Quins documents es pot emportar el senyor alcalde?
Els resultats d’unes eleccions comporten sovint un relleu en els llocs de direcció polÃtica de les nostres administracions. En aquestes circumstà ncies molts dels cà rrecs que pleguen es plantegen quins són els documents que poden quedar-se i endur-se, i quins són els que han de deixar al seu successor. Aquests dies han estat reiterades les consultes que han arribat al despatx sobre la necessitat de delimitar els documents que són propis de la institució i els que són de l’alcalde o alcaldessa, o del president d’un altre tipus d’ens local, o del regidor, o del cà rrec de confiança que haurà de deixar el lloc juntament amb la persona que el va triar. En entrades anteriors d’aquest blog m’havia referit a la qüestió de la titularitat del que podrÃem denominar documents dels polÃtics, comentant el que passà a la Moncloa en el relleu Aznar – Zapatero, o el que passà a la Casa Blanca en el relleu Bush – Obama. Seguidament resumeixo els aspectes principals a considerar sobre aquesta qüestió de gran importà ncia que, en cas de mala praxis, pot comportar conseqüències greus.
D’entrada cal aclarir que els documents de titularitat pública, o sigui els que són propis de les institucions, no són només els documents administratius, els expedients administratius i els registres. També els documents creats pels polÃtics, cà rrecs electes, cà rrecs de confiança i similars formen part o s’integren l’esfera dels documents públics. L’article 6 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents enumera els documents públics englobant tots els documents de les administracions públiques, sense diferenciar naturalesa, insistint a més en aquesta qüestió de la manera següent:
2. Es consideren inclosos en l’enumeració de l’apartat 1 els documents produïts o rebuts per les persones fÃsiques que ocupen cà rrecs polÃtics en institucions públiques, sempre que aquests documents tinguin relació amb les funcions administratives o polÃtiques pròpies del cà rrec.
A la mateixa conclusió s’arriba per la lectura de l’art. 49.2 de la Llei del Patrimoni Històric Espanyol (LPHE) i 19.2 de la Llei del Patrimoni Cultural Català .
Tots els procediments, criteris en el tractament i tècniques que la normativa exigeix aplicar als documents públics són, per tant, d’aplicació als documents dels cà rrecs polÃtics. Què passa quan un cà rrec d’aquesta naturalesa acaba el seu mandat o cessa? Tant la normativa estatal com la catalana deixen clara la qüestió. Diu la Llei d’arxius i documents (art. 10.3)
Els documents produïts o rebuts pels cà rrecs polÃtics que, en cessar en llurs funcions, no es trobin a l’arxiu corresponent han d’ésser lliurats a qui els succeeixi en el cà rrec o ingressats a l’arxiu de l’administració o ens pertinent.
Molts anys abans (1985) la LPHE, d’aplicació a tots els documents públics, ho havia ja establert aixà (art. 54), afegint un advertiment sobre el que comporta incomplir-ho.
1. Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a los que se refiere el artÃculo 49.2 de la presente Ley están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda.
2. La retención indebida de los documentos a que se refiere el apartado anterior por personas o instituciones privadas dará lugar a que la Administración que los hubiera conservado, generado o reunido ordene el traslado de tales bienes a un archivo público, sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiera haberse incurrido.
L’obligació d’evitar que desapareguin documents i, en el cas que se’n retirin, emprendre accions per restituir-los, es contempla també en la Llei d’arxius i documents catalana perquè en aquest cas caldria aplicar l’art. 12.2
Quan els titulars de documents públics tinguin coneixement de l’existència de documents propis en possessió de tercers han de prendre les mesures legals pertinents per a recuperar-los.
El legislador s’ha preocupat de deixar clara aquesta qüestió que afecta, recordem-ho, a tota classe de document, sigui quin sigui el seu suport, generat o rebut en l’exercici de qualsevol funció pública. No cumplir les obligacions de custòdia, conservació i traspà s dels documents podria comportar també rsponsabilitats penals atès que es tractaria d’una conducta tipificada a l’art. 413 del Codi
La autoridad o funcionario público que, a sabiendas, sustrajere, destruyere, inutilizare u ocultare, total o parcialmente, documentos cuya custodia le esté encomendada por razón de su cargo, incurrirá en las penas de prisión de uno a cuatro años, multa de siete a veinticuatro meses, e inhabilitación especial para empleo o cargo público por tiempo de tres a seis años.
En definitiva, és evident que en el relleu d’un cà rrec polÃtic o cessament de cà rrec de confiança únicament és possible retirar els documents de naturalesa absolutament personal que no guardin cap relació amb el cà rrec o funció exercida, que es poguessin trobar accidentalment en el despatx o instal·lacions o equips de la institució. A la resta els és d’aplicació la normativa general que regula els documents públics, especialment en matèria de conservació i d’accés i comunicació. Esperem que per interès de tots tot això es compleixi també aquests dies de relleus a les nostres entitats locals.
Al diari El Punt publico un breu article fent referència a un aspecte poc vistós del relleu Obama – Bush. Enlluernats com vam quedar per la cerimònia, el vestit de la Michelle Obama, la desfilada…. la feina d’uns funcionaris va passar desapercebuda. El comentari entronca amb
Una altra vegada (i ja en van…) el Palacio de la Moncloa, seu de la presidència del Govern d’Espanya, ha tornat a 
