En l’àmbit de les administracions públiques el terme o concepte de gestió documental s’ha vingut utilitzant en sentits ben diversos, diversitat motivada pel fet que tant “gestió” com “document” es poden referir a actuacions i objectes ben diferents. Fa temps la doctrina arxivística li va donar un determinat sentit que, molt poc a poc, ha anat essent incorporat a la normativa reguladora de les administracions públiques. En el seu moment va tenir gran importància (i de fet la segueix tenint) que la Llei 10/2001, de 13 de juiol, d’arxius i documents establís (art. 7.1) com a primera obligació de tots els titulars de documents públics la de:

…disposar d’un únic sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació dels documents i l’accés a aquests i en garanteixi el tractament correcte mentre siguin utilitzats administrativament en les fases activa i semiactiva.

Dèiem que en el seu moment va tenir gran importància perquè la seva incorporació a una norma va representar una innovació sense precedents als països de la nostra àrea de similar tradició. Atès el caràcter extraordinàriament novedós del precepte, l’article segon de la Llei va incloure una definició que ajudava a fer veure el sentit i abast de la nova obligació.

e) Sistema de gestió documental: el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

Aplicar aquestes tècniques sempre ha estat una necessitat de cara a garantir una bona pràctica administrativa, però ara, en paral·lel amb el desenvolupament o generalització de l’administració electrònica, aquesta necessitat és encara més intensa. O gestió documental o el caos. En aquest nou context, és encara més imprescindible tenir perfectament identificats, controlats i recuperables els documents per moltíssimes raons, principalment per eficàcia i seguretat jurídica, i per a garantir l’exercici de la llista de drets dels ciutadans de l’article 6 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. I també per a garantir la interoperabilitat entre les administracions públiques. Des d’aquesta darrera perspectiva la norma que crea el marc general d’interoperabilitat dóna un nou impuls a la implantació de la gestió documental a les AAPP. Es tracta del Reial Decret 4/2010 regulador de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en el marc de l’administració electrònica que s’hi refereix principalment en el seu article 21, un article extens i de gran importància que obliga a totes les administracions públiques a:

• Disposar d’una política de gestió de documents, que prengui en consideració el tractament dels documents i expedients des de la seva creació.
• Disposar i aplicar un quadre de classificació funcional.
• Identificar tots i cadascún dels documents de manera que sigui possible fer-hi referència, recuperar-los i classificar-los.
• Disposar d’un esquema de metadades i associar metadades a cada document electrònic.
• Aplicar un calendari de conservació, fonamentat en els dictàmens de les comissions qualificadores.
• Transferir a repositoris d’arxiu o suprimir els documents o expedients, segons s’hagi dictaminat.

El tractament dels documents s’ha de planificar durant tot el cicle de vida, diu el Reial Decret, des de la seva creació fins a la seva eliminació o transferència a un arxiu o repositori de conservació permanent. Per aquest motiu, en el cas que gestió documental i arxiu no siguin funcions exercides per una mateixa unitat o sota una mateixa responsabilitat, el Reial Decret indica que haurà d’existir “la coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos y los restantes servicios interesados en materia de archivos”. Amb bon criteri la doctrina insisteix en integrar aquestes dues funcions però, si no existeix aquesta integració, s’obliga a actuar de forma coordinada.

L’article conté altres elements interessants i, de fet, cada un dels enumerats mereixeria un comentari que s’allunyaria dels aspectes més jurídics per endinsar-se en qüestións merament tècniques. La finalitat d’aquest post és més modesta. Únicament vol cridar l’atenció sobre l’existència d’aquesta nova referència legal.

Una darrera qüestió. En el seu estudi i aplicació els arxivers i gestors documentals hauran de prendre en consideració les set normes tècniques que desenvolupen aspectes concrets del Reial Decret, normes tècniques que es refereixen, entre altres qüestions, a la digitalizació de documents, al document i l’expedient electrònic, a la política de signatura electrònica i de certificats de l’administració o als procediments de còpia autèntica i de conversió entre documents electrònics.

L’administració electrònica només és possible si es fonamenta en la gestió documental. Disposem ara de més base legal per implantar-la.

Administració electrònica Administració electrònica, Documents públics, Gestió documental

¿En quant de temps ha de respondre una administració pública a una sol·licitud de consulta de documents que formuli un ciutadà? El temps que trigui una administració a contestar té molta importància, sobretot si el ciutadà necessita la informació amb una certa urgència. Òbviament totes les administracions han d’atendre les sol·licituds dels ciutadans en el mínim temps possible, també les sol·licituds d’accés a la informació, i haurien de seguir programes per intentar reduir progressivament aquests terminis. En qualsevol cas, interessa tenir clars quins són els terminis màxims per donar resposta a les sol·licituds que les normes han establert.

A falta d’una llei general d’accés a la informació, hem de recórrer sobretot a la normativa de procediment administratiu. Farem referència també a algunes normes sectorials, d’incidència més limitada. Em limitaré a indicar els terminis que figuren a sis normes, sense entrar a comentar-los amb detall. En posts posteriors faré referència a altres normes i comentaré alguns d’aquests terminis, així com la seva incidència i els seus efectes.

A la norma bàsica de procediment administratiu: 3 mesos
La vigent Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú no va establir un termini específic per donar resposta a les sol·licituds d’accés, tot i que en esborranys previs al projecte de Llei es proposaven 10 dies o 20 dies. A falta de termini exprés cal recórrer al general establert a l’art. 42.3

A la norma catalana de règim jurídic de les administracions públiques: sense termini
La Llei 26, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya fa remissió a un futur reglament per al possible establiment de terminis (art. 28.3)

A la Llei catalana d’arxius i documents: 2 mesos
La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents estableix el termini de dos mesos (art. 35.1), termini que es fonamentà en els dos mesos que fixava la primera Llei d’accés ala informació mediambiental.

A la normativa de reutilització de la informació: 20 dies hàbils prorrogables 20 més
La Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público (art. 10.3) allarga els terminis proposats per la Directiva 2003/98/CE que era la Directiva que interioritzava.

A la informació mediambiental: 1 mes prorrogable a 2 mesos
L’art. 10.2.c de la Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente, indica dos terminis, el més ampli aplicable si el volum o la complexitat de la informació ho justifiquen.

Accés a la informació cadastral: 20 dies hàbils prorrogables 20 més
L’article 75 del Real Decreto 417/2006, de 7 de abril, por el que se desarrolla el texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario, estableix també la possibilitat de prorrogar els 20 dies amb 20 dies més quan la informació sol·licitada sigui “extensa o complexa”.

Als documents del Sistema Español de Archivos i dels arxius de l’Administració de l’Estat: 1 mes prorrogable un altre mes
Amb posterioritat a la publicació d’aquest post, el BOE de 25 de novembre ha publicat el Reial Decret que aprova el Reglament del Sistema Espanyol d’Arxius, amb interessants indicacions sobre l’accés entre les quals l’obligació de resoldre la sol·licitud el més aviat millor i com a màxim un mes després de la recepció de la sol·licitus (prorrogable un altre mes en determinades circumstàncies). Una altra oportunitat perduda per resoldre l’apatia i falta de convicció en aquesta matèria

..

Recordem finalment que l’esborrany del que havia de ser l’avantprojecte de Llei estatal d’accés a la informació pública, elaborat pel Govern durant la IX legislatura i que podeu consultar aquí, proposa un mes de termini general de resposta a les sol·licituds d’accés.

Accés a la informació Documents públics, Dret d'accés

Aquestes darreres setmanes han sigut notícia diferents iniciatives al voltant de la possible aprovació d’una llei d’accés a la informació pública. El Govern Central va afirmar que tornaria a posar-la entre la llista de les prioritàries, llista en la que per cert ha figurat i deixat de figurar en diferents ocasions aquests darerrs set anys. La setmana passada, en el debat sobre política general celebrat al Congrés dels Diputats, el grup socialista va presentar una proposta de resolució que instava a accelerar-ne l’aprovació i el PP una “Proposición de Ley, relativa a la Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno”. Finalment, abans d’ahir, al Parlament de Catalunya, es va constituir la ponència conjunta de la proposició de llei de transparència i accés a la informació pública, amb la previsió de tenir un text a proposar a aprovació per finals de 2011.

En definitiva, tenim dos processos iniciats, un que portaria a una llei estatal i un altre a una llei catalana. En el cas de la norma estatal veurem si la legislatura dura suficientment per permetre’n l’aprovació. Dit sigui de passada, és una llàstima que tot just s’activi ara un text que figurava com a promesa electoral del PSOE en el seu programa des de 2004. Des de fa més d’un any el Govern Central disposa d’un text tancat i a punt de ser proposat a aprovació del Consell de Ministres. De la manera com arriba aquest final de legislatura tot fa pensar que la iniciativa del grup socialista és sobretot un gest cap al moviment del 15 M, que reivindica el valor de la transparència, un gest que potser donarà temps a entrar al Congrés un avantprojecte de llei que probablement veurà el final de la legislatura sense ser aprovat, amb la qual cosa es podrà dir que no s’ha incomplert el programa electoral del tot.

Sigui com sigui almenys una qüestió tan essencial com la regulació de l’accés a la informació pública torna a ser actualitat. Els que estigueu interessats en conèixer amb més detall els dos documents citats i jugar al joc de les comparacions, els podeu llegir des dels enllaços següents.

• Avantprojecte de llei de transparència i accés dels ciutadans a la informació pública, preparat per la vicepresidència del Govern Central
• “Proposición de Ley, relativa a la Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno” del Grup del Partit Popular

Qui ja ha jugat a comparar i a comentar els continguts, sobretot les insuficiències, dels dos textos és la “Coalición Pro Acceso“, que ha redactat un breu i interessant document que podeu consultar aquí.

Enmig d’aquest conjunt d’iniciatives voldria referir-me ara únicament a cinc qüestions bàsiques que entenc són essencials per donar una bona orientació a l’elaboració de la norma i, per tancar aquest post, afegiré un prec final.

1 Amb una (o dues) lleis no n’hi haurà prou. És essencial que el text de la llei estatal aprofiti per corregir o anul·lar l’article 37 de la Llei 30/1992. El mateix hauria de fer la futura norma catalana amb el règim d’accés (o millor dit de no accés) previst a la LLEI 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, especialment el seu article 27. Aquesta nova norma hauria d’introduir correccions a la normativa de règim local i altres normes sectorials.

2 La incidència de la Llei. La transparència s’ha de fer possible, ha d’incidir, en tot el sector públic, també als ens de naturalesa privada que hi estan integrats, i també als documents dels ens privats que exerceixen funcions públiques o gestionen serveis públics.

3 L’accés no ha d’esperar a la resolució del procediment. En l’actualitat aquest és un límit general que dificulta la capacitat d’incidir dels ciutadans en l’actuació de les administracions públiques. El document ha d’estar acabat però no té justificació que el procediment hagi d’estar resolt per convertir-lo en públic.

4 El temps de resposta. L’esborrany del Govern (art. 14) dóna 30 dies per resoldre una sol·licitud d’accés, ampliables 30 dies més. Una eternitat. Només amb terminis breus de resposta aconseguirem que sigui una eina efectiva i atractiva de transparència.

5 Publicació a la seu electrònica. Sense esperar a sol·licituds d’accés les administracions haurien de publicar a les seves seus electròniques els registres, índexs i altres descripcions dels seus documents i, amb text íntegre, els documents més substancials de les seves activitats. Es tractaria de forçar a fer finalment realitat la previsió que des de fa 20 anys figura a la normativa de procediment administratiu i que em permeto, per la seva importància, reproduir: “Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares” (art. 37.9 Llei 30/1992).

I el prec final. En l’elaboració de la/les llei/s els nostres representants han de tenir present que més val seguir sense tenir llei que no pas aprovar-ne una de dolenta. El pitjor que ens podria passar és elaborar-ne una que no remogués les trenyines del secretisme actual, que fes pensar que ja tenim i podem practicar la transparència sense fer-ho possible de fet.

Accés a la informació Documents públics, Dret d'accés

Els resultats d’unes eleccions comporten sovint un relleu en els llocs de direcció política de les nostres administracions. En aquestes circumstàncies molts dels càrrecs que pleguen es plantegen quins són els documents que poden quedar-se i endur-se, i quins són els que han de deixar al seu successor. Aquests dies han estat reiterades les consultes que han arribat al despatx sobre la necessitat de delimitar els documents que són propis de la institució i els que són de l’alcalde o alcaldessa, o del president d’un altre tipus d’ens local, o del regidor, o del càrrec de confiança que haurà de deixar el lloc juntament amb la persona que el va triar. En entrades anteriors d’aquest blog m’havia referit a la qüestió de la titularitat del que podríem denominar documents dels polítics, comentant el que passà a la Moncloa en el relleu Aznar – Zapatero, o el que passà a la Casa Blanca en el relleu Bush – Obama. Seguidament resumeixo els aspectes principals a considerar sobre aquesta qüestió de gran importància que, en cas de mala praxis, pot comportar conseqüències greus.

D’entrada cal aclarir que els documents de titularitat pública, o sigui els que són propis de les institucions, no són només els documents administratius, els expedients administratius i els registres. També els documents creats pels polítics, càrrecs electes, càrrecs de confiança i similars formen part o s’integren l’esfera dels documents públics. L’article 6 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents enumera els documents públics englobant tots els documents de les administracions públiques, sense diferenciar naturalesa, insistint a més en aquesta qüestió de la manera següent:

2. Es consideren inclosos en l’enumeració de l’apartat 1 els documents produïts o rebuts per les persones físiques que ocupen càrrecs polítics en institucions públiques, sempre que aquests documents tinguin relació amb les funcions administratives o polítiques pròpies del càrrec.

A la mateixa conclusió s’arriba per la lectura de l’art. 49.2 de la Llei del Patrimoni Històric Espanyol (LPHE) i 19.2 de la Llei del Patrimoni Cultural Català.

Tots els procediments, criteris en el tractament i tècniques que la normativa exigeix aplicar als documents públics són, per tant, d’aplicació als documents dels càrrecs polítics. Què passa quan un càrrec d’aquesta naturalesa acaba el seu mandat o cessa? Tant la normativa estatal com la catalana deixen clara la qüestió. Diu la Llei d’arxius i documents (art. 10.3)

Els documents produïts o rebuts pels càrrecs polítics que, en cessar en llurs funcions, no es trobin a l’arxiu corresponent han d’ésser lliurats a qui els succeeixi en el càrrec o ingressats a l’arxiu de l’administració o ens pertinent.

Molts anys abans (1985) la LPHE, d’aplicació a tots els documents públics, ho havia ja establert així (art. 54), afegint un advertiment sobre el que comporta incomplir-ho.

1. Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a los que se refiere el artículo 49.2 de la presente Ley están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda.
2. La retención indebida de los documentos a que se refiere el apartado anterior por personas o instituciones privadas dará lugar a que la Administración que los hubiera conservado, generado o reunido ordene el traslado de tales bienes a un archivo público, sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiera haberse incurrido.

L’obligació d’evitar que desapareguin documents i, en el cas que se’n retirin, emprendre accions per restituir-los, es contempla també en la Llei d’arxius i documents catalana perquè en aquest cas caldria aplicar l’art. 12.2

Quan els titulars de documents públics tinguin coneixement de l’existència de documents propis en possessió de tercers han de prendre les mesures legals pertinents per a recuperar-los.

El legislador s’ha preocupat de deixar clara aquesta qüestió que afecta, recordem-ho, a tota classe de document, sigui quin sigui el seu suport, generat o rebut en l’exercici de qualsevol funció pública. No cumplir les obligacions de custòdia, conservació i traspàs dels documents podria comportar també rsponsabilitats penals atès que es tractaria d’una conducta tipificada a l’art. 413 del Codi

La autoridad o funcionario público que, a sabiendas, sustrajere, destruyere, inutilizare u ocultare, total o parcialmente, documentos cuya custodia le esté encomendada por razón de su cargo, incurrirá en las penas de prisión de uno a cuatro años, multa de siete a veinticuatro meses, e inhabilitación especial para empleo o cargo público por tiempo de tres a seis años.

En definitiva, és evident que en el relleu d’un càrrec polític o cessament de càrrec de confiança únicament és possible retirar els documents de naturalesa absolutament personal que no guardin cap relació amb el càrrec o funció exercida, que es poguessin trobar accidentalment en el despatx o instal·lacions o equips de la institució. A la resta els és d’aplicació la normativa general que regula els documents públics, especialment en matèria de conservació i d’accés i comunicació. Esperem que per interès de tots tot això es compleixi també aquests dies de relleus a les nostres entitats locals.

Informació pública Documents polítics, Documents públics

Després de mesos d’estar a les portades sembla que Wikileaks ha deixat de ser actualitat, o d’actualitat preferent, bon moment per començar-ho a valorar amb una certa distància. Wikileaks és la publicació de documents públics declarats secrets més important, almenys en volum, produïda fins ara, incomparable amb anteriors filtracions. Entre els molts temes que suscita i suscitarà Wikileaks vull destacar com ha posat en evidència l’abusiva utilització de la paraula “secret”.

Els documents difosos directament per Wikileaks o per la mitja dotzena de mitjans periodístics de gran prestigi a qui Wikileaks ha passat informació, tenien la qualificació de documents reservats. Ho són les fitxes dels presoners de Guantànamo, les anotacions que figuren als denominats quaderns de la guerra d’Afganistan, els cables extrets de l’extranet SIPRNET… No obstant, un cop llegits i vistes les imatges, crec que és justificat preguntar-nos si realment tots aquests documents mereixien la qualificació de reservats. Molts dels cables publicats, per exemple, informen de gestions realitzades per personal diplomàtic que haurien de ser conegudes pels ciutadans, fins i tot les que fan referència a pressions sobre un govern per afavorir els interessos nordamericans, o els contactes i reunions amb responsables polítics per part dels funcionaris nordamericans. En termes generals les actuacions dels representants d’un Estat o són legals i per tant es poden explicar, o no ho són i per tant no es poden fer. Una minoria de documents poden ser l’excepció i ser qualificats de reservats però aquest criteri no es pot aplicar de manera àmplia, sense mesura.

Qualsevol que hagi seguit la publicació dels documents arribarà ràpidament a la conclusió de que contenen informació que ni posa en perill la seguretat de persones (s’ha descartat la publicació dels que podien fer-ho), ni revela dades que puguin dificultar la defensa o la integritat de les instal·lacions militars, ni detalls de les recerques per capturar persones buscades per la justícia. Aquestes tres serien les principals causes que justificarien qualificar com a secret un document, i cap de les tres s’observa en els publicats. Queda clar en canvi que declarar un document com a reservat pot servir per encobrir errors puntuals. En un sentit més ampli també pot provocar una mena de relaxament en l’exigència de compliment de la legalitat. A més secret, menys control i per tant més fàcil superar la ratlla que delimita l’àmbit del que és lícit.

Pel què fa a l’ocultació d’errors probablement el document més important és el video de l’ametrallament des de dos helicòpters nordamericans d’un conjunt de civils, entre ells dos nens, confosos per rebels iraquians (juliol de 2007 a Bagdad). Inicialment el video no es feia públic adduint qüestions de seguretat. A dia d’avui milions de persones l’han vist sense que la seguretat de ningú s’hagi reduït. La qualificació de secret amagava un terrible error

Recórrer de forma abusiva a la seguretat, a la defensa nacional i, encara, a les “raons d’Estat”, utilitzant-ho o aplicant aquestes categories de forma expansivas és un atac frontal al dret a la informació, un dels pilars del nostre sistema democràtic. Sempre hem sabut que això podia passar i ara Wikileaks ho fa ben evident i, gràcies al gran volum de documents que s’han anat divulgant, lamentablement constatem que es fa en un grau molt elevat.

“Si la gent realment sabés la veritat la guerra s’acabaria demà mateix”. Ho va escriure el 1915 David Lloyd George primer ministre de Gran Bretanya després d’escoltar a Philip Gibbs, periodista que cobria la Primera Guerra Mundial. Segueix escrivint:

”però la gent no sap ni pot saber. La censura no deixa arribar la veritat. La veritat és horrible i supera els límits de la nostra tolerància i jo sento que no puc seguir amb aquest negoci sangonós”.

No tots els documents difosos per Wikileaks parlen de guerres o de violència, de fet molts no parles de cap qüestió vinculada a la seguretat ni a “interessos nacionals”. Però fins i tot en el cas dels documents que sí que parlen d’aspectes relatius als episodis de guerra, els ciutadans no hem de renunciar a saber com actuen “els nostres”, per poder-ho valorar i, en darrer terme decidir. Hem de tenir el dret a plantejar-nos els mateixos dubtes que turmentaven a  David Lloyd George. Almenys saber i poder-hi pensar. David Lloyd George, per cert, va proseguir la guerra i la va guanyar.

Accés a la informació Documents públics, Dret d'accés

L’any que s’acaba ha agafat forma entre nosaltres una idea en realitat ja antiga: la necessitat de fer reutilitzable la informació del sector públic. L’ecologia impregna fins i tot la terminologia jurídica de manera que ara parlem de que les persones privades, els particulars, han de poder reutilitzar la informació en el sentit de donar-li un ús diferent al que n’havia motivat la seva existència, o producció, per part dels ens públics.

Diguem que és antiga perquè als Estats Units van començar a promoure ja a mitjans dels any vuitanta del segle passat aquesta per nosaltres encara singular i segurament sorprenent idea: els privats han de poder utilitzar la informació pública amb finalitats econòmiques, com a factor generador de riquesa. Aquesta és la idea innovadora que una Directiva de 2003 va introduir a l’àmbit de la Unió Europea i que a l’Estat Espanyol es va interioritzar (un dels darrers en fer-ho) per mitjà de la Llei 37/2007 de reutilització de la informació del sector públic. La Directiva i la Llei estableixen, en termes molt similars, els procediments, criteris, límits… a aquesta nova funció de la informació pública, però no ha estat fins aquest any 2010 que sembla que la idea comença a prosperar entre nosaltres. Val la pena conèixer algunes de les coses que han estat passant i que, de passada, permeten conèixer de més a la vora de què parlem quan tractem sobre reutilització.

Van apareixent llocs web creats per les administracions públiques orientats a potenciar la reutilització. APORTA, el portal creat per l’administració central, va ser el pioner i és el més complet i ric de continguts. El Govern d’Euskadi ha creat Open Data Euskadi i, a darrera hora, ja en temps de descompte de la legislatura 2006 – 2010, la Generalitat ha obert fa poques setmanes Dades obertes Gencat. Més modest però igualment interessant és el lloc del govern del Principado de Asturias que, també en aquest àmbit com en altres vinculats a ús de noves tecnologies, demostra ser innovador.

També aquest 2010 hem començat a veure administracions locals que entren més decididament en aquesta matèria. És el cas especialment de la ciutat de Zaragoza i de Gijón (des de fa un parell de setmanes), mentre que per la seva banda l’Ajuntament de Barcelona anunciava OpenData BCN per a la primavera vinent.

Uns dels documents que més tradicionalment han estat reutilitzats, molt abans fins i tot de fer servir aquest concepte, són les sentències judicials. L’octubre passat el Pleno del Consejo General del Poder Judicial aprovava el Reglamento 3/2010, sobre reutilización de sentencias y otras resoluciones judiciales, un text criticat per cert per les editorials especialitzades en comercialitzar aquests materials. És interessant que la idea prosperi entre les institucions públiques a la manera que ho ha fet recentment l’Agència Espanyola de Metereologia, productora d’una classe de dades que, efectivament, és molt “reutilitzable”.

Mentre anaven apareixent aquestes iniciatives el Ministeri d’Indústria, Turisme i Comerç ha posat a exposició pública l’esborrany del Reglament de desenvolupament de la Llei 37/2007, text consultable en aquest enllaç, conjuntament amb les aportacions rebudes.

El 2010 la reutilització sembla finalment interessar i avançar. Més val tard que mai. Aquesta onada coincideix, per cert, amb el procés de revisió de la Directiva de 2003, una revisió iniciada el juny de 2008 orientada a ampliar  i potenciar la incidència d’aquesta “nova” funció.

Accés a la informació Documents públics, Dret d'accés, Reutilització informació

Ahir al matí, a la Casa de l’Ardiaca, seu de l’Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona, es va presentar el recentment aprovat Reglament del Sistema Municipal d’Arxius de l’Ajuntament de Barcelona, una norma ambiciosa que incideix sobre tota la documentació municipal, s’obre a la nova realitat de l’administració electrònica i regula i relaciona les funcions i responsabilitats dels diferents centres d’arxiu municipal. El text final del Reglament va ser aprovat per la Corporació el passat 14 de juliol i el podeu llegir clicant en aquest enllaç en la versió que amablement m’ha facilitat la Direcció del Sistema Municipal d’Arxius.

Vaig participar en l’elaboració d’aquesta interessant norma en qualitat d’assessor extern de l’Ajuntament i ahir vaig tenir el plaer de poder participar en la sessió de presentació amb una intervenció sota el títol  Els documents i els arxius al centre de l’espiral. Novetats normatives en el context de la societat de la informació, que em va permetre referir-me a les principals novetats sobre la gestió de documents introduïdes per una dotzena de lleis aprovades en el període 2007 – 2010, destacant l’èmfasi que es posa en la necessitat de la funció arxiu i en l’aplicació de tècniques de gestió documental.

A l’animat torn de paraules final moltes intervencions van anar sobre la denominada reutilització de la informació del sector públic, una nova funció i un nou servei que s’ha de donar a la informació, en relació al qual, precisament, l’Ajuntament de Barcelona acaba d’anunciar que el primer trimestre de l’any vinent obrirà un portal – OpenData BCN – orientat a promoure aquest nous usos de la informació pública.

Alguns dels articles comentats els podreu trobar en el prezi que trobareu a sota mateix. Sense el text de la conferència les imatges perden molt de sentit però permeten veure els temes que van ser objecte de comentari. Un advertiment. En els textos no hi ha accents perquè prezi no n’admet. Per visionar-lo únicament cal anar clicant sobre la fletxa de play de la part inferior.

Bon zooming!!

Arxius, Informació pública, Patrimoni cultural Administració electrònica, Arxius, Documents públics, Reutilització informació

El Govern Central anunciava fa pocs dies que l’any 2015 les administracions públiques ja no utilitzarien el paper per a deixar constància de les seves actuacions, una optimista previsió sobre la que ahir vaig publicar un breu article a EL PUNT que reprodueixo aquí sota:

“Llegir els acords i projectes que aproven els governs permet trobar de vegades notes d’humor, com ara recentment l’anunci del Consell de Ministres d’inici d’un pla (Avanza 2) per aconseguir que l’any 2015 les administracions públiques ja no elaborin documents en suport paper. Segons diu el govern central, d’aquí a cinc anys ja no veurem més els clàssics expedients farcits de documents, no s’utilitzaran els típics papers amb capçalera i les impressores ja no serviran perquè tot serà electrònic. Realment més val entendre-ho com una broma, perquè qualsevol que conegui mínimament l’administració sap que l’única manera de fer desaparèixer el paper de les oficines públiques per aquelles dates, d’aconseguir que no se n’hi vegin, serà començar a pensar a fer amagatalls i implantar procediments d’ocultació. Si la cosa ha d’anar per aquí proposo la construcció de parets giratòries, amb prestatgeries per als documents en paper per una banda (per treballar quan no hi hagi públic) i cartells turístics per l’altra (per quan entri un ciutadà), taules amb calaix com els dels antics pupitres escolars (al cim només pantalla d’ordinador i teclat i a sota els expedients entaforats com es pugui), paviments falsos amb les carpetes d’arxiu a sota… De possibilitats, com es veu, ja n’hi ha. No serà ben bé sense papers però almenys serà sense papers a la vista.”

El tema dóna per molt i, sense abandonar les ganes de veure-ho des del costat positiu i divertit, podem afegir que probablement aquest anunci/compromís acabi beneficiant el compliment de la normativa de protecció de dades perquè:

1. És impossible complir aquest compromís de fer desaparèixer el paper en els treballs de les AAPP el 2015 però…
2. No obstant caldrà fer veure que el paper ha desaparegut, de manera que…
3. Els funcionaris els hauran d’amagar amb tècniques com les explicades més amunt, i així…
4. Per tal que no es sàpiga que existeixen (els documents en paper, no pas els funcionaris) quedaran inevitablement més controlats, menys accessibles, o sigui que…
5. Estaran custodiats amb més seguretat tal i com demana el Reglament de la Llei de protecció de dades.

En definitiva, no haurem avançat en administració electrònica però sí en el compliment de la normativa de protecció de dades.

De manera que endavant amb l’objectiu de 2015 sense (però amb) documents en paper!

Administració electrònica Administració electrònica, Arxius, Documents públics

En aquests darrers mesos de la VIII Legislatura, gairebé en temps de descompte, coincideixen al Parlament de Catalunya quatre projectes de Llei que incideixen plenament en el règim legal de la informació, la documentació pública, la protecció de les dades de caràcter personal, els drets dels ciutadans en relació a aquesta informació i dades i altres temes que tractem en aquest blog. Probablement totes aquestes normes seran aprovades dins la Legislatura tot i que estem ja arribant al seu final.

Per ordre de número d’expedient són:

• Projecte de llei de l’Autoritat de Protecció de Dades de Catalunya
• Projecte de llei de modificació de la Llei 21/2000, del 29 de desembre, sobre els drets d’informació concernent la salut i l’autonomia del pacient i la documentació clínica
• Projecte de llei d’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya
• Projecte de llei de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya

Excepte la modificació de la 21/2000, que afecta només alguns articles d’aquella Llei, els altres tres textos són de gran importància i mereixedors de comentari i anàlisi que miraré d’anar fent des d’aquest blog. D’entrada però un breu comentari sobre un aspecte de gran importància que es tracta en el darrer d’aquests textos, en el que servirà de base a la futura llei de règim jurídic i de procediments de les administracions catalanes.

Es tracta de les referències a l’accés dels ciutadans a la documentació de les administracions, aspecte al que es dóna entrada a l’article 27 en els termes següents:

Article 27: Dret d’accés a arxius i registres
1. Els ciutadans tenen dret a accedir, directament i a distància per mitjans electrònics, als registres i als documents que formin part d’un expedient i es trobin en els arxius de les administracions públiques catalanes, sempre que els expedients corresponguin a procediments acabats en la data de la sol·licitud.
2. L’accés als documents que continguin dades referents a la intimitat de les persones està reservat a aquestes, que, en el supòsit que observin que aquestes dades figuren incompletes o inexactes, poden exigir que es rectifiquin o es completin, llevat que figurin en expedients caducats pel transcurs del temps, d’acord amb els terminis màxims que determinin els diferents procediments, dels quals no es pugui derivar cap efecte substantiu.
3. L’autorització i la denegació d’accés als registres i als arxius de les administracions públiques catalanes s’ha de fer per resolució motivada de l’òrgan competent, i ponderant en qualsevol cas els drets i interessos de privacitat, confidencialitat, protecció de dades i altres que podrien resultar afectats.

És (gairebé) la reproducció de parts de l’article 37 de la Llei 30/1992 de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, sense voluntat, sembla, de desenvolupar-ne els continguts ni de corregir els moltíssims problemes que aquell desafortunat article planteja. Sense poder analitzar tots els aspectes problemàtics que planteja l’article 37 de la Llei 30/1992 i 27 de la futura llei catalana, destaquem almenys que la regulació de l’accés no es pot limitar als documents que formen part d’expedients. Hi ha molta informació que ha de ser accessible que no està pròpiament incorporada en expedients. El projecte de Llei no aprofita tampoc per establir un termini per donar resposta a les sol·licituds d’accés, un aspecte procedimental essencial per tal que aquest dret tingui una certa potència i efectivitat. D’altra banda, postposar l’accés al moment en el que els expedients estiguin dipositats als arxius és fer dependre l’exercici d’un dret subjectiu d’un acte de tràmit que no l’hauria de poder condicionar: la transferència a l’arxiu. Seguint això, una administració “secretista” en tindria prou amb anar acumulant a les oficines la documentació i no transferir-la.

El redactat és francament desafortunat i no s’entén que no s’aprofiti aquesta oportunitat única per completar i corregir els defectes de la Llei 30/1992. El tema no sembla haver preocupat gaire durant la tramitació del projecte de llei. Només una esmena conjunta del Grup Parlamentari Socialistes – Ciutadans pel Canvi, Grup Parlamentari d’Esquerra Republicana de Catalunya, Grup Parlamentari d’Iniciativa per Catalunya Verds – Esquerra Unida i Alternativa, proposa un nou punt de l’article 26 en els termes següents:

El personal responsable dels registres i arxius de les administracions públiques catalanes ha de vetllar per tal que no es produeixin demores injustificades en l’exercici d’aquest dret

Es tracta d’una afirmació ben intencionada però que en res millora el règim d’accés. D’altra banda la diligència dels empleats públics és exigible en aquest cas i en tots els casos.

Finalment, el més sorprenent de tot, és el fet que el redactat d’aquest article no sembla prendre en consideració una altra norma aprovada prèviament pel mateix Parlament. Es tracta de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents que, amb voluntat d’arreglar algun dels errors de la Llei 30/1992, afirma en el seu article 34.2 que:

2. (…) El fet que un document no sigui en un arxiu no l’exclou de consulta pública.

Nou anys després sembla que no anem endavant sinó que més aviat reculem. Seria desitjableque abans de l’aprovació de la Llei es pugui introduir alguna millora.

Accés a la informació, Informació pública Documents públics, Dret d'accés

Avui al migdia s’han clausurat les jornades “Accés a la informació pública: l’avenç en transparència”, organitzades pel Síndic de Greuges. Vaig intervenir-hi convidat pels organitzadors per explicar el “Marc legal de l’accés a Catalunya” en una sessió en la que també partipaven Emilio Guichot, que va parlar de la regulació estatal del dret i del procés d’elaboració de la futura i esperada llei d’accés, i de Helen Darbshaire, directora d’Access Info Europe, que va fer una anàlisi de la regulació en altres països.

Emilio Guichot, professor de dret administratiu de la Universidad de Sevilla, és en l’actualitat subdirector general de Estudios y Propuestas Normativas del Ministerio de la Presidencia i condueix el procés d’elaboració de la norma sobre accés a la informació pública que figura en el programa electoral del PSOE per aquesta legislatura. Figurava també en el programa de la legislatura anterior. Tot i les reiterades i insistents preguntes dels assistents, el professor Guichot no va voler avançar els continguts del text en el que està treballant, excusant-se en la seva obligació de guardar reserva. No obstant va indicar que la futura norma incorporarà els principis de les recomanacions del Consell d’Europa i els que figuren en les normes d’accés dels països que han regulat més correctament aquest dret.

Un dels resultats positius d’aquestes jornades és que el Síndic de Greuges s’ha compromès a posar sobre la taula la necessitat d’una norma catalana sobre accés a la informació pública. Ha fet pública una nota de premsa que explica l’actuació d’ofici que portarà a terme. Confiem que aquesta nova actuació del Síndic sobre aquesta important qüestió ajudi a avançar cap a la transparència idea que era precisament l’objectiu i el títol de les jornades. La nota de premsa del Síndic recull també les conclusions de les jornades que són:

• Els ciutadans tenen dret a accedir a la informació en mans del sector públic, i les excepcions a aquest dret s’han d’interpretar en sentit restrictiu.
• La transparència permet que els ciutadans puguin avaluar la gestió pública, que coneguin la despesa pública, i així s’evitin pràctiques fraudulentes o corruptes.
• Les administracions han de ser proactives en la difusió de la informació i han de respondre les demandes d’informació dels ciutadans.
• Les administracions haurien de respondre sempre i de forma ràpida les sol·licituds d’informació dels ciutadans.
• Segons l’experiència internacional, la protecció del dret d’accés a la informació ha de ser garantida per un òrgan independent.

Accés a la informació, Informació pública Documents públics, Dret d'accés