Els resultats d’unes eleccions comporten sovint un relleu en els llocs de direcció política de les nostres administracions. En aquestes circumstàncies molts dels càrrecs que pleguen es plantegen quins són els documents que poden quedar-se i endur-se, i quins són els que han de deixar al seu successor. Aquests dies han estat reiterades les consultes que han arribat al despatx sobre la necessitat de delimitar els documents que són propis de la institució i els que són de l’alcalde o alcaldessa, o del president d’un altre tipus d’ens local, o del regidor, o del càrrec de confiança que haurà de deixar el lloc juntament amb la persona que el va triar. En entrades anteriors d’aquest blog m’havia referit a la qüestió de la titularitat del que podríem denominar documents dels polítics, comentant el que passà a la Moncloa en el relleu Aznar – Zapatero, o el que passà a la Casa Blanca en el relleu Bush – Obama. Seguidament resumeixo els aspectes principals a considerar sobre aquesta qüestió de gran importància que, en cas de mala praxis, pot comportar conseqüències greus.

D’entrada cal aclarir que els documents de titularitat pública, o sigui els que són propis de les institucions, no són només els documents administratius, els expedients administratius i els registres. També els documents creats pels polítics, càrrecs electes, càrrecs de confiança i similars formen part o s’integren l’esfera dels documents públics. L’article 6 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents enumera els documents públics englobant tots els documents de les administracions públiques, sense diferenciar naturalesa, insistint a més en aquesta qüestió de la manera següent:

2. Es consideren inclosos en l’enumeració de l’apartat 1 els documents produïts o rebuts per les persones físiques que ocupen càrrecs polítics en institucions públiques, sempre que aquests documents tinguin relació amb les funcions administratives o polítiques pròpies del càrrec.

A la mateixa conclusió s’arriba per la lectura de l’art. 49.2 de la Llei del Patrimoni Històric Espanyol (LPHE) i 19.2 de la Llei del Patrimoni Cultural Català.

Tots els procediments, criteris en el tractament i tècniques que la normativa exigeix aplicar als documents públics són, per tant, d’aplicació als documents dels càrrecs polítics. Què passa quan un càrrec d’aquesta naturalesa acaba el seu mandat o cessa? Tant la normativa estatal com la catalana deixen clara la qüestió. Diu la Llei d’arxius i documents (art. 10.3)

Els documents produïts o rebuts pels càrrecs polítics que, en cessar en llurs funcions, no es trobin a l’arxiu corresponent han d’ésser lliurats a qui els succeeixi en el càrrec o ingressats a l’arxiu de l’administració o ens pertinent.

Molts anys abans (1985) la LPHE, d’aplicació a tots els documents públics, ho havia ja establert així (art. 54), afegint un advertiment sobre el que comporta incomplir-ho.

1. Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a los que se refiere el artículo 49.2 de la presente Ley están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda.
2. La retención indebida de los documentos a que se refiere el apartado anterior por personas o instituciones privadas dará lugar a que la Administración que los hubiera conservado, generado o reunido ordene el traslado de tales bienes a un archivo público, sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiera haberse incurrido.

L’obligació d’evitar que desapareguin documents i, en el cas que se’n retirin, emprendre accions per restituir-los, es contempla també en la Llei d’arxius i documents catalana perquè en aquest cas caldria aplicar l’art. 12.2

Quan els titulars de documents públics tinguin coneixement de l’existència de documents propis en possessió de tercers han de prendre les mesures legals pertinents per a recuperar-los.

El legislador s’ha preocupat de deixar clara aquesta qüestió que afecta, recordem-ho, a tota classe de document, sigui quin sigui el seu suport, generat o rebut en l’exercici de qualsevol funció pública. No cumplir les obligacions de custòdia, conservació i traspàs dels documents podria comportar també rsponsabilitats penals atès que es tractaria d’una conducta tipificada a l’art. 413 del Codi

La autoridad o funcionario público que, a sabiendas, sustrajere, destruyere, inutilizare u ocultare, total o parcialmente, documentos cuya custodia le esté encomendada por razón de su cargo, incurrirá en las penas de prisión de uno a cuatro años, multa de siete a veinticuatro meses, e inhabilitación especial para empleo o cargo público por tiempo de tres a seis años.

En definitiva, és evident que en el relleu d’un càrrec polític o cessament de càrrec de confiança únicament és possible retirar els documents de naturalesa absolutament personal que no guardin cap relació amb el càrrec o funció exercida, que es poguessin trobar accidentalment en el despatx o instal·lacions o equips de la institució. A la resta els és d’aplicació la normativa general que regula els documents públics, especialment en matèria de conservació i d’accés i comunicació. Esperem que per interès de tots tot això es compleixi també aquests dies de relleus a les nostres entitats locals.

Informació pública Documents polítics, Documents públics

Al diari El Punt publico un breu article fent referència a un aspecte poc vistós del relleu Obama – Bush. Enlluernats com vam quedar per la cerimònia, el vestit de la Michelle Obama, la desfilada…. la feina d’uns funcionaris va passar desapercebuda. El comentari entronca amb un post anterior que tracta sobre el mateix tema. El contingut de l’article, publicat sota el mateix títol que aquest post, és el següent: Read more…

Informació pública Documents polítics, Documents públics

Una altra vegada (i ja en van…) el Palacio de la Moncloa, seu de la presidència del Govern d’Espanya, ha tornat a ser notícia per l’eliminació d’informació pública de gran interès, aquest cop a partir de declaracions del president Rodríguez Zapatero que ha recordat el “barrido” (expressió seva) informàtic efectuat per l’equip de José Maria Aznar abans del traspàs de poders de març de 2004. En realitat aquests fets es van conèixer poques setmanes després d’aquell relleu, i en constitueix prova, entre altres, la factura de 12.000 € emesa per l’empresa informàtica que efectuà el treball. Una eliminació d’informació pública com la que comentem és gravíssima i òbviament il·legal, però no obstant i això Read more…

Arxius, Informació pública Documents polítics, Documents públics