1)És evident, i ja en vàrem parlar una vegada, que la distinció entre compulsa i còpia autèntica és subtil o inexistent en funció de la legislació d’aplicació. I en realitat durant un temps no hi vaig veure diferència. Però sí que és cert que una cosa és realitzar una còpia simple que rep compulsa (un segell amb el dia d’ingrés i número de registre) i l’altra una còpia autèntica en què una autoritat de fe pública certifica que la còpia realitzada ho és conforme l’original, però compte!, només de documents que tingui i siguin produïts per la pròpia organització. Pot un funcionari de registre certificar com a còpia autèntica un document no produït per ell o per la seva organització? Per tant tot allò que entra per registre no es pot considerar còpia autèntica, sinó còpia simple compulsada.

2)El document pot entrar en còpia simple compulsada (realitzada prèvia digitalització), o en original o en còpia autèntica, en paper o en digital. En els casos paper, tant l’original com la còpia autèntica entren a formar part del procediment si s’escau i així es sol·licita. En el cas que entrin en digital han de ser convalidats pels sistemes d’ingrés verificant les seves eventuals signatures electròniques.

3)Els documents en còpia simple compulsada poden ser de conservació permanent o no en funció de com estigui avaluada la sèrie documental de l’agregació de documents a la qual pertanyen. Es podrien avaluar de’eliminació aquests documents a nivells inferiors a la sèrie documental? Bé, caldria veure els casos en què això apliqui.

4) En el cas d’originals i còpies autèntiques que entren a l’organització el mateix que el punt 3. Vindran avaluats en funció de la sèrie documental a la qual pertanyen.

5) Les còpies autèntiques substitutives només es podran fer de documents que pertanyin a l’organització. Ara bé, en el moment que un original extern passa a formar part d’un expedient incoat per l’organització, aquest document pot ser considerat formant part del fons de l’organització sense que efectivament l’hagi produït ella? En això dubto.

6) Se’m fa difícil poder identificar bé un regest sense els noms de les persones físiques o jurídiques que han manifestat una voluntat. Precisament, als efectes de recuperar millor l’assentament els noms i cognoms, el NIF, o l’adreça, em semblen els cercadors més útils per a trobar l’assentament pertinent. O almenys la pràctica habitual sembla ser aquesta, ateses les deficiències, la poca claredat o directament l’absència de molts del regestos efectuats en els registres d’entrades catalans. Per mi, de nou, l’aplicació de criteris LOPD en aquest tema em sembla també desproporcionat.

1.- En relació a la progressiva digitalització dels documents al Registre General cal dir que, d’igual manera que en el món paper, es tracta de realitzar còpies compulsades (que no auténtiques) d’alguns documents aportats pels ciutadans. En molts d’aquests casos, l’original roman en mans del ciutadà i el document entrant queda compulsat i amb capacitat de mer recurs informatiu i de suport al tràmit. En aquests casos la certificació ha de ser una mera compulsa i el valor del document el d’un document probatiu sense necessitat específica de conservació un cop superada la tramitació del procediment.

2.- En els casos que l’original queda a l’interior de l’organització, cal programar una digitalització substitutiva. En aquests casos, sí convé realitzar una còpia autèntica, i com a tal, convindria que fos consignada per la persona de l’organització que té la capacitat de fer-les, com ara un secretari. La capacitat d’autenticar actes no es troba en mans dels funcionaris del Registre, només tenen delegada capacitat fedataria per dir que la còpia realitzada s’assembla i s’ha derivat d’un pressumpte original. Però en cap cas li poden atribuir la capacitat de ser còpia autèntica. Penso que la digitalització substitutiva convé fer-la quan es vol preservar l’original a dins l’organització i quan aquest està previst que tingui una conservació allargada. Vull dir que és un procés diferent al de digitalització en seu de Registre.

3.- Ser preventiu per protegir les dades personals que apareixen a l’assentament del Registre és difícil. Depèn sobretot d’una excel·lent classificació de cada assentament. Això vol dir: (i) atribuir l’assentament a un procediment; (ii) relacionar aquest procediment amb una sèrie documental amb una relació, si és possible, 1:1; (iii) relacionar la producció d’aquesta sèrie documental a un grup d’usuaris concret (no a un grup obert) que permeti reduir els riscos a un grup concret de persones amb la competència per produir els documents que calguin i amb nom i cognom que permetin atribuir responsabilitats si s’escau. Insisteixo, això depèn d’una excel·lent classificació prèvia.

En definitiva, un bon post sobre un tema que no acaba de passar de moda!!

Salut!!

3.-