal i caldria una norma expressa que n’autoritzés o en justiqfiqués la publicació. Segons l’article 11 de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal (LOPD) una cessió o comunicació de dades, com ho és la publicació de les que figuren a les actes del ple de l’Ajuntament, es pot produir amb el consentiment de la persona afectada o bé quan una llei ho autoritzi (art. 11.2.b LOPD). Val a dir que aquesta no era exactament l’opinió de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) que en diferents informes jurídics, entre els quals el de 20 de desembre de 2004 i el 0192/2008, havia manifestat que:

… únicamente sería conforme con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 la comunicación de datos, mediante su inclusión en Internet, cuando dichos datos se refieran a actos debatidos en el Pleno de la Corporación o a disposiciones objeto de publicación en el correspondiente Boletín Oficial, dado que únicamente en estos supuestos la cesión se encontraría amparada, respectivamente, en una norma con rango de Ley o en el hecho de que los datos se encuentran incorporados a fuentes accesibles al público. En los restantes supuestos, y sin perjuicio de lo dispuesto en otras Leyes, la publicación únicamente sería posible si se contase con el consentimiento del interesado o si los datos no pudieran en ningún caso, vincularse con el propio interesado…

Aquestes diferències de criteri entre l’AEPD i l’APDCAT i l’opinió més taxativa d’aquesta segona que és, cal no oblidar-ho, la que té competència en matèria de tutela i inspecció del compliment de la LOPD per part dels ens locals, creaven dubtes als responsables dels ens locals. La Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, aprovada al final de l’anterior legislatura, inclou una referència expressa a aquesta qüestió. Diu l’art. 10 d’aquesta Llei:

2. Les entitats locals han de publicar en llur seu electrònica les actes de les sessions del ple. En llur publicació, s’han de tenir en compte els principis i les garanties que estableix la normativa de protecció de dades i la de protecció del dret a l’honor i a la intimitat. A aquests efectes, s’hi poden incloure dades de caràcter personal sense comptar amb el consentiment de la persona interessada, si es tracta de dades referents a actes debatuts al ple de la corporació o a disposicions objecte de publicació en el butlletí oficial corresponent. En la resta de supòsits, sens perjudici del que disposin altres lleis, la publicació únicament és possible si es compta amb el consentiment de la persona interessada o les dades no es poden, en cap cas, vincular amb la persona interessada mateixa.

A partir de la promulgació d’aquesta Llei es disposa d’una habilitació legal que dóna cobertura a la publicació de les actes encara que hi apareguin dades de caràcter personal. Quedaria superada la falta d’una norma habilitadora que segons opinió de l’APDCAT existia abans de l’aprovació de la Llei 29/2010. Sembla que el legislador català ha avolgut expressament resoldre aquesta qüestió assumint els postulats de l’Agència Espanyola i no pas els de la catalana, si bé hauria estat preferible inserir aquest precepte en la normativa de règim local que disposa precisament d’articles referits a la publicitat dels acords dels òrgans col·legiats.

En definitiva, han desaparegut els dubtes que es plantajaven al respecte d’aquesta qüestió de gran importància. La publicació d’actes amb dades de caràcter personal de particulars és correcte i és, de fet, obligatòria sempre i quan es prenguin en consideració els matisos que figuren en aquest article 10.2, del qual voldria comentar, per acabar, els tres punts següents.

• Les actes. Observem que es fa referència a la publicació de les actes i no pas dels acords. Els preceptes de la normativa de règim local, que feien referència només als acords, s’amplien considerablement. Ara han de ser objecte de publicació també els resums de les deliberacions.

• Actes debatuts. S’utilitza aquest curiós concepte d’”actes debatuts” que ja apareixia, com hem vist abans, en algun dels informes de l’AEPD i que només es pot interpretar en el sentit d’afers analitzats o punts de l’ordre del dia. En qualsevol cas fa referència a la deliberació prèvia a l’adopció d’acords. És important recordar que les actes no han de ser mai una transcripció literal de les intervencions sinó que han de recollir els “asuntos que examinen, opiniones sintetizadas de los grupos o miembros de la Corporación que hubiesen intervenido en las deliberaciones e incidencias de estas” (art. 109.1.g Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales). En la redacció de l’acta el secretari o secretària de la Corporació haurà d’evitar recollir dades o informacions personals incloses incidentalment en les intervencions dels regidors però que no siguin substancials o necessàries per donar sentit a la seva intervenció. Destaquem aquest punt perquè el propi article 10.2 recorda que s’han de respectar els principis de la normativa de protecció de dades entre els quals figura el de qualitat inclòs a l’art. 4.1 LOPD: només es poden tractar les dades personals quan siguin adequades, pertinents i no excessives.

• A la seu electrònica. El lloc de publicació de les actes no pot ser un lloc web qualsevol de titularitat de l’ens local en qüestió sinó que haurà de ser la seu electrònica de la Corporació. Per tant ha de ser un lloc web que compleixi els requeriments en quant a creació, regulació, responsabilitats sobre els continguts, qualitat de la informació, seguretat i autenticitat que exigeix l’art 10 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

.

Administració electrònica, Internet, Protecció de dades Administració electrònica, Internet, Protecció de dades

Amb la Carme, bibliotecària infatigable, comentem un tema que estan debatent en un fòrum professional. ¿Cal ser molt estricte a l’hora d’exigir a un usuari la presentació del carnet de la biblioteca? Per exemple quan vol retirar un llibre en préstec. Es pot denegar el servei a qui no el presenti? N’hi ha prou si la persona s’identifica amb el DNI?

La identificació personal d’un ciutadà per obtenir un servei públic no és un tema menor. De les biblioteques la qüestió es pot traslladar a altres àmbits i serveis. Per un o altre motiu acabem col·leccionant carnets i targetes identificatives, de tota classe i finalitat. Per això la pregunta que ens fem amb la Carme ens porta a plantejar-nos si no estarem abusant d’aquest recurs. Més concretament, en el cas dels serveis públics, és justificat i lícit expedir i exigir un carnet específic, propi o exclusiu d’aquest servei? És correcte exigir-ne l’exhibició com a condició indispensable per gaudir d’aquest servei? Aporto alguns elements per anar-hi pensant.

En el cas de països on tots els ciutadans disposem d’un document oficial d’identitat (obligatori a l’Estat Espanyol a partir dels 14 anys), un carnet específic d’un servei públic pot tenir dues funcions. Per una banda la identificació de la persona i per l’altra la incorporació d’eines o recursos que atorguen determinades prestacions, com ara una banda magnètica, un xip o una etiqueta RFID. A l’era preinformàtica la primera funció, que és també l’original, tenia una gran importància. Només exhibint el carnet X es podia saber que tal persona podia accedir a unes instal·lacions, a un centre assistencial, etc. Avui l’usuari, titular del carnet, consta a la base de dades a la qual tenen accés els empleats de la piscina municipal o de la recepció del CAP, posem pel cas. En aquests casos, quan hi ha forma de verificar que una persona ha estat donada d’alta i figura en una relació d’usuaris, no sembla necessari recórrer a un altre document d’identificació personal que no sigui el DNI. Aquesta és, de fet, la funció del DNI i el que en justifica l’existència segon l’article 9 de la Llei Orgànica 1/1992, de 21 de febrer, sobre protecció de la seguretat ciutadana:

1. Todos los españoles tendrán derecho a que se les expida el Documento Nacional de Identidad, que gozará de la protección que a los documentos públicos y oficiales otorgan las Leyes, y que tendrá, por sí solo, suficiente valor para la acreditación de la identidad de las personas.

He subratllat la frase final perquè el seu enunciat obliga a relativitzar el paper dels carnets que són simplement identificatius que es puguin expedir des de serveis públics. Si una persona figura a una base de dades com a usuària donada d’alta amb dret a obtenir un servei, com és el cas de les biblioteques, i s’identifica amb el seu DNI que té “por sí solo” valor suficient per a identificar-la, sembla com a mínim discutible exigir-li una altra credencial. Si és que cal procedir a la identificació de l’usuari és adequat, o en qualsevol cas suficient, demanar que exhibeixi el DNI, pràctica expressament avalada per l’art. 2.2 del Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica. Aquest Reial Decret, en el seu article primer, reforça el valor i funció del DNI

1. El Documento Nacional de Identidad (…) goza de la protección que a los documentos públicos y oficiales otorgan las leyes (…)
2. Dicho Documento tiene suficiente valor, por sí solo, para acreditar la identidad y los datos personales de su titular que en él se consignen, así como la nacionalidad española del mismo.

A l’hora de verificar si una persona pot disposar d’un servei no hem de perdre de vista que allò que és essencial és identificar-la com a usuària i no si en aquell moment pot aportar un document en concret. La identificació es pot aconseguir amb el carnet de la biblioteca, el DNI, el carnet de conduir… o, com tantes vegades es fa a la pràctica, per la coneixença que es tenen el bibliotecari i l’usuari, sobretot quan aquest és un usuari habitual.

Un carnet específic d’identificació com a usuari d’un servei té tot el sentit quan no hi ha accés a la base de dades d’usuaris donats d’alta, com és el cas dels establiments que ofereixen descomptes als membres del Club Super 3 o als que disposen del Carnet Jove, o persones beneficiades per un descompte en el transport públic, o similars. Tal com dèiem en començar, un carnet té també molt de sentit quan incorpora recursos o eines indispensables per a obtenir un servei, com és el cas dels carnets universitaris expedits d’acord amb una entitat bancària i que es poden convertir en targetes de serveis financers, o el d’un carnet amb banda magnètica que serveixi per a donar accés a uns espais d’accés reservat, o un carnet del sistema de salut pública que en el futur pugui incorporar informació de la nostra història clínica, etc.

Els carnets específics d’usuaris d’un servei poden ser, per tant, necessaris, encara que no sempre. En la meva opinió s’haurien d’expedir només quan siguin imprescindibles. En qualsevol cas sembla clar que no són imprescindibles, no són l’únic sistema, per a identificar a l’usuari d’un servei públic. Recordem que les lleis promouen la simplificació dels tràmits administratius i reduir al mínim indispensable els tractaments de dades personals.  Els mínims carnets imprescindibles mentre avancem cap al somni de poder disposar d’una única credencial que ens permeti efectuar qualsevol tràmit o obtenir qualsevol servei.

Administració electrònica, Biblioteques Administració electrònica, Biblioteques, Protecció de dades

Un dels conceptes claus sobre els que es fonamenta (o fonamentarà) l’administració electrònica és el de “seu electrònica”, el lloc o adreça des del qual les administracions públiques comencen ja a establir els canals de relació amb els ciutadans de forma no presencial. El terme seu electrònica va aparèixer en el nostre ordenament per primer cop a l‘article 10 de la Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, i d’aleshores ençà altres normes hi han anat fent referència, perfilant-ne els seus continguts i funcions.

Però, què hi ha d’haver o per què ha de servir exactament la seu electrònica?

No hi ha (no hi ha d’haver) una relació tancada de canals i serveis a implementar des de la seu electrònica, perquè al final aquesta serà la plataforma, o el mitjà, des don les administracions públiques es relacionaran amb els ciutadans per aspectes o qüestions de o amb trascendència jurídica. Sí que hi ha però un mínim de canals o serveis que no hi poden faltar.

De manera orientativa, i sense pretendre ser una guia sinó únicament un document que pot servir d’orientació general, relacionem seguidament quins són els canals, informacions i funcions que, en base a la normativa actual, les administracions públiques han d’anar incorporant a la seva seu electrònica.

Les referències s’expresen de forma resumida. En el cas que no s’especifiqui res, el canal, servei o informació ha de ser implementat per qualsevol administració pública catalana. S’indica entre claudàtors els casos d’aplicació específica a l’Administració General de l’Estat [AGE] o a els ens de l’administració local [EAL] o específicament ajuntaments. Al final es facilita la normativa de referència.

Continguts de la seu electrònica (serveis, canals, informacions i funcions)

• Informació que permeti identificar el lloc com a seu-e.
• Informació sobre el seu titular i altres ens responsables del lloc/seu-e
• Sistema de verificació dels certificats de la seu
• Informació sobre conformitat de compliment de l’Esquema Nacional de Seguretat
• Distintius de seguretat identificatius dels que sigui mereixedora la seu-e
• Relació de sistemes de signatures-e admeses

• Competències, funcions, organigrama, càrrecs directius
• Activitats i serveis
• Personal responsable de tramitació dels procediments administratius
• Personal responsable de prestació dels serveis públics
• Relació de Llocs de Treball i les taules retributives

• Oferta d’ocupació pública
• Anuncis de les convocatòries d’accés a la funció pública local
• Nomenaments de funcionaris [EAL]
• Retribucions dels càrrecs amb dedicació exclusiva i parcial i règim de dedicació [EAL]

• Procediments que es poden iniciar/seguir via seu-e, en especial els d’autorització
• Informació dels procediments i tràmits de les activitats sotmeses a la Llei 17/2009
• Mapa del lloc [AGE]
• Carta de serveis i carta de serveis-e [AGE]
• Informació sobre l’ús de la seu i serveis que ofereix [AGE]
• Servei d’assessorament-e a l’usuari per a ús de la seu

• Informació sobre propietat intel·lectual dels continguts [AGE]
• Instruments de recerca de documents que poden ser objecte de reutilització per particulars
• Relació dels documents que poden ser objecte de consulta per part de particulars

• Informació sobre tractament de dades, en especial als formularis de recollida
• Enllaç al lloc de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades [AGE]

• Informes de la Sindicatura de Comptes i auditories financeres pròpies i dels ens dependents

• Convocatòries i resolucions
• Acords /actes de les sessions dels plens de la Corporació [EAL]
• Ordenances [EAL]
• Instruccions i respostes a consultes que interpretin el dret positiu o els procediments vigents

• Convocatòria d’informació pública procediments de planejament i gestió urbanística [ajuntaments]
• Acords que s’adoptin en tramitació procediments de planejament i gestió urbanística [ajuntaments]
• Instruments de planejament urbanístic [ajuntaments]
• Convenis urbanístics [ajuntaments]
• Informació dels tràmits dels plans i programes sotmesos a avaluació ambiental [ajuntaments]

• Normes de creació dels registres-e [AGE]
• Registre/s electrònic/s
• Indicació de data i hora del registre/s per a permetre el còmput del termini [AGE]

• Servei d’accés a l’interessat sobre estat tramitació procediment
• Espai personalitzat per a cada interessat amb calendari d’actuacions
• Canal per a comunicar-se amb el titular de la seu, i de suggeriments i queixes

• Servei de taula d’anuncis
• Publicació del diari o butlletí oficial propi
• Perfil del contractant
• Catàleg de dades i documents interoperables

Normativa de referència

ESTATAL

- LEY 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local

- LEY 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

- LEY 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente

- LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

- LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público

- LEY 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público

- LEY 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio

- REAL DECRETO 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

- REAL DECRETO 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica
CATALANA

- LLEI 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya

- LLEI 6/2009, del 28 d’abril, d’avaluació ambiental de plans i programes

- DECRET LEGISLATIU 2/2003, de 28 d’abril, pel qual s’aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya

- DECRET LEGISLATIU 1/2010, de 3 d’agost, pel qual s’aprova el Text refós de la Llei d’urbanisme

Administració electrònica Accés electrònic, Administració electrònica

L’administració electrònica comportarà innovar tots els àmbits d’actuació de les administracions públiques. El més visible de tots, encara que ni molt menys l’únic, és el de les relacions no presencials i amb efectes jurídics entre els ciutadans i l’administració. Dissabte passat, dia 5 de març, el BOE publicava la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible, cèlebre especialment per la seva disposició final 43 sobre protecció de la propietat intel·lectual, la denominada “Ley Sinde”. Entre moltes altres qüestions, no tan polèmiques, la Llei inclou precisament una referencia al calendari a seguir en la implantació dels canals d’administració electrònica (disposició adicional setena), un calendari als que altres normes ja s’han referit i que és oportú ara posar en ordre i sistematitzar. Recordem que es tracta de fer possible de forma no presencial i en els terminis i forma que comentarem drets i accions tan importants com ara

• Obtenir qualsevol classe d’informació
• Accedir als documents dels procediments en els que es té la condició d’interessat i conèixer l’estat de la tramitació
• Presentar sol·licituds i al·legacions i oposar-se a les resolucions i actes administratius
• Fer pagaments
• Iniciar el procediment i aportar documents per aquests mitjans
• Ser notificat

… entre altres drets esmentats a l’article 6 de la Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.

Els terminis màxims o finals en els que aquests canals o drets han de ser adoptats o posats en pràctica són els següents:

Administració General de l’Estat
Tots els procediments i actuacions abans del 31/12/2009.

Comunitats autònomes
Tots els procediments i actuacions abans del 31/12/2009, en la mesura que ho permetin les disponibilitats pressupostàries.
En cas de no compliment del termini indicat, abans del 7 de setembre de 2011 hauran d’haver aprovat i publicat un calendari amb els treballs i terminis amb indicació de les dates en les que els diferents drets seran exercibles per part dels ciutadans.

Generalitat de Catalunya (específicament)
Prop de 175 tràmits a efectuar per part d’empreses abans del 31.12.2012, segons calendari de l’annex de la Llei 29/2010.
Altres procediments s’afegiran al calendari de forma progressiva.

Ens de l’administració local
tots els procediments i actuacions abans del 31/12/2009, en la mesura que ho permetin les disponibilitats pressupostàries.
En cas de no compliment del termini indicat, abans del 7 de setembre de 2011 hauran d’haver aprovat i publicat un calendari amb els treballs i terminis amb indicació de les dates en les que els diferents drets seran exercibles per part dels ciutadans.

.

Essencialment aquests calendaris resulten del que figura a:

• Disposició Addicional 3a. Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (ara modificada parcialment per la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible)
• Disposició Addicional vuitena i annex de la Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya.

La novetat introduïda per la Llei d’Economia Sostenible és l’obligació de no deixar en suspens l’exercici dels drets per part dels particulars, sense termini i a mercè de les disponibilitats pressupostàries. A partir d’ara hi ha sis mesos per concretar els terminis, concreció que en el cas de la Generalitat de Catalunya s’ha començat a fer per la via de la Llei 29/2010.

Administració electrònica Accés electrònic, Administració electrònica

Els drets de propietat intel·lectual que obtenen les administracions públiques quan encarreguen un treball (un informe, un projecte tècnic, uns documents audiovisuals, un programa d’ordinador…) són motiu recurrent de conflicte i de mals entesos. És general la creença de que fer un encàrrec i pagar -lo ja comporta obtenir tots els drets sobre el resultat final (el text, les imatges…) i poder-ne fer qualsevol cosa sempre més, quan en realitat la Llei de Propietat Intel·lectual (art. 45) obliga a formalitzar amb precisió la cessió de drets. En realitat, com a criteri general, no s’obtenen drets sobre l’obra resultant d’un encàrrec si no s’ha pactat i documentat clarament.

En l’àmbit de l’activitat de les administracions públiques la Llei 30/2007, de 30 d’octubre, de contractes del sector públic ha introduït un règim especial. Tot i que és probablement la innovació més important, qualitativament parlant, en relació a la normativa de contractació anterior, és una novetat poc coneguda pels responsables de les nostres administracions i per això val la pena destacar-la i comentar-la breument. Diu l’art. 277 d’aquesta norma parlant dels contractes de serveis:

2. Salvo que se disponga otra cosa en los pliegos de cláusulas administrativas o en el documento contractual, los contratos de servicios que tengan por objeto el desarrollo y la puesta a disposición de productos protegidos por un derecho de propiedad intelectual o industrial llevarán aparejada la cesión de éste a la Administración contratante. En todo caso, y aun cuando se excluya la cesión de los derechos de propiedad intelectual, el órgano de contratación podrá siempre autorizar el uso del correspondiente producto a los entes, organismos y entidades pertenecientes al sector público a que se refiere el artículo 3.1.

El redactat no és gens afortunat, ni precís. Ens quedem amb el dubte de saber si és una cessió exclusiva o no exclusiva, si és per als usos relacionats amb la finalitat primera de l’encàrrec o per qualsevol ús, entre altres dubtes sobre els quals no és ara el moment ni el lloc d’aprofundir. Però la intenció del legislador és clara. Encara que no hi hagi una formalització de la cessió de drets, aquesta cessió de drets es produeix amb l’acceptació, de l’encàrrec, la seva realització i la percepció de la corresponent remuneració. Sempre serà millor que el plec de clàusules o altres documents especifiquin amb claredat quin és l’abast de la cessió de drets de l’adjudicatari de l’encàrrec (l’arquitecte, l’empresa d’informàtica, el redactor de l’informe…) a favor de l’ens del sector públic en qüestió. No obstant, diu ara la Llei que a falta de formalització hi ha una cessió de drets que ha de permetre l’explotació (en els termes de la normativa de propietat intel·lectual) de l’obra lliurada. Els contractes de serveis, per cert, venen definits a l’article 10 de la mateixa norma i s’enumeren a l’annex II.

Les conseqüències d’aquesta novetat són importants i afecten a àmbits diferents. En el de l’administració electrònica és de gran trascendència sobretot si el llegim conjuntament amb l’art. 45 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics

Artículo 45. Reutilización de sistemas y aplicaciones de propiedad de la Administración.
1. Las administraciones titulares de los derechos de propiedad intelectual de aplicaciones, desarrolladas por sus servicios o cuyo desarrollo haya sido objeto de contratación, podrán ponerlas a disposición de cualquier Administración sin contraprestación y sin necesidad de convenio.

Si encadenem els dos articles resulta que:

• Sobre un programa desenvolupat per una empresa de software per encàrrec d’un ens públic, aquest segon passa a tenir drets sobre el programa.
• Els drets els obté l’òrgan de contractació encara que no s’hagi formalitzat documentalment la cessió.
• El programa podrà ser utilitzat pel propi ens que va fer l’encàrrec i també per altres ens públics.
• La cessió a altres ens públics requerirà formalitats mínimes.
• Encara que en els documents de formalització de l’encàrrec es limitin al màxim els drets cedits, o es reservin al màxim a favor de l’adjudicatari, aquesta cessió a un altre ens públic sempre es podrà fer.

En definitiva, una novetat importantíssima que val la pena tenir present, i aprofitar.

Administració electrònica, Propietat intel·lectual Administració electrònica, Propietat intel·lectual

Es pot controlar la bústia de correu electrònic dels treballadors? És el mateix cas si és un nom genèric que si s’ha personalitzat amb el seu nom? Aquesta és una pregunta que reiteradament es fan els responsables de les administracions públiques o els gerents o administradors de les empreses. Respondre bé requeriria molt més espai que el d’un post d’aquest modest blog, de manera que, a risc de simplificar, em centraré en els aspectes claus.

Una qüestió prèvia a considerar, que és òbvia però veig que freqüentment no es té prou present. El contingut dels missatges de correu electrònic ha de ser (almenys es pressuposa que és) relatiu a les tasques assignades a un empleat i són essencials en el desenvolupament ordinari de la gestió dels afers d’una empresa, o en el seguiment d’un tràmit per part d’una unitat administrativa i, en el context de l’administració electrònica, poden formar part d’un expedient electrònic. Senyalada aquesta obvietat, en cas d”un possible mal ús cal prendre en consideració els aspectes següents.

Possibilitat de controlar. L’Estatut dels Treballadors atorga a l’empresari la facultat de controlar el compliment de les obligacions laborals (art. 20.3) , facultat que ha d’incloure el control de  l’ús dels béns i equips de l’empresa, i de la forma d’invertir el temps. En el cas del sector públic opino que aquesta facultat s’hauria d’utilitzar de la forma més rigorosa i exigent  possible, pel caràcter públic dels recursos.

Respecte a la dignitat. L’Estatut exigeix respecte a la dignitat i a la intimitat del treballador en el moment d’efectuar controls de la seva activitat (20.3) i en general en el desenvolupament de la relació laboral (4.2.e).

Conèixer els límits i condicions d’ús. Davant les expectatives d’ús que ofereixen els sistemes i eines que es proporcionen als treballadors, és convenient informar dels usos admesos i dels límits, així com dels criteris que es seguirien en cas de ser necessari el control.

Les referències “externes” dels missatges. Els administradors dels sistemes poden/han d’anar verificant la correcta utilització del correu, sobretot davant d’incidències. Les referències del remitent, destinatari, tema, documents adjunts, data i hora poden ser revisats sempre que es consideri necessari.

El contingut del missatge. En cas de  detectar missatges contraris a les normes generals o internes i que puguin contenir informació personal, sempre és preferible seguir un protocol, prèviament acordat amb els representants dels treballadors, per a procedir a la seva visualització. Entenc que aquesta es justifica sobretot si es suposa que s’està creant un perjudici a l’empresa, o a terceres persones.

Consentiment i coneixement de l’empleat? La jurisprudència ha evolucionat cap a reforçar la possibilitat de controlar els equips, i l’ús que se’n fa. El Tribunal Suprem (per exemple Sentència de 26 de setemebre 2007) desestima que els equips i mitjans s’hagin de considerar efectes personals o àmbits cedits personalment a l’empleat (com ho són les guixetes dels vestidors) i afirma que “el control empresarial de un medio de trabajo no necesita, a diferencia de lo que sucede con los supuestos del artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores [cas de les guixetes], una justificación específica caso por caso” entenent que “el hecho de que el trabajador no esté presente en el control no es en sí mismo un elemento que pueda considerarse contrario a su dignidad”. No obstant el tribunal entén que el control no ha de ser arbitrari ni desproporcionat, sinó fonamentat en indicis d’irregularitats.

Un exemple d’aplicació extrema d’aquests principis i d’atribució de facultats absolutes de control de l’empresari, és una sentència de fa pocs dies de l’Audiència Provincial de Madrid que veureu comentada en aquest article. Fins i tot sense informació prèvia i efectuant controls sistemàtics dels continguts dels correus-e es considera correcte l’actuació de l’empresari, sentència discutible que sembla contradir l’opinió més ponderada del Tribunal Suprem.

Administració electrònica, Intimitat honor imatge Administració electrònica, Intimitat honor imatge

El Govern Central anunciava fa pocs dies que l’any 2015 les administracions públiques ja no utilitzarien el paper per a deixar constància de les seves actuacions, una optimista previsió sobre la que ahir vaig publicar un breu article a EL PUNT que reprodueixo aquí sota:

“Llegir els acords i projectes que aproven els governs permet trobar de vegades notes d’humor, com ara recentment l’anunci del Consell de Ministres d’inici d’un pla (Avanza 2) per aconseguir que l’any 2015 les administracions públiques ja no elaborin documents en suport paper. Segons diu el govern central, d’aquí a cinc anys ja no veurem més els clàssics expedients farcits de documents, no s’utilitzaran els típics papers amb capçalera i les impressores ja no serviran perquè tot serà electrònic. Realment més val entendre-ho com una broma, perquè qualsevol que conegui mínimament l’administració sap que l’única manera de fer desaparèixer el paper de les oficines públiques per aquelles dates, d’aconseguir que no se n’hi vegin, serà començar a pensar a fer amagatalls i implantar procediments d’ocultació. Si la cosa ha d’anar per aquí proposo la construcció de parets giratòries, amb prestatgeries per als documents en paper per una banda (per treballar quan no hi hagi públic) i cartells turístics per l’altra (per quan entri un ciutadà), taules amb calaix com els dels antics pupitres escolars (al cim només pantalla d’ordinador i teclat i a sota els expedients entaforats com es pugui), paviments falsos amb les carpetes d’arxiu a sota… De possibilitats, com es veu, ja n’hi ha. No serà ben bé sense papers però almenys serà sense papers a la vista.”

El tema dóna per molt i, sense abandonar les ganes de veure-ho des del costat positiu i divertit, podem afegir que probablement aquest anunci/compromís acabi beneficiant el compliment de la normativa de protecció de dades perquè:

1. És impossible complir aquest compromís de fer desaparèixer el paper en els treballs de les AAPP el 2015 però…
2. No obstant caldrà fer veure que el paper ha desaparegut, de manera que…
3. Els funcionaris els hauran d’amagar amb tècniques com les explicades més amunt, i així…
4. Per tal que no es sàpiga que existeixen (els documents en paper, no pas els funcionaris) quedaran inevitablement més controlats, menys accessibles, o sigui que…
5. Estaran custodiats amb més seguretat tal i com demana el Reglament de la Llei de protecció de dades.

En definitiva, no haurem avançat en administració electrònica però sí en el compliment de la normativa de protecció de dades.

De manera que endavant amb l’objectiu de 2015 sense (però amb) documents en paper!

Administració electrònica Administració electrònica, Arxius, Documents públics