En l’àmbit de les administracions públiques el terme o concepte de gestió documental s’ha vingut utilitzant en sentits ben diversos, diversitat motivada pel fet que tant “gestió” com “document” es poden referir a actuacions i objectes ben diferents. Fa temps la doctrina arxivística li va donar un determinat sentit que, molt poc a poc, ha anat essent incorporat a la normativa reguladora de les administracions públiques. En el seu moment va tenir gran importància (i de fet la segueix tenint) que la Llei 10/2001, de 13 de juiol, d’arxius i documents establís (art. 7.1) com a primera obligació de tots els titulars de documents públics la de:

…disposar d’un únic sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació dels documents i l’accés a aquests i en garanteixi el tractament correcte mentre siguin utilitzats administrativament en les fases activa i semiactiva.

Dèiem que en el seu moment va tenir gran importància perquè la seva incorporació a una norma va representar una innovació sense precedents als països de la nostra àrea de similar tradició. Atès el caràcter extraordinàriament novedós del precepte, l’article segon de la Llei va incloure una definició que ajudava a fer veure el sentit i abast de la nova obligació.

e) Sistema de gestió documental: el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

Aplicar aquestes tècniques sempre ha estat una necessitat de cara a garantir una bona pràctica administrativa, però ara, en paral·lel amb el desenvolupament o generalització de l’administració electrònica, aquesta necessitat és encara més intensa. O gestió documental o el caos. En aquest nou context, és encara més imprescindible tenir perfectament identificats, controlats i recuperables els documents per moltíssimes raons, principalment per eficàcia i seguretat jurídica, i per a garantir l’exercici de la llista de drets dels ciutadans de l’article 6 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. I també per a garantir la interoperabilitat entre les administracions públiques. Des d’aquesta darrera perspectiva la norma que crea el marc general d’interoperabilitat dóna un nou impuls a la implantació de la gestió documental a les AAPP. Es tracta del Reial Decret 4/2010 regulador de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en el marc de l’administració electrònica que s’hi refereix principalment en el seu article 21, un article extens i de gran importància que obliga a totes les administracions públiques a:

• Disposar d’una política de gestió de documents, que prengui en consideració el tractament dels documents i expedients des de la seva creació.
• Disposar i aplicar un quadre de classificació funcional.
• Identificar tots i cadascún dels documents de manera que sigui possible fer-hi referència, recuperar-los i classificar-los.
• Disposar d’un esquema de metadades i associar metadades a cada document electrònic.
• Aplicar un calendari de conservació, fonamentat en els dictàmens de les comissions qualificadores.
• Transferir a repositoris d’arxiu o suprimir els documents o expedients, segons s’hagi dictaminat.

El tractament dels documents s’ha de planificar durant tot el cicle de vida, diu el Reial Decret, des de la seva creació fins a la seva eliminació o transferència a un arxiu o repositori de conservació permanent. Per aquest motiu, en el cas que gestió documental i arxiu no siguin funcions exercides per una mateixa unitat o sota una mateixa responsabilitat, el Reial Decret indica que haurà d’existir “la coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos y los restantes servicios interesados en materia de archivos”. Amb bon criteri la doctrina insisteix en integrar aquestes dues funcions però, si no existeix aquesta integració, s’obliga a actuar de forma coordinada.

L’article conté altres elements interessants i, de fet, cada un dels enumerats mereixeria un comentari que s’allunyaria dels aspectes més jurídics per endinsar-se en qüestións merament tècniques. La finalitat d’aquest post és més modesta. Únicament vol cridar l’atenció sobre l’existència d’aquesta nova referència legal.

Una darrera qüestió. En el seu estudi i aplicació els arxivers i gestors documentals hauran de prendre en consideració les set normes tècniques que desenvolupen aspectes concrets del Reial Decret, normes tècniques que es refereixen, entre altres qüestions, a la digitalizació de documents, al document i l’expedient electrònic, a la política de signatura electrònica i de certificats de l’administració o als procediments de còpia autèntica i de conversió entre documents electrònics.

L’administració electrònica només és possible si es fonamenta en la gestió documental. Disposem ara de més base legal per implantar-la.

Administració electrònica Administració electrònica, Documents públics, Gestió documental

Menys documents a aportar, menys compulses, menys temps per obtenir una llicència… Reduir tràmits burocràtics hauria de ser un objectiu permanent en el disseny dels procediments que empreses i particulars han de seguir davant les administracions públiques. Hauria de ser-ho però no ho és, de manera que sort en tenim de les directives europeees que ens hi obliguen, com ho fa la Directiva 2006/123 de serveis en el mercat interior en relació a la qual el Consell de Ministres d’ahir 27 de març va anunciar l’enviament a les Corts del projecte de llei d’interiorització. El projecte de Ley sobre el libre acceso y ejercicio de las actividades de servicios tracta sobre aspectes tan diversos com les funcions dels col·legis professionals o l’harmonització de permisos i certificats entre els estats membres de la Unió Europea, però posa sobretot l’èmfasi en reduir el màxim possible les càrregues burocràtiques que condicionen l’obtenció d’autoritzacions per actuar en el sector serveis. Benvingut sigui aquest nou intent que parla de conceptes gairebé utòpics i al mateix temps ja gastats com el de la finestreta única. Read more…

Administració electrònica Accés electrònic, Documents públics, Gestió documental