Archive

Posts Tagged ‘Arxius’

Eliminar els documents de l’empresa, quan?

març 23rd, 2014
Arxivador

James N. McCord, 1920

La pregunta amb la que he titulat aquest post no és pas fàcil de contestar, perquè tota empresa genera un volum considerable de documents de naturalesa i característiques diferents, per tant d’importància diferent. D’altra banda, segons el sector i l’activitat de l’empresa poden existir normes específiques que determinaran obligacions també específiques sobre conservació dels documents.

Les notes que segueixen són només unes pinzellades breus a manera d’aproximació a aquesta important qüestió. Fan referència a les principals normes i obligacions que afecten a la majoria de les empres i a la normativa fiscal i laboral. No fan referència al cas dels documents de les empreses del sector públic, els documents de les quals han de ser considerats de forma diferent per la seva condició de documents de titularitat pública. Ens referirem exclusivament a empreses privades, desvinculades del sector públic o sense presència de capital públic, que és el cas de la immensa majoria. Tema complicat, difícil de resumir i a la vegada molt important. Com és sabut l’eliminació de documents abans d’hora pot comportar conseqüències legals greus. 

Documents constitutius i actes. Determinats documents, com els que acrediten la personalitat i naturalesa de l’empresa així com els que en regulen el funcionament i l’actuació dels seus òrgans de govern, s’han de conservar de forma permanent durant tota la vida de l’empresa i almenys durant sis anys més seguint el que indica el Codi de Comerç (vegeu paràgraf següent). Es tracta principalment de tots els documents de constitució, escriptures, estatuts, llibre registre de socis i llibres d’actes.

Sis anys, termini general. El Codi de Comerç estableix un termini general de sis anys durant el quals els empresaris “conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio”  (art. 30). Aquesta obligació de conservar subsisteix també en el cas de tancament o dissolució de l’empresa.

Documents comptables i fiscals. La normativa fiscal conté nombroses referències a les obligacions formals dels obligats tributaris, entre les quals la conservació dels documents. La Ley General Tributaria fa referència de forma general a les obligacions en matèria de conservació i aportació de documents en cas d’inspecció. A partir d’aquesta referència general, les normes reguladores de cada impost contenen indicacions específiques per a cada cas. L’art. 29.2 LGT es refereix, sempre en termes generals, a l’obligació de conservar llibres, registres, factures, dades, informes, antecedents i justificants amb transcendència tributària, així com (qüestió important) les eines i recursos informàtics que n’han de garantir la consulta. L’obsolescència informàtica no pot ser excusa per no acreditar les obligacions fiscals. Entre els documents que cal considerar inclosos en aquesta referència genèrica hi hauria òbviament les factures emeses i rebudes, els llibres de factures, el diari i el de béns i inversions, la memòria anual i els quadres o estudis de càlculs de riscs.

La prescripció fiscal. Al cap de quatre anys venç el termini durant el qual cal acreditar el compliment de les obligacions fiscals. Passats quatre anys desapareix l’obligació de conservar els documents i el dret de l’administració tributària a exigir-los. Aquesta regla general i la forma de calcular els quatre anys figura als art. 66 – 67 LGT. La regla principal a recordar és que el còmput dels quatre anys no s’ha de fer a partir de la data del document o de l’operació, sinó des del dia següent al de finalització del termini reglamentari de presentació de la declaració de cada impost.

Documents sobre obligacions laborals. Les normes reguladores de la inspecció de treball enumeren els documents a conservar. La Ley 42/1997 ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social els esmenta en termes molt amplis a l’art. 5 – 3.3: “libros, registros, …declaraciones oficiales y contabilidad; documentos de inscripción, afiliación, alta, baja, justificantes del abono de cuotas o prestaciones de Seguridad Social; documentos justificativos de retribuciones; documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales y cualesquiera otros relacionados con las materias sujetas a inspección”. El termini de prescripció, per tant el termini durant el qual és exigible l’aportació de documents, figura a l’art. 4 del Text Refós de la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social: tres anys en els casos d’incompliment de la normativa laboral i quatre anys si l’incompliment es refereix a obligacions amb la Seguretat Social. En tots dos casos el còmput s’efectua a partir de la data de la infracció.
.

Sense poder fer ara referència a normes singulars que poden indicar altres terminis, podem concloure que les obligacions generals de conservació dels documents instrumentals (no constitutius o essencials) oscil·len entre els tres i els sis anys. Arribats a aquest punt val la pena recordar però que això no comporta necessàriament l’obligació d’eliminar-los. Els terminis de prescripció ho són de les obligacions legals, de manera que conservar els documents més enllà d’aquest termini no ha de comportar cap perill ni inconvenient per a l’empresa.  Hi ha obligació de conservar durant aquests terminis però no hi ha obligació d’eliminar els documents un cop hagin vençut. L’única normativa que ho exigeix és la de protecció de dades. L’art. 4.5 de la Llei orgànica 15/1999 de protecció de dades de caràcter personal i el Reglament de la Llei amb una mica més de precisió, limita el temps de conservació de les dades personals al termini durant el qual es poden exigir responsabilitats legals pel seu tractament, finalitzat el qual s’han de conservar anonimitzades o bé eliminar-les. Amb aquesta salvetat, qualsevol empresa hauria de considerar la conveniència de conservar almenys una part de la documentació generada. És la seva història, un actiu més al qual no ha de renunciar. El pas del temps els acabarà convertint en documents de gran interès patrimonial. Entraran a formar part del patrimoni cultural i adquiriran un valor històric. Per aquest motiu, i amb això acabem, la normativa de patrimoni cultural estableix l’obligació de conservar-los quan ja tenen quaranta anys d’antiguitat.

Arxius

Digitalitzar documents històrics

febrer 7th, 2013

ScanEls arxius, biblioteques i centres de documentació de tot el món han assumit com a missió fonamental la digitalització dels seus fons i posar-los a disposició del públic per mitjà d’Internet. Iniciatives individuals de centres o programes cooperatius, com per exemple Europeana o Memòria Digital de Catalunya, bolquen diàriament a la xarxa més i més documents, una llau meravellosa d’informació que segurament planteja moltes qüestions des del punt de vista tecnològic i de criteris metodològics, i també sobre la forma d’oferir-los als ciutadans. A aquesta segona qüestió es refereix aquesta entrada en el blog, mitja dotzena de notes que neixen de l’observació de la informació que sol acompanyar a les imatges dels documents digitalitzats que es difonen des de la xarxa a partir d’aquests programes. Aquests comentaris es refereixen sobretot als documents històrics.

1 – Cal reservar drets només quan hi ha drets a reservar. En molts casos, en la presentació de les imatges, s’incorporen referències de reserva de drets i de limitació d’usos. De vegades s’utilitza el símbol de la “C” encerclada i en altres ocasions les limitacions s’expressen amb un text de recordatori o advertiment. Aquestes indicacions podrien ser incorrectes i ho són de ben segur si es tracta de documents antics. Cal tenir present que no tots els documents mereixen la protecció que atorga la normativa de propietat intel·lectual. Molts documents (els de caràcter administratiu o les normes, per exemple) no tenen aquesta protecció. Altres que en podrien tenir (epistolaris, cartografia, dibuixos, textos literaris…) poden estar ja en domini públic, o sigui ser lliurement utilitzables. Per tant, abans de posar alguna indicació sobre reserva de drets cal verificar si hi ha drets a reservar. Si no n’hi ha, aleshores cal remarcar que són lliurement utilitzables.

2 – La digitalització d’un document no atorga drets a qui l’ha fet. Complementant el que hem dit en el primer punt, no és correcte atribuir-se drets sobre la reproducció. En alguns casos hem observat que es limiten usos dels documents indicant que hi ha drets no sobre el document original sinó sobre les reproduccions, afirmació que és errònia perquè les reproduccions mecàniques no atorguen drets susceptibles de protecció.

3 – No utilitzar les llicències Creative Commons en va. He llegit en moltes ocasions indicacions d’autorització d’ús dels documents només per a finalitats de recerca, docència o estudi, i d’exclusió d’ús per a finalitats comercials. En alguns casos aquesta informació es sintetitza utilitzant una llicència Creative Commons. Encara que això probablement es fa amb la voluntat d’afavorir l’ús d’aquests documents, insisteixo que correspon verificar primer si existeixen drets a protegir, com indicava en el punt 1, i encara que n’existissin, també caldria veure si és correcte establir limitacions. Utilitzar inadequadament una llicència Creative Commons pot arribar a ser un pas enrere en les finalitats d’obertura i afavorir lliure ús que són, precisament, la raó de ser d’aquestes llicències.

4 – Marques d’aigua, no gràcies. Si els documents són lliurement utilitzables no haurien d’estar protegits amb marques d’aigua. Ja són patrimoni de tots i no té cap sentit dificultar-ne la descàrrega i utilització, o marcar-los amb la referència del Centre. Sobre aquesta qüestió, que és més complexa del que aparentment pot semblar, hem de seguir la Recomanació 2011/711/UE que demana evitar “mesures per limitar l’ús de marques intrusives o altres mesures de protecció visual que dificultin la utilització del material digitalitzat de domini públic” (Recomanació 5.c).

5 – Tot a canvi d’una cita. A l’usuari que vulgui utilitzar la reproducció, sigui quin sigui l’ús, se li ha de demanar que citi la referència del fons o col·lecció i del centre. A part de ser el més adequat si vol treballar amb rigor, la seva cita permetrà que altres usuaris accedeixin i utilitzin aquell o altres documents. Una bona pràctica en aquest sentit aportarà també més valor a l’ús que faci l’usuari. Per tant, a interès dels ciutadans i també del propi centre, cal insistir i fer ben visible aquesta recomanació.

6 – Que l’usuari aporti informació. La presentació dels fons i col·leccions a la web hauria de permetre sempre fer aportacions, de manera fàcil i directa. L’experiència em permet aconsellar que els comentaris els puguin pujar només els usuaris que es registrin prèviament, encara que sigui amb una aportació de dades molt mínimes. Un espai per completar o enriquir la informació que aporta el document, corregir o incorporar atribucions i referències, és una eina de corresponsabilització en el tractament del patrimoni documental i una font d’informació important per al centre que custodia el document. En parlava en un post de fa un parell d’anys. Aquest pot ser també un bon canal per mitjà del qual l’usuari informi de l’ús (publicació, per exemple) que hagi pogut fer del document.

Arxius, Biblioteques, Internet , ,

30 anys i fi de reserva

juny 21st, 2012

En la complexa, i deficient, regulació del dret d’accés a la documentació pública, existeix un element que dóna llum i seguretat. Es tracta del termini de 30 anys que marca l’obertura o fi de l’exclosió de consulta de la documentació reservada. Dóna llum perquè fa accessibles documents que quedaven fora del coneixement del públic, i proporciona seguretat perquè es fonamenta en una dada objectiva (el transcurs de 30 anys) i no en conceptes indeterminats susceptibles de ser interpretats de forma diferent i restrictiva.

Analitzarem ara breument la incidència efectiva d’aquest important termini d’obertura que figura recollit a l’article 36 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents en els termes següents:

Vigència de les exclusions de consulta
1. D’una manera general, les exclusions establertes legalment quant a la consulta de documents públics queden sense efecte al cap de trenta anys de la producció del document, llevat que la legislació específica disposi una altra cosa.

Un termini general de fi de reserva figura en nombroses normes d’accés vigents en altres països. En alguns casos la documentació es qualifica d’històrica a partir d’una determinada data i es declara accessible, mentre que en altres simplement es posa fi a les reserves sense entrar a qualificar els documents. Un termini general d’obertura és molt positiu perquè evita exclusions d’accés sense límit final. Corregeix d’alguna manera al “mal legislador”. Es tracta d’evitar que una declaració de reserva establerta sense indicació de termini final es pugui prolongar absurdament. Òbviament un termini de fi de reserva serà positiu si no deixa transcorre massa temps, i en canvi serà negatiu si posposa l’accés massa anys.

En el cas de la llei catalana el legislador va tenir l’encert d’incloure aquest termini de 30 anys que és, al meu entendre, un termini raonable. Per a la inclosió d’aquest precepte va ajudar molt l’esborrany de la Recomanació del Consell d’Europa sobre accés als documents públics, una Recomanació aprovada el 2002 de la qual se’n coneixien versions molt acabades en el moment de preparar la Llei d’arxius i documents (1999-2001). En la versió final de la Recomanació llegim a l’article IV.3:

Els Estats membres haurien de considerar la possibilitat de fixar terminis més enllà dels quals no serien aplicables les limitacions esmentades en el paràgraf 1.

Pràcticament amb les mateixes paraules figura també a l’article 3.3 del Conveni del Consell d’Europa sobre l’accés als documents públics (2009). En el document justificatiu del text del Conveni s’explica la conveniència d’establir un termini precís  per evitar el perill d’”eternització” de la reserva. Diguem de passada que aquest Conveni ha estat signat fins avui per 14 països entre els quals no figura Espanya. Tampoc l’esborrany del Projecte de Llei de Transparència i Bon Govern, que servirà de base a l’esperada Llei estatal d’accés a la informació pública, conté cap previsió en aquest sentit (sobre aquest esborrany vegeu-ne aquest breu comentari).

Com dèiem més enlaire, és fonamental que el termini sigui raonable. En el cas de la norma catalana el termini de 30 anys s’inspira en el criteri de la normativa francesa (aleshores article 6 dla Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives i en l’actualitat article L. 213-1 Ordonnance n° 2004-178 du 20 février 2004 relative à la partie législative du code du patrimoine) encara que en aquell cas no fa exactament la mateixa funció:

Tous les autres documents d’archives publiques pourront être librement consultés à l’expiration d’un délai de trente ans

En definitiva, per a les administracions de l’àmbit d’incidència de la Llei catalana d’arxius i documents, els documents que hagin estat declarats reservats deixaran de ser-ho transcorreguts 30 anys de la data del documents i, per tant, seran lliurement accessibles, sempre i quan:

  • La declaració de reserva s’hagi fet sense indicar termini precís de fi de reserva.
  • No hi hagi una norma que indiqui procediment a seguir per a declarar-los accessibles (a la manera d’una desclassificació).

Per il·lustrar com incideix aquest termini d’obertura vegem-ne tres exemples.

Documentació de gestió tributària. La documentació generada en la gestió tributària té la consideració de reservada segons l’article 95 de la Llei 58/2003, de 17 de desembre, general tributària. A falta de termini en la norma reguladora d’aquesta funció, quedaria de lliure accés transcorreguts 30 anys. Aclarim que en aquest cas el lliure accés es produiria als 30 anys però sempre i quan no siguin dades tributàries de persones físiques sinó corresponents a persones jurídiques.

Documentació de contractació. Com a resultat dels procediments de contractació d’obres i serveis les administracions generen i obtenen molts documents que poden merèixer reserva tal i com preveuen els articles 140 i 153 del Text refós de la Llei de contractes del sector públic (aprovat pel Reial Decret Legislatiu 3/2011). En l’àmbit de la contractació el principi de transparència s’ha de combinar amb la preservació d’informacions que poden connectar amb el secret industrial i comercial. La documentació qualificada de reservada deixarà de ser-ho transcorregut aquest període de 30 anys, més que suficient per evitar actes de competència deslleial o altres que perjudiquin als licitadors.

Documentació del Govern. Un tercer exemple, i en aquest cas afectant a documentació d’excepcional interès, el trobem en la declaració de reserva sobre “les deliberacions del Govern [Consell Executiu de la Generalitat], com també les opinions i els vots que s’hi emeten” de l’article 30 de la Llei 13/2008, del 5 de novembre, de la presidència de la Generalitat i del Govern. Aquesta exclusió de consulta es fonamenta també en l’article 37.5 de la vigent Llei 30/1992 de procediment administratiu. Novament, a falta de termini final a la Llei del Govern, els efectes benèfics del termini dels 30 anys ha de permetre (finalment!) conèixer el contingut d’aquests documents.

.

Després d’aquests tres exemples i abans de tancar aquest comentari, convé insistir en el fet que el termini dels 30 anys no és aplicable al cas de les dades de caràcter personal. La protecció de les dades de les persones físiques es manté durant tota la vida de les persones interessades, tal com estableix la normativa reguladora d’aquesta informació. Recordem que l’obertura dels 30 anys opera a falta d’indicació expressa de límit i no és aplicable, per tant, al cas de les dades personals que sí tenen límit de protecció (la vida de les persones i 25 anys més en el cas de dades del nucli dur de la intimitat). No són aplicables els 30 anys en l’accés, per exemple, a les dades del padró d’habitants, que té la condició de reservat segons la normativa de règim local. Més detalls sobre la durada de la protecció sobre les dades personals els podeu llegir en aquesta altra entrada.

 

Accés a la informació , , ,

A propòsit de les dades d’una exreclusa

abril 16th, 2012

Jail cell hell / C.L. Denmark

L’any 2010 una exreclusa, un cop complerta la seva condemna, va sol·licitar a la Dirección General de Instituciones Penitenciarias (DGIP) que es cancel·lessin les seves dades dels fitxers informàtics d’aquesta Direcció General. El fitxer d’on s’havien de cancel·lar les dades és en realitat una base de dades que feia funcions de catàleg i permet accedir als expedients de presos i expresos. Davant la negativa de la DGIP la persona afectada es va adreçar a l’Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que, en la seva Resolució núm. R/00068/2011 de 28 de gener, va donar-li la raó i va ordenar a la DGIP que procedís a la cancel·lació de les dades.

Es tracta d’un cas molt interessant que val la pena comentar. Planteja nombroses qüestions, per exemple:

  • A qui li correspon decidir si determinats documents, dades… tenen o no tenen valor històric o cultural?
  • Quin és l’abast i els límits del dret de cancel·lació reconegut a l’art. 16 de la LOPD?
  • Fins a quin punt ha de ser determinant la voluntat de la persona interessada?

Aquestes preguntes guarden relació amb un tema de gran importància, com ho és la conservació o l’eliminació de la informació pública, tractat a la normativa de patrimoni cultural i a la d’arxius i, des d’una altra perspectiva, a la de protecció de dades de caràcter personal, que reconeix als ciutadans la possibilitat de fer cancel·lar les seves dades en determinades circumstàncies.

Tornem a la DGIP i a la seva negativa a cancel·lar les dades. La seva resposta es fonamentava en l’article 9.2 del Reglamento Penitenciario

Los datos de carácter personal de los reclusos contenidos en los ficheros informáticos penitenciarios no seran cancelados, cuando ponderados los intereses de presencia, concurran razones de interés público, de seguridad y de protección de los derechos y libertades de terceros, así como cuando posean un valor intrínseco de carácter histórico y estadístico a efectos de investigación.

El valor històric i estadístic havia estat determinat, deia la DGIP, per la Comisión Calificadora de Documentos del Ministerio del Interior (sessió celebrada el 20 de novembre de 2002) en un acord que justificava la conservació de les dades d’aquest fitxer més enllà del temps de compliment de la condemna. Com és sabut, a l’àmbit de l’administració pública, pel què fa a la documentació generada per les entitats públiques, existeix un procediment per determinar aquest valor o interès històric, científic  o cultural, un procediment en el que tenen un paper determinant les comissions qualificadores, unes comissions de caràcter tècnic integrades principalment per juristes, historiadors i arxivers. Per a les administracions catalanes la norma de referència és el Decret 13/2008 que regula la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental. En el cas de l’Administració de l’Estat, un Reial Decret de 2007 regula la Comisión Superior Calificadora de Documentos, amb funcions similars. La normativa estatal preveu també la creació de comissions específiques per a determinats organismes, com ho és la Comisión del Ministerio del Interior que intervé en aquest cas.

Tot i els raonaments de la DGIP, la citada Resolució de l’AGPD atorga la raó a la persona afectada amb arguments que ja havia expressat en anteriors resolucions (per exemple Resolució de 24 de març de 2008 sobre un cas molt similar) i ordena a la DGIP que procedeixi a la cancel·lació de les dades.

No interessa ara entrar en tots els detalls d’aquest interessant cas sinó únicament destacar-ne alguns elements i, al mateix temps, formular alguna valoració personal fruit de l’anàlisi i comparació de les diferents normes que incideixen en aquests casos.

  • La determinació del valor històric, científic… i, per tant, la seva possible conservació, ha de ser motivada i justificada amb grau suficient (qüestió subratllada per la Resolució de l’AGPD).
  • L’article 9 del Reglament LOPD reconeix el valor dels dictamens de les comissions qualificadores com a base per a determinar la conservació de dades quan el seu valor històric o cultural ho justifica. No obstant, en el cas que comentem, correspondria determinar-ho a la Comisión Superior Calificadora i no tant a la Comisión del Ministerio del Interior.
  • L’art. 157 del Reglament LOPD especifica el procediment a seguir per a obtenir de l’AGPD l’autorització de conservació permanent del fitxer en qüestió. En els casos en els que existeixi un dictamen de les comissions qualificadores superiors, seria desitjable que aquest procediment es pogués limitar a un simple trasllat o comunicació de l’acord de la comissió qualificadora. No té sentit ni sembla lògic que un dictamen emès per experts en compliment de funcions reconegudes per la normativa hagi de ser revisat o pugui ser qüestionat per l’AGPD.
  • Del règim general de conservació o eliminació dels fitxers i les dades establert a la normativa de protecció de dades n’haurien de quedar exclosos els inventaris, catàlegs, bases de dades o similars que fan funcions d’instruments de descripció i permeten identificar, controlar i accedir als documents. Aquests instruments de descripció són essencials per a garantir el bon funcionament de les administracions públiques i el control i accés als documents, i són d’obligada elaboració per part dels responsables de la gestió i custòdia dels documents. En qualsevol cas els instruments de descripció s’han d’elaborar de manera que la seva publicació no conculqui els drets en matèria de protecció de dades.

Arxius, Protecció de dades , ,

Regulació del Sistema Estatal d’Arxius: més val tard que mai?

novembre 29th, 2011

Divendres passat el BOE publicava el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. Aquest modest blog no és el lloc adequat per a fer una anàlisi detallada d’aquest important text que substitueix el Reglament de 1901 (sic.) i afecta de manera àmplia, tot i la seva poca extensió, el règim jurídic dels documents i la informació del sector públic, principalment l’estatal. No obstant no puc estar-me’n de comentar un article que m’ha cridat especialment l’atenció, concretament el numeral 2 de l’article 28. Redacto aquest comentari per compartir amb els amables lectors d’aquest blog la meva estupefacció pel contingut d’aquest article on observo que s’encadenen diferents errors i una molt discutible atribució de responsabilitats als particulars que vulguin consultar determinats documents.

Artículo 28. Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por contener datos personales.

2. El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar a la intimidad o a la seguridad de las personas, o que tengan la consideración de especialmente protegidos en los términos de la normativa de protección de datos personales, incluyendo los que se encuentren en procedimientos o expedientes sancionadores, será posible siempre que medie el consentimiento expreso y por escrito de los afectados.
No obstante, serán accesibles los documentos con datos personales que puedan afectar a la seguridad o intimidad de las personas cuando hayan transcurrido veinticinco años desde el fallecimiento de los afectados. Si éste dato no constara, el interesado deberá aportar la correspondiente certificación expedida por el Registro Civil.
Cuando no fuera posible conocer la fecha o el hecho del fallecimiento y el documento o documentos solicitados posean una antigüedad superior a cincuenta años, el acceso se concederá si, atendidas las circunstancias del caso, se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos.

La lectura d’aquests paràgrafs obliga a fer dues primeres consideracions sobre la remissió que es fa a la normativa de protecció de dades. En primer lloc s’utilitza erròniament un concepte, el de “datos especialmente protegidos”, que s’aplica, segons diu l’article, “en los términos de la normativa de protección de datos”, normativa que en realitat considera que totes les dades personals són especialment protegides. En realitat ni la Llei Orgànica 15/1999 de protecció de dades de caràcter personal ni el seu Reglament no utilitzen aquest concepte. L’art. 92 del Reglament es refereix a dades “especialmente sensibles” però sense atribuir-ho a cap dels tres nivells de seguretat / sensibilitat: bàsic, mitjà i alt. La remissió a la normativa de protecció de dades per determinar quins són els “datos especialmente protegidos” no aclareix res sinó que crea confusió.

Més greu és la segona remissió a la normativa de protecció de dades, a la darrera frase que hem transcrit. S’indica que es tindrà present aquella normativa en el cas de documents que facin referència a persones difuntes de les quals no s’hagi pogut conèixer la data de la mort. Sorprèn que s’hagi pogut redactar i aprovar aquesta frase perquè com és ben sabut la normativa de protecció de dades no afecta les dades de les persones difuntes, aspecte sobre el que no podem ara centrar-nos però que recorda l’art. 2.4 del Reglament de la Llei (més detalls al respecte els podeu llegir en aquest post anterior).

No obstant, aquests errors de remissió probablement no tenen massa importància al costat de l’establimnet d’una nova limitació a l’accés als documents que s’introdueix de manera poc perceptible. El termini final de la reserva sobre els documents amb dades de la intimitat, o processals, de salut… figura clarament establert a l’art. 57.1.c de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (LPHE), de la qual deriva en bona part el Reial Decret que ara comentem. La Llei de 1985, seguida en aquest punt per les normes autonòmiques del mateix àmbit, es limita a dir que:

Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.

Superats aquests terminis finalitzaria la reserva segons la Llei, però el nou Reial Decret, desvinculant-se sorprenentment de la lletra de la Llei, innova en aquest apartat deixant a criteri de no se sap qui la possibilitat de prorrogar el termini de reserva “si, atendidas las circunstancias del caso, se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado”. Com es veu són unes pautes que deixen molt de marge a interpretacions diferents però, sobretot, és una incorrecta superació de les facultats corresponents a l’exercici de la potestat reglamentària que introdueix una nova limitació a l’accés de forma absolutament il·lícita. Permeti’m el lector fer-li notar a més que difícilment es podrà posar en risc “la seguridad del afectado” sobretot pel fet que en aquest cas ens estem referint a una persona difunta. ¿És una nota d’humor negre o és, simplement, una altra demostració del poc rigor en la redacció d’aquesta norma?

Finalment mereix també comentari la qüestió de l’aportació del certificat del Registre Civil. D’ençà de l’aprovació de la LPHE certament quedava obert a interpretacions determinar a qui correspondria acreditar que s’han superat els 25 anys de la mort d’una persona per poder tenir accés als documents reservats, acreditació que no és fàcil ni per a l’administració que custodia els documents ni per al particular que hi vol accedir. La nova norma atribuiex al sol·licitant la càrrega de provar-ho i ho haurà de fer, a més, aportant certificat del Registre Civil. De manera que no serien suficients dades obtingudes de fonts bibliogràfiques, ni una esquela publicada en un diari, ni la carta d’un familiar que així ho acrediti… Caldrà aportar certificat del Registre Civil, certificat que d’acord amb la nova regulació d’aquest Registre no serà fàcil d’aconseguir. Precisament la nova Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil preveu restringir-ne la consulta als ciutadans, almenys en comparació amb la normativa precedent, i afavorir-ne la consulta per part de les administracions que ho requereixin per a l’exercici de les seves competències i funcions (especialment art. 80). A més d’obligar al ciutadà a fer un tràmit davant del Registre Civil que difícilment podrà realitzar, el Reial Decret no sembla prendre en consideració la necessitat de simplificar els procediments administratius i de reduir el volum de documents a aportar per part dels ciutadans en les seves relacions amb l’administració. De fet la mateixa nova Llei del Registre Civil es proposa reduir aquestes aportacions per part dels ciutadans, indicant-ho en el seu article 80.2 en uns termes que semblen desconèixer els redactors del Reial Decret:

Las Administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus competencias sólo podrán exigir a los ciudadanos la presentación de certificados del Registro Civil cuando los datos objeto del certificado no obren en poder de aquéllas, o cuando fuere imposible su obtención directamente por medios electrónicos.

En definitiva la Llei del Registre Civil amb bon criteri ve a limitar l’accés dels particulars al Registre però afavoreix la consulta per part de les administracions públiques, en perfecta sintonia amb el principi establert a l’art. 6.2.b de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (no obligació d’aportar documents que ja obrin en poder de les administracions). L’obligació d’aportar el certificat de defunció s’estableix finalment sense límit, de manera que segons el Reglament podria ser exigible de persones que van morir per exemple avui fa 130 anys (data en la que s’inicia l’actual Registre Civil).

Lamentable article 28.2 que, en base a un aspecte molt puntual i precís sobre l’accés als documents, demostra una anacrònica concepció del servei públic i de les relacions ciutadans – administracions.

Accés a la informació, Arxius ,

Els motius d’una sentència sobre motius

desembre 14th, 2010

El meu amic David Moré, l’infatigable historiador i arxiver de Tossa de Mar, em passa còpia de la Sentència del Jutjat de Blanes d’ara fa un mes que decideix sobre la denúncia contra ell, contra un altre historiador, contra l’Ajuntament de Tossa i, encara, contra el Centre d’Estudis Tossencs, presentada a partir de la publicació del llibre Diccionari de més de mil mots de la història de Tossa. Sobre aquesta denúnica ja se’n van fer ressò alguns mitjans, així com del feliç desenllaç per als denunciats que, de moment, i a l’espera de si es presenten recursos,  han vist com es desestimava la demanda. La denúncia posava sobre la taula la confrontació dels drets a l’honor, a la intimitat i a la pròpia imatge amb la necessitat de fer recerca i amb l’interès que per a la societat tenen els treballs de recerca.

La demanda la van presentar les filles de dues persones, ja difuntes, de les que el llibre citat en publicava els motius juntament amb l’explicació de la causa o origen:

- En Pere Babaies: “el motiu prové del seu parlar salivós”.

- En Mueca: “”el motiu prové d’un defecte físic a la boca”.

D’aquests i de tots els motius recollits els autors indiquen el nom i cognoms i les dates de naixement i mort de la persona que el portava, a més d’altres dades familiars, ofici, etc.

Les demandants entenien que aquesta informació atemptava contra els drets reconeguts a l’article 18 de la Constitució Espanyola, o sigui contra l’honor, la intimitat personal i familiar i la imatge) dels seus pares, mentre que els demandats van adduir que era un treball de recerca, d’interès històric, i  que per tant  quedava emparat per l’article 8 de la Llei Orgànica 1/1982 de protecció civil dels drets a l’honor, a la intimitat personal i familiar i a la pròpia imatge:

Uno. No se reputará, con carácter general, intromisiones ilegítimas [contra aquests drets] las actuaciones autorizadas o acordadas por la Autoridad competente de acuerdo con la Ley, ni cuando predomine un interés histórico, científico o cultural relevante.

De la sentència crida l’atenció la insistència en considerar l’article 20 de la Constitució Espanyola (Dret a la informació i dret a expressar lliurement opinions), i en valorar-ne la incidència en el cas que, des del meu punt de vista, no existeix. També sorprèn la poca consideració que es dóna al dret a la pròpia imatge, que es vincula únicament a la imatge gràfica de la persona quan en realitat guarda relació o afecta també al nom d’una persona.

En canvi és molt interessant la valoració que fa la jutgessa sobre la naturalesa, metodologia i finalitats del treball, afirmant que el que és important és el seu caràcter científic, que és de recerca i no de “safareig” segons diu textualment, i el rigor i la diligència demostrada pels autors en la recollida i en l’estudi dels motius.

En definitiva, la sentència desestima la demanda i ve a dir que en aquest cas preval l’interès històric i científic per sobre del bon nom o la imatge dels pares de les denunciants. Certament un cas interessant sobre el qual m’agradarà tornar-hi per plantejar diferents qüestions que entenc no s’analitzen suficientment en la sentència  però que ara, a l’espera de si hi ha recurs d’apel·lació, no és oportú exposar.

P.S.: Una ressenya del llibre la podeu llegir al núm. 254 de la Revista de Girona.

Arxius, Intimitat honor imatge ,

El Reglament del Sistema Municipal d’Arxius de Barcelona

novembre 25th, 2010

Ahir al matí, a la Casa de l’Ardiaca, seu de l’Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona, es va presentar el recentment aprovat Reglament del Sistema Municipal d’Arxius de l’Ajuntament de Barcelona, una norma ambiciosa que incideix sobre tota la documentació municipal, s’obre a la nova realitat de l’administració electrònica i regula i relaciona les funcions i responsabilitats dels diferents centres d’arxiu municipal. El text final del Reglament va ser aprovat per la Corporació el passat 14 de juliol i el podeu llegir clicant en aquest enllaç en la versió que amablement m’ha facilitat la Direcció del Sistema Municipal d’Arxius.

Vaig participar en l’elaboració d’aquesta interessant norma en qualitat d’assessor extern de l’Ajuntament i ahir vaig tenir el plaer de poder participar en la sessió de presentació amb una intervenció sota el títol  Els documents i els arxius al centre de l’espiral. Novetats normatives en el context de la societat de la informació, que em va permetre referir-me a les principals novetats sobre la gestió de documents introduïdes per una dotzena de lleis aprovades en el període 2007 – 2010, destacant l’èmfasi que es posa en la necessitat de la funció arxiu i en l’aplicació de tècniques de gestió documental.

A l’animat torn de paraules final moltes intervencions van anar sobre la denominada reutilització de la informació del sector públic, una nova funció i un nou servei que s’ha de donar a la informació, en relació al qual, precisament, l’Ajuntament de Barcelona acaba d’anunciar que el primer trimestre de l’any vinent obrirà un portal – OpenData BCN – orientat a promoure aquest nous usos de la informació pública.

Alguns dels articles comentats els podreu trobar en el prezi que trobareu a sota mateix. Sense el text de la conferència les imatges perden molt de sentit però permeten veure els temes que van ser objecte de comentari. Un advertiment. En els textos no hi ha accents perquè prezi no n’admet. Per visionar-lo únicament cal anar clicant sobre la fletxa de play de la part inferior.

Bon zooming!!

Arxius, Informació pública, Patrimoni cultural , , ,

Pergamins, sms i documents electrònics

novembre 8th, 2010

Als historiadors els agrada insistir en la idea que la història no es repeteix. La societat canvia i per tant és veritat que mai torna a passar el mateix, de manera que els hem de donar la raó. Això no ha d’impedir que juguem a vegades a fer comparacions entre coses actuals i altres de més antigues, tan antigues com un pergamí, per exemple. L’altre dia, visitant una exposició en vaig tenir un a pocs centímetres i la seva observació em va evocar dues coses tan actuals com els missatges sms i la signatura electrònica.

En què s’assembla un pergamí i un sms? Aparentment no hi ha res més diferent que aquestes dues maneres de comunicar o registrar informació i, no obstant i això, en tots dos casos l’ús de les abreviatures, en el cas dels sms x nar + ràpid i xq no interessa gens la forma :-( , i en el cas dels pergamins per estalviar temps a l’escrivà i escurçar la llargada del text amb el conseqüent estalvi en la utilització d’un suport costós. Els textos que llegim o, millor dit, que veiem en un pergamí estan plens de paraules a les que s’ha aplicat una contraccó i altres escurçades amb una ratlla al damunt. Segles després els humans hem tornat a recórrer a un sistema similar que utilitzem a diari en els sms que no parem d’enviar.

Alguns pergamins, no pas tots, es tancaven amb un altre element que en certa manera “ha tornat”. Es tracta del segell amb el que es tancava i donava valor legal, valor d’autèntic, a un document. Un motlle de metall i cera verge o de color permetien fer una funció molt semblant a la que ara donem, o volem donar, a la signatura electrònica, que és més un segell que tanca el document, diferent per a cada ocasió, que no pas una signatura en el sentit que entenem la manuscrita.

Noves solucions, o no tan noves, per a resoldre qüestions que els nostres avantpassats ja es plantejaven, i ja resolien  :-)

Arxius, Curiositats ,

2015, sense papers a les AAPP?

octubre 12th, 2010

El Govern Central anunciava fa pocs dies que l’any 2015 les administracions públiques ja no utilitzarien el paper per a deixar constància de les seves actuacions, una optimista previsió sobre la que ahir vaig publicar un breu article a EL PUNT que reprodueixo aquí sota:

“Llegir els acords i projectes que aproven els governs permet trobar de vegades notes d’humor, com ara recentment l’anunci del Consell de Ministres d’inici d’un pla (Avanza 2) per aconseguir que l’any 2015 les administracions públiques ja no elaborin documents en suport paper. Segons diu el govern central, d’aquí a cinc anys ja no veurem més els clàssics expedients farcits de documents, no s’utilitzaran els típics papers amb capçalera i les impressores ja no serviran perquè tot serà electrònic. Realment més val entendre-ho com una broma, perquè qualsevol que conegui mínimament l’administració sap que l’única manera de fer desaparèixer el paper de les oficines públiques per aquelles dates, d’aconseguir que no se n’hi vegin, serà començar a pensar a fer amagatalls i implantar procediments d’ocultació. Si la cosa ha d’anar per aquí proposo la construcció de parets giratòries, amb prestatgeries per als documents en paper per una banda (per treballar quan no hi hagi públic) i cartells turístics per l’altra (per quan entri un ciutadà), taules amb calaix com els dels antics pupitres escolars (al cim només pantalla d’ordinador i teclat i a sota els expedients entaforats com es pugui), paviments falsos amb les carpetes d’arxiu a sota… De possibilitats, com es veu, ja n’hi ha. No serà ben bé sense papers però almenys serà sense papers a la vista.”

El tema dóna per molt i, sense abandonar les ganes de veure-ho des del costat positiu i divertit, podem afegir que probablement aquest anunci/compromís acabi beneficiant el compliment de la normativa de protecció de dades perquè:

  1. És impossible complir aquest compromís de fer desaparèixer el paper en els treballs de les AAPP el 2015 però…
  2. No obstant caldrà fer veure que el paper ha desaparegut, de manera que…
  3. Els funcionaris els hauran d’amagar amb tècniques com les explicades més amunt, i així…
  4. Per tal que no es sàpiga que existeixen (els documents en paper, no pas els funcionaris) quedaran inevitablement més controlats, menys accessibles, o sigui que…
  5. Estaran custodiats amb més seguretat tal i com demana el Reglament de la Llei de protecció de dades.

En definitiva, no haurem avançat en administració electrònica però sí en el compliment de la normativa de protecció de dades.

De manera que endavant amb l’objectiu de 2015 sense (però amb) documents en paper!

Administració electrònica , ,

Arxius d’imatges a Internet

octubre 4th, 2010

La Principal de la Bisbal, any 1892

Dijous passat, en el marc de la II JORNADA TÈCNICA 2010 organitzada per INSPAI Centre de la Imatge de la Diputació de Girona amb el tema general d’«El patrimoni fotogràfic de les comarques gironines, la gestió de les imatges en els ens locals» (materials consultables al lloc web d’INSPAI), vam tractar una qüestió que crea  dubtes als gestors d’arxius d’imatges de naturalesa pública que ara, més que mai, volen/han de posar els seus fons i col·leccions a l’abast del públic.

És evident que qualsevol centre que tingui imatges i els vulgui fer accessibles al públic o els fa visibles a Internet o aviat serà gairebé com si no existissin. A aquesta qüestió (necessitat de donar-se a conèixer i ser accessible a la xarxa) s’hi afegeix per als centres del sector públic l’obligació de ser-hi. Per a aquests centres no només és convenient sinó que és obligatori posar els catàlegs a Internet per donar compliment a la normativa sobre patrimoni cultural i foment de la cultura (els poders públics han de ser actius en aquests àmbits), a la normativa sobre accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (donar opció a consulta i ús de serveis de forma no presencial), reutilització de la informació del sector públic (que estableix l’obligació de lliurar documents i dades telemàticament), etc… En definitiva, els centres públics han d’informar de les seves col·leccions i fons i, en el cas de les imatges, això vol dir pujar-les directament perquè és evident que ,per més dades que es donin sobre una imatge, únicament si la imatge, ella mateixa, és visible, el potencial usuari sabrà si li pot interessar.

De tota manera es dóna el cas que molts centres disposen de fons sobre els quals no queda clara la titularitat dels drets, generalment per falta d’informació sobre qui són aquests titulars i quina és la seva voluntat. També aquestes imatges, sobre les quals el Centre no disposa de drets i que no estan encara en domini públic, han de ser conegudes pel públic, perquè només així podran arribar a ser utilitzades. Tot i existir drets vigents sobre aquestes imatges hi ha determinats usos, per exemple els que tenen la cobertura del dret de cita o la il·lustració de la docència, que poden ser efectuats de forma lícita sense necessitat d’autorització expressa del titular. No obstant, difondre imatges per Internet és una modalitat de comunicació pública (art. 20.2.i LPI) per realitzar la qual es requereix disposar de drets.

Així doncs, la qüestió es pot resumir en cinc punts que formen una mena de cercle viciós:

  • Els centres públics han de pujar totes les imatges a Internet per a fer possible la seva utilització per part del públic, en el grau i mesura permès per la Llei.
  • Hi ha imatges en els centres sobre les que no es tenen drets.
  • Posar les imatges a Internet és un acte de comunicació pública que requeriria autorització del titular dels drets.
  • No tots els usuaris del lloc web seran investigadors o docents que podrien fer un ús lícit de les imatges (sense autorització del titular)
  • Però si no es posen les imatges a Internet no es complirà la missió dels centres públics, per tant…
  • Els centres públics han de pujar…

L’única manera de salvar aquest aparent cercle tancat és, al meu entendre, pujar les imatges sobre les quals no es disposa de drets suficients en un format (mida, resolució, marca d’aigua) que per una banda permeti presentar la imatge a tots els usuaris de la web però que per altra banda impedeixi un ús “automàtic” o directe, sense passar per un tràmit mínim de sol·licitud d’ús, autorització i compromís d’utilització respectuosa amb els drets dels titulars. Òbviament aquestes precaucions no hauran d’existir en el cas d’imatges que estiguin ja obertes a l’ús de qualsevol usuari, ja sigui per voluntat dels titulars dels drets o perquè es trobin en domini públic.

Arxius, Biblioteques, Fotografia, Internet , , ,